Aktivitätsverlauf lesen: wer hat was am Standort getan

Aktivitätsverlauf lesen: wer hat was am Standort getan

Der Aktivitätsverlauf ist die Liste aller Ereignisse an deinem Standort, die neuesten zuerst. Du findest ihn im Menü unter Heute → Aktivitätsverlauf (/manager/activity-feed). Organisations-Admins öffnen dieselbe Seite unter /tenantadmin/activity-feed, im Menü steht sie bei ihnen unter „Management“. Die Seite zeigt den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Sie gehört zum Menü „Heute“, weil du hier schnell nachsiehst, was zuletzt passiert ist. Entscheiden kannst du hier nichts, offene Entscheidungen liegen unter „Anfragen“ (siehe „Anfragen bearbeiten: Termine, Zeiten, Urlaub und Geräte“).

Die Seite braucht die Berechtigung „Geschäftsdaten einsehen“. Das Menü zeigt die Zeile jedem Manager, ohne die Berechtigung kommt aber ein Fehler statt der Liste.

Was in der Liste steht

Jede Zeile ist ein Ereignis aus einer von vier Kategorien:

• Termin: was mit einem Termin passiert ist. Die Zeile sagt zum Beispiel „… hat einen Termin erstellt“, „… hat einen Termin bestätigt“, „… hat einen Termin abgelehnt“, „… hat einen Termin verschoben“, „… hat einen Termin storniert“, „… hat einen Termin bearbeitet“ oder „… hat eine Notiz zum Termin hinzugefügt“ (auch „… hat eine Terminnotiz bearbeitet“). Bei einem Statuswechsel steht „… hat den Status von Bestätigt auf Abgeschlossen geändert“ mit den echten Status. Darunter steht klein die Leistung, sonst der Mitarbeiter.
• Abwesenheiten: ein Urlaubs- oder Abwesenheitsantrag: „… hat Abwesenheit beantragt“, „… hat einen Abwesenheitsantrag genehmigt“ oder „… hat einen Abwesenheitsantrag abgelehnt“.
• Zeiteintrag: ein Eintrag der Zeiterfassung: „… hat eine Zeiterfassung eingereicht“, „… genehmigt“ oder „… abgelehnt“.
• Benachrichtigung: eine Nachricht, die Terminz verschickt hat. Die Zeile heißt „Benachrichtigung gesendet:“ mit dem Titel der Nachricht.

Die Spalten sind „Ereignis“, „Akteur“ (Person mit Avatar, bei Systemereignissen „System“), „Status“ (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Erstellt, Storniert, Aktualisiert, Verschoben) und „Zeitstempel“ mit Uhrzeit und „vor 3 Stunden“. Die Spalte „Akteur“ fehlt auf dem Handy. Solange nach Zeit sortiert ist, trennen Tagesköpfe die Liste: „Heute“, „Gestern“, dann das volle Datum.

Wer ist der Akteur? Bei Terminen die Person, die die Änderung gemacht hat, bei einem beantragten Urlaub oder einem eingereichten Zeiteintrag die Person, die ihn gestellt hat. Bei einem genehmigten Urlaub oder Zeiteintrag steht die Person, die genehmigt hat, mit dem Zeitpunkt der Entscheidung. Bei einem abgelehnten Urlaub ist es die Person, die abgelehnt hat. Wer einen Zeiteintrag abgelehnt hat, speichert Terminz nicht, dort steht deshalb „System“.

Ein Antrag steht nur einmal da. Urlaub und Zeiteinträge erscheinen mit ihrem aktuellen Stand, nicht mit jedem Zwischenschritt. Ein offener Antrag steht als „Ausstehend“ mit dem Datum des Antrags. Sobald du entschieden hast, wird aus derselben Zeile „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ mit dem Zeitpunkt deiner Entscheidung. Wer wann beantragt hat, siehst du danach nur noch im Antrag selbst.

Filtern, suchen, sortieren

• Suche: sucht im Namen des Akteurs, im Titel einer Benachrichtigung und im Text einer Benachrichtigung. Nach Kundennamen eines Termins findest du hier nichts.
• Nach Kategorie filtern: wählt eine oder mehrere der vier Kategorien.
• Zeitraum: zwei Tage am Standort, von und bis.
• Sortieren: nach „Zeitstempel“ (Standard, neueste zuerst) oder über die Spalte „Ereignis“ nach Kategorie. Nach Kategorie sortiert verschwinden die Tagesköpfe.

Die Liste lädt seitenweise. Der Zustand von Suche, Filter und Seite steht in der Adresse und bleibt, wenn du die Seite neu lädst.

Ereignisdetails

Ein Klick auf eine Zeile, oder im Dreipunkt-Menü Details anzeigen, öffnet „Ereignisdetails“. Das Fenster zeigt den Satz des Ereignisses, die Kategorie und den Status und darunter eine Liste mit Akteur, bei Terminen auch Termin (Wochentag, Datum und Uhrzeit), Leistung, Zusatzleistungen, Mitarbeiter und Kunde, bei Bedarf Details und immer den Zeitstempel. Bei einem Statuswechsel steht der alte Status durchgestrichen vor dem neuen.

Bei Terminen gibt es unten den Link Im Kalender öffnen. Er bringt dich zur Seite „Termine“, nicht direkt zu diesem einen Termin.

Als CSV exportieren

Setze links Häkchen bei den Zeilen, die du brauchst, und wähle CSV exportieren. Die Datei activity-feed-….csv hat die Spalten „Kategorie“, „Zeitstempel“, „Akteur“, „Beschreibung“ und „Status“. Sie enthält nur die markierten Zeilen der Seite, die du gerade siehst, nicht den ganzen Verlauf.

Häufige Fragen

Wo sehe ich, wer einen Termin geändert hat? Im Aktivitätsverlauf, Kategorie „Termin“. Der Akteur ist die Person, die die Änderung gemacht hat.

Wo entscheide ich über einen offenen Urlaubsantrag? Nicht hier. Der Verlauf zeigt nur, dass es ihn gibt. Entscheiden kannst du unter Heute → Anfragen, Reiter „Abwesenheiten“.

Warum steht beim abgelehnten Zeiteintrag „System“? Terminz speichert beim Ablehnen eines Zeiteintrags nicht, wer abgelehnt hat.

Kann ich den Verlauf löschen oder bearbeiten? Nein, die Seite ist nur zum Lesen.

Gilt die Seite für alle meine Standorte? Nein, nur für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.