Anamnesebogen und Einwilligung kommen unterschrieben zum Termin.
Der digitale Anamnesebogen kommt mit der Buchungsbestätigung, die Kundin unterschreibt auf dem eigenen Handy. Hat sie es vergessen, füllt sie am Tresen aus. Und ein Pflichtformular lässt den Termin erst nach der Unterschrift starten.
Ein Termin, drei Momente
Tipp einen an14:30
LALena Albers
Wimpernlifting mit Färben
Formulare
Allergietest
Pflicht vor der Behandlung
Angefragt
Di, 10.11., mit der Buchungsbestätigung
Wartet auf die Unterschrift
Die Erinnerung bringt den Link noch einmal mit.
Im Kalender steht das gelbe Klemmbrett.
Formular zuerstLena hat online gebucht. Der Link kam mit der Bestätigung, sie füllt auf ihrem Handy aus, wann es ihr passt, und unterschreibt mit dem Finger.
Fünf Wege zur Unterschrift
Meistens kommt der Link von selbst. Für alle anderen Fälle gibt es einen Weg am Tresen.
Mit der Buchung
Bucht jemand eine Leistung mit Formular, bringt die Bestätigung den Link mit und die Erinnerung noch einmal, solange es offen ist. Die Erfolgsseite der Online-Buchung zeigt es gleich mit.
Link gilt bis 7 Tage nach dem Termin
Link teilen
Aus dem Termin per WhatsApp, SMS oder Mail. „Per E-Mail senden“ schickt eine Mail mit allen offenen Formularen des Termins.
Link gilt bis 7 Tage nach dem Termin
QR-Code am Tresen
Die Kundin scannt den Code mit der Kamera ihres Handys. Sobald sie unterschrieben hat, zeigt die Kasse es an Stelle des Codes.
Code gilt 30 Minuten
Am Tablet der Kasse
„Hier ausfüllen“ gibt der Kundin das Tablet. Die Kasse ist so lange gesperrt, zurück kommt nur die angemeldete Person mit ihrer PIN.
Sitzung gilt 30 Minuten
Auf Papier
Den unterschriebenen Bogen lädst du im Dashboard hoch oder fotografierst ihn mit dem Tablet. Er zählt wie eine Unterschrift.
Scan oder Foto
Mails gehen nur an Kunden, die Mails von deinem Standort erlaubt haben. Eine Adresse, die das Team eingetragen hat, bekommt keine Mail; dafür sind die anderen vier Wege da.
Vom Papierbogen zum digitalen Formular
Du fängst nicht bei null an: Vorlagen für Anamnesebogen und Einverständniserklärung sind dabei. Die Vorschau zeigt neben den Fragen sofort, was die Kundin auf dem Handy sieht.
- Anamnesebogen-Vorlagen
- Neukundenbogen, Anamnesebogen für Kosmetik, Allergietest für Haarfarbe, Wimpern und Brauen, Permanent Make-up, Laser und IPL, Microneedling, Einverständniserklärung für Tattoo und Piercing, Fußpflege, Massage, Heilpraktik und Physiotherapie, Foto-Freigabe und Ausfallvereinbarung.
- Text vom Papierbogen einfügen
- Jede Zeile wird eine Frage oder ein Textblock, nach festen Regeln, ohne KI. Fragt der Text nach Gesundheit, schaltet Terminz die Einwilligung dafür gleich ein.
- Den leeren Bogen fotografieren
- Minz schreibt den gedruckten Text vom Foto ab. Du liest jede Zeile, gespeichert wird erst, wenn du die Fragen erstellst.
- Frage für Frage
- Ja oder Nein mit Folgefragen, Auswahl, Text, Zahl, Datum oder ein Häkchen zum Bestätigen. Was wichtig ist, wie eine Allergie, steht später oben im Termin.
- Fragen, die das Team ausfüllt
- Farbe, Mischung, Chargennummer oder das Ergebnis des Allergietests trägst du nach der Behandlung im selben Formular nach. Die Kundin sieht diese Fragen nicht.
Im Alltag
Damit nicht erst am Tresen auffällt, dass etwas fehlt.
Kalender, Heute und Kassen-App
Ein Klemmbrett an jedem Termin
Gelb mit „Formular fehlt“: ein Pflichtformular ist noch nicht unterschrieben.
Grau: ein anderes Formular ist noch offen.
Grauer Haken: alle Formulare des Termins sind unterschrieben.
Das Zeichen ändert sich von selbst, sobald unterschrieben ist.
Formulare → Verlauf → Anstehend
Was morgen fehlt, geht heute raus
Die Liste zeigt die offenen Formulare der nächsten sieben Tage, nach Tag sortiert, und bei jeder Zeile, ob schon eine Mail ging. Ein Knopf schickt allen, die Mails erlaubt haben, den Link. In der Kassen-App steht dieselbe Liste unter Mehr → Formulare, mit „Hier ausfüllen“ und QR-Code.
Auf deiner Startseite steht, wie viele Formulare bis morgen offen sind.
Was du festlegst
Wie lange eine Unterschrift gilt
Einmalig, vor jedem Termin oder 1 bis 120 Monate. Beim nächsten Mal sind die letzten Antworten auf Wunsch vorausgefüllt, die Kundin bestätigt nur noch.
Gesundheitsdaten nur für Berechtigte
Das Formular holt die ausdrückliche Einwilligung ein. Die Antworten sieht nur, wer das Recht dafür hat, und jedes Öffnen eines PDFs wird protokolliert.
Ändern, ohne alte Unterschriften zu verlieren
Jede Änderung wird eine neue Version. Du wählst, ob die bisherigen Unterschriften gelten oder beim nächsten Termin neu unterschrieben wird.
Ein Nachweis statt eines Ordners
Jede Unterschrift wird ein PDF mit Zeitstempel und Prüfsumme. Startet jemand trotz offenem Formular, steht im Termin, wer es war und wann.
Häufig gestellte Fragen
Gilt die digitale Unterschrift auf dem Anamnesebogen?
Eine einfache elektronische Signatur, mit Zeitstempel und Prüfsumme im PDF. Die Signatur hält fest, wer wann welche Version unterschrieben hat. Wo ein Gesetz die Schriftform auf Papier verlangt, ersetzt sie die nicht. Unsere Vorlagen sind ein Startpunkt, keine Rechtsberatung: Lies sie und pass sie an deinen Betrieb an.
Was ist, wenn die Kundin den Link nicht öffnet?
Der Termin zeigt das Formular als offen, im Kalender steht das Klemmbrett. Du schickst den Link noch einmal per Mail oder teilst ihn per WhatsApp, lässt am Tresen per QR-Code oder am Tablet ausfüllen oder nimmst den unterschriebenen Papierbogen auf.
Was, wenn ein Termin mehrere Formulare braucht?
Dann öffnet ein Link sie nacheinander („Formular 1 von 2“), und Name, Telefon und Mail fragt er nur einmal. Bei einem Paket fragt der Termin jedes Formular nur einmal an.
Kann ich festlegen, bis wann ausgefüllt sein muss?
Ja, 1 bis 168 Stunden vor dem Termin. Wer kurzfristiger bucht, sieht vor dem Buchen einen Hinweis, online wie am Tresen. Gebucht wird trotzdem, der Hinweis sperrt nie.
Wie lange bleiben die Formulare gespeichert?
Wie lange du sie aufbewahrst, entscheidest du. Solange dein Vertrag läuft, löscht Terminz kein unterschriebenes Formular von selbst. Nach dem Vertragsende bleiben sie noch 90 Tage, davor erinnern wir dich per Mail, und bis dahin exportierst du sie jederzeit als ZIP mit einer Excel-Liste.
Kostet das extra?
Nein. Formulare sind im Abo enthalten, ohne Aufpreis pro Unterschrift.
Schluss mit dem Klemmbrett am Tresen.
Wir zeigen dir in der Demo, wie dein Anamnesebogen als Formular aussieht.