Anfragen bearbeiten: Termine, Zeiten, Urlaub und Geräte

Anfragen bearbeiten: Termine, Zeiten, Urlaub und Geräte

„Anfragen“ ist die eine Seite für alles, was auf deine Entscheidung wartet. Du findest sie im Menü unter Heute → Anfragen (/manager/approval-center). Sie gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Organisations-Admins haben dieselbe Seite unter /tenantadmin/approval-center, im Menü heißt sie dort „Freigaben“, und sie hat keinen Reiter „Termine“.

Oben steht der Knopf Aktualisieren, daneben die kleine Hilfe „Was auf dich wartet“ („Alles, was auf deine Entscheidung wartet, an einem Ort. Jeder Tab ist eine Warteschlange, die Zahl zeigt, wie viel noch offen ist.“). Jeder Reiter ist eine Warteschlange, die Zahl am Reiter zeigt, wie viel noch offen ist. Der gewählte Reiter steht in der Adresse (?queue=appointments, time-entries, time-off oder devices), du kannst also direkt auf einen Reiter verlinken. Ohne Angabe öffnet sich der erste Reiter, den du siehst.

Welche Reiter du siehst:

• Termine: nur auf der Manager-Seite und nur mit der Berechtigung „Termine erstellen und bearbeiten, nach Bestätigung auch über Puffer, Pause und Arbeitszeiten hinweg“.
• Zeiterfassung: nur, wenn die Zeiterfassung für den Standort eingeschaltet ist.
• Abwesenheiten: immer.
• Geräte: nur, wenn das Terminal für den Standort aktiviert ist.

Termine

Der Reiter „Termine“ ist die Terminprüfung. Die Hilfe „So funktioniert die Terminprüfung“ sagt: „Hier landet jeder Termin, der noch eine Entscheidung braucht: neue Anfragen, aus dem Kalender genommene Termine und die Nachbereitung nach dem Besuch.“ Ein Termin, den eine Blockierung, eine Schließung oder eine Absage aus dem Kalender schiebt, bekommt den Status „Verschoben“ und landet hier. Er behält seine ursprüngliche Zeit und blockiert diesen Slot weiter, bis du neu planst oder absagst. Von allein verfällt nichts.

Filter nach Status. Oben stehen zwei Chips mit der Zahl: „Ausstehend“ (wartet auf dein Ja) und „Verschoben“. Die Voreinstellung zeigt nur „Verschoben“. Erledigte Status stehen hinter dem Knopf „Verlauf“: Bestätigt, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Nicht erschienen, Storniert. „Zurücksetzen“ stellt den Filter zurück.

Die Liste. Spalten sind Kunde (Name, Status, ein Zeichen „Laufkunde“, Telefon als Link), Mitarbeiter (nicht auf dem Handy), „Datum & Uhrzeit“ (sortierbar), „Verlauf“, Leistungen und Betrag (sortierbar). „Verlauf“ sagt, warum der Termin hier liegt: Betrieb geschlossen, Vom Kunden verschoben, Ressource blockiert, Leistung nicht verfügbar, Dienstplan geändert, Mitarbeiter blockiert oder einfach Verschoben, dazu Grund und Datum, bei mehrfachem Verschieben auch „2ד, „3ד. Du kannst suchen, nach „Datum“ eingrenzen, mit dem Schalter „Nur Laufkunden“ filtern und nach Kundenname oder Eingang sortieren (neueste zuerst).

Aktionen pro Zeile (Dreipunkt-Menü):

• Termin ändern: öffnet den Termin im Termin-Fenster, dort verschiebst du ihn oder änderst Leistungen.
• Bestätigen: macht den Termin fest. Geht nur bei Ausstehend, Bestätigt und Verschoben, ein schon bestätigter Termin ist ausgegraut.
• Nicht erschienen: markiert, dass der Kunde nicht gekommen ist.
• Absagen: fragt „Möchtest du den Termin für … wirklich stornieren?“ mit „Ja, stornieren“ und „Termin behalten“.
• Termin löschen: nur bei Ausstehend, Bestätigt oder Nicht erschienen und nur, solange kein Geld bewegt wurde. Die Rückfrage warnt: Der Termin wird vollständig aus dem System gelöscht, es bleibt kein Storno und kein Eintrag im Verlauf zurück, rückgängig machen geht nicht. Endgültig löschen führt es aus.

Mehrere auf einmal. Mit den Häkchen markierst du Zeilen und wählst eine Sammelaktion: „Bestätigen“ (die Termine sind danach fest gebucht und blockieren ihren Slot), „Nicht erschienen“ (der Slot wird frei, das Nicht-Erscheinen steht in der Kundenhistorie), „Absagen“ (storniert, Slots frei, nicht rückgängig) und „Termin löschen“. „Termin löschen“ fehlt, sobald eine markierte Zeile nicht löschbar ist. Vor dem Ausführen siehst du einen Dialog mit Zeitraum, Zahl der Kunden und Summe. Danach meldet ein Hinweis „N Termine erfolgreich aktualisiert“, bei Teilerfolg „N von M aktualisiert“ mit dem Grund.

Zeiterfassung

Hier stehen nur Arbeitszeiten, die ein Teammitglied eingereicht hat und über die noch niemand entschieden hat. Das ist die Warteschlange, kein Archiv. Alle Einträge siehst du unter „Team-Zeiten“ (siehe „Team-Zeiten: Einträge prüfen, eintragen, importieren und exportieren“).

Die Tabelle zeigt Mitarbeiter, Datum (sortierbar, neueste zuerst), Kommen, Gehen (sortierbar), Arbeitszeit (sortierbar), Pause, Überstunden und den Anlass. Auf dem Handy stehen Datum und Zeit zusammen. Du kannst suchen.

Pro Zeile:

• Genehmigen: nimmt den Eintrag an („Zeiteintrag wurde genehmigt“). Ein genehmigter Eintrag zählt für die Lohnabrechnung und lässt sich danach weder ändern noch ablehnen. Korrigiere die Zeit deshalb zuerst und genehmige danach.
• Bearbeiten: öffnet „Zeiteintrag bearbeiten“. Dort änderst du die Zeiten und Notizen, auch „Abrechenbar“ und Tags. Das Feld „Bearbeitungsgrund“ ist Pflicht (mindestens 5 Zeichen).
• Ablehnen: öffnet „Zeiteintrag ablehnen“ mit dem Feld „Ablehnungsgrund“. Der Grund ist Pflicht, mindestens 5 Zeichen, sonst bleibt „Ablehnung bestätigen“ aus. Der Grund geht an die Person, sie kann den Eintrag korrigieren und erneut einreichen. Gelöscht wird nichts.

Mit Häkchen markierst du mehrere Zeilen und wählst Ausgewählte genehmigen oder Ausgewählte ablehnen. Beim Genehmigen zeigt die Rückfrage Zeitraum, Zahl der Mitarbeiter und die Gesamtstunden. Beim Ablehnen gibt es ein Fenster „N Einträge ablehnen“ mit einem gemeinsamen „Ablehnungsgrund“. Klappt nicht alles, steht „N Einträge konnten nicht verarbeitet werden“. Das passiert zum Beispiel bei Einträgen, über die schon entschieden wurde.

Entscheiden darf nur, wer „Zeiterfassungseinträge genehmigen“ hat. Fehlt sie, bekommst du beim Klick eine Fehlermeldung.

Abwesenheiten

Hier stehen Urlaubsanträge deines Teams, die noch offen sind. Jede Zeile zeigt Name, Zeitraum mit Zahl der Tage („3 Tage“), Grund und Notiz der Person und eine Wartezeit: „heute“ oder „seit N Tagen“. Ab sieben Tagen Wartezeit leuchtet ein oranger Punkt. Fährst du mit der Maus über die Wartezeit, steht dort „Beantragt am …“.

• Genehmigen: nimmt den Antrag an („Urlaubsantrag genehmigt“). Die Person nimmt diese Tage frei, in ihrer Zeiterfassung entstehen Urlaubseinträge. Hat sie in dem Zeitraum schon Termine, wandern diese in die Terminprüfung (Reiter „Termine“) mit dem Grund „Mitarbeiter blockiert“. Du entscheidest dort, ob du sie verschiebst oder absagst.
• Ablehnen (das X): öffnet „Urlaubsantrag ablehnen“. „Ablehnungsgrund“ ist Pflicht: „Personalbesetzung nicht ausreichend“, „Terminkonflikt“, „Wichtige Geschäftszeiten“, „Bereits genehmigter Urlaub für diesen Zeitraum“, „Antrag zu kurzfristig gestellt“ oder „Sonstiges“. Dazu kannst du unter „Zusätzliche Notizen“ etwas schreiben. Ablehnen schickt es ab („Urlaubsantrag abgelehnt“), „Abbrechen“ schließt das Fenster.

Ohne offene Anträge steht dort „Keine ausstehenden Anträge“ und „Alle Urlaubsanträge wurden bearbeitet.“ Entscheiden kannst du nur Anträge, die noch offen sind.

Geräte

Hier melden sich neue Terminal-Geräte (die Kassen-App) an, bevor sie mitarbeiten dürfen. Ist das Terminal nicht aktiviert, steht „Terminal ist nicht aktiviert“ und „Gerätefreigaben erscheinen hier, sobald das Terminal für dieses Unternehmen aktiviert ist.“

Jede Zeile zeigt die Geräte-ID, den Standort und die Wartezeit.

• Genehmigen: gibt das Gerät frei („Gerät genehmigt“).
• Ablehnen: fragt „Gerät ablehnen“. Das Gerät verliert den Zugriff auf das Terminal und muss sich neu registrieren. Danach steht „Gerät abgelehnt“.

Ohne offene Geräte steht „Keine ausstehenden Geräte“ und „Alle Terminal-Registrierungen wurden bearbeitet.“

Häufige Fragen

Wo sehe ich Termine, die auf meine Entscheidung warten? Unter Heute → Anfragen, Reiter „Termine“. Die frühere Seite „Terminprüfung“ gibt es nicht mehr als eigenen Menüpunkt, sie ist dieser Reiter.

Warum fehlt der Reiter „Termine“? Dir fehlt die Berechtigung „Termine erstellen und bearbeiten, nach Bestätigung auch über Puffer, Pause und Arbeitszeiten hinweg“. Organisations-Admins haben den Reiter nie.

Warum fehlt der Reiter „Zeiterfassung“ oder „Geräte“? Die Zeiterfassung ist für den Standort ausgeschaltet oder das Terminal nicht aktiviert.

Kann ich eine Genehmigung zurücknehmen? Bei Arbeitszeiten nicht: Ein genehmigter Eintrag lässt sich weder ändern noch ablehnen. Bei Urlaubsanträgen und Geräten gibt es auf dieser Seite keinen Weg zurück.

Was passiert mit den Terminen einer Person, wenn ich ihren Urlaub genehmige? Sie landen im Reiter „Termine“ und blockieren weiter ihren Slot, bis du entschieden hast.