Datenschutz nach DSGVO Terminvereinbarung
Jede Online-Buchung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Ihr Buchungssystem muss also der DSGVO entsprechen, sonst haften Sie als Betreiber. Terminz wurde von Grund auf für das deutsche Datenschutzrecht entwickelt.
Wer wofür verantwortlich ist
Die DSGVO teilt die Rollen klar auf. Wer sie verwechselt, unterschreibt am Ende den falschen Vertrag.
VerantwortlicherArt. 4 Nr. 7 DSGVO
Das sind Sie. Sie entscheiden, welche Kundendaten Sie erheben und wozu. Auskunft, Löschung und Information Ihrer Kunden liegen bei Ihnen.
AuftragsverarbeiterArt. 28 DSGVO
Das sind wir. Terminz verarbeitet Ihre Kundenakte ausschließlich nach Ihrer Weisung und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Das Terminz-Profil einer Person führen wir selbst; Sie sehen daraus nur, was die Person Ihnen freigibt.
Deshalb braucht es zwischen Ihnen und uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Er ist Teil der Nutzungsbedingungen und mit Vertragsschluss wirksam, Sie müssen ihn nicht gesondert anfordern.
AuftragsverarbeitungsvertragWas ein Auftragsverarbeiter schuldet
- Weisungsbindung
- Wir verarbeiten Daten nur so, wie Sie es vorgeben, und nicht für eigene Zwecke.
- Vertraulichkeit
- Jede Person mit Zugriff ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Verschlüsselte Übertragung, Server in Deutschland, rollenbasierte Rechte und protokollierte Zugriffe.
- Unterauftragsverarbeiter
- Wen wir einsetzen, steht offen im Vertrag. Kommt jemand dazu, erfahren Sie es vorher und können widersprechen.
- Unterstützung bei Betroffenenrechten
- Fragt ein Kunde nach Auskunft oder Löschung, liefern wir Ihnen die Daten und Werkzeuge dafür.
- Meldung von Datenpannen
- Wir melden Ihnen einen Vorfall unverzüglich, damit Sie Ihre 72-Stunden-Frist halten können.
- Löschung nach Vertragsende
- Nach Vertragsende werden die Daten gelöscht oder zurückgegeben, bis auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
- Nachweis und Kontrolle
- Sie dürfen prüfen, ob wir uns daran halten, und bekommen die Nachweise dafür.
Nicht jede Mail hat dieselbe Grundlage
Terminz verschickt vier Arten von Nachrichten an Ihre Kunden. Jede hat ihre eigene Rechtsgrundlage und ihren eigenen Schalter.
- Bestätigungen
- Terminbestätigung, Änderung, Absage, Beleg. Grundlage ist die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Erinnerungen
- Die Erinnerung vor dem Termin gehört zur Leistung und läuft auf derselben Grundlage.
- Werbung
- Kampagnen und Aktionen gehen nur mit ausdrücklicher Einwilligung raus, bestätigt per Double-Opt-in, jederzeit widerrufbar.
- Bewertungsanfragen
- Die Bitte um eine Bewertung ist Werbung. Sie braucht dieselbe Einwilligung und denselben Abmeldeweg.
Häufig gestellte Fragen zur DSGVO
Was ist die DSGVO und warum betrifft sie mich?
Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU. Sobald Sie Kundendaten für Termine speichern, und sei es nur Name und Telefonnummer, tragen Sie die rechtliche Verantwortung. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Werden Buchungsdaten als sensible Daten angesehen?
Ja. Name, Kontaktdaten und Terminverlauf sind personenbezogene Daten. Wenn Sie darüber hinaus Gesundheitsdaten erfassen (z. B. im Zusammenhang mit Schönheits- oder Wellnessbehandlungen), fallen diese unter die besonderen Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO und unterliegen strengeren Vorschriften.
Benötige ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?
Ja. Sobald Sie eine Buchungssoftware nutzen, die Ihre Kundendaten verarbeitet, müssen Sie gemäß Art. 28 DSGVO eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit dem Anbieter abschließen. Terminz stellt standardmäßig eine DPA zur Verfügung. Ohne eine DPA ist die Nutzung rechtlich nicht zulässig.
Kann mein Anbieter US-Server nutzen?
Seit dem „Schrems II“-Urteil des EuGH ist eine Übermittlung in die USA nur mit tragfähiger Grundlage zulässig. Bei Terminz laufen Anwendung, Datenbank und Objektspeicher in Deutschland. Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand und Kartendarstellung greifen auf Anbieter zurück, die auch in den USA verarbeiten; das geschieht auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der Standardvertragsklauseln und ist im AVV je Anbieter offengelegt.
Welche Rechte haben meine Kunden?
Ihre Kunden haben unter anderem das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Terminz unterstützt Sie dabei mit Datenexport und Löschung.
Muss ich alte Kundendaten löschen?
Ja. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO) dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies erforderlich ist. Bei Friseurdienstleistungen sind dies in der Regel einige Jahre, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten können jedoch eine längere Speicherdauer erfordern. Terminz bietet Löschroutinen an, die dabei helfen. Löscht eine Kundin oder ein Kunde das eigene Terminz-Konto, sperren wir Ihre Akte zu dieser Person bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist und löschen sie danach; Sie können sie vorher selbst löschen.
Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihre Rechtsanwältin oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
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Starten Sie mit Terminz und der DSGVO im Blick
Sie müssen kein Datenschutzexperte sein. Terminz kümmert sich um die technischen Anforderungen, Sie konzentrieren sich auf Ihren Salon.