Ausfälle, Schließungen und Blockierungen anlegen

Ausfälle, Schließungen und Blockierungen anlegen

Auf dieser Seite sperrst du Zeiten, in denen nicht gebucht werden soll: weil jemand krank ist, der Laden zu hat, ein Gerät kaputt ist oder ein Raum renoviert wird. Du findest sie im Menü unter Termine → Ausfälle & Schließungen (/manager/emergency-actions). Sie gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Die Seite hat vier Reiter. Welcher offen ist, steht in der Adresse (?tab=staff, ?tab=business, ?tab=services, ?tab=resources), ohne Angabe öffnet „Mitarbeiter-Blockierungen“:

• Mitarbeiter-Blockierungen: eine Person ist für einen Zeitraum nicht buchbar.
• Geschäftsschließungen (auf dem Handy „Schließungen“): der ganze Standort ist zu. Hier importierst du auch Feiertage.
• Service-Blockierungen: eine Leistung ist für einen Zeitraum nicht buchbar.
• Ressourcen-Blockierungen: ein Raum oder Gerät ist für einen Zeitraum nicht buchbar.

Oben rechts neben dem Titel „Ausfälle & Schließungen“ lädt ein Symbol die Daten neu. Die kleine Hilfe „So wirken die Notfall-Aktionen“ erklärt das Wichtigste, das auch hier steht.

Was mit bestehenden Terminen passiert

Jede Sperre gilt sofort für neue Buchungen. Bereits gebuchte Termine in dem Zeitraum werden nicht abgesagt. Sie bekommen den Status „verschoben“ und landen mit Grund und auslösender Sperre in der Terminprüfung (Heute → Anfragen → Termine). Dort behalten sie ihre ursprüngliche Zeit und halten den Platz besetzt, bis du sie neu planst oder absagst.

Vor dem Speichern zeigt das Fenster eine Vorschau der betroffenen Termine, bei Schließungen zusätzlich das Umsatzrisiko. Löschst du eine Sperre später, kommen diese Termine nicht von selbst zurück.

Der Schalter zum Benachrichtigen ist in den Formularen standardmäßig an. Die Mails gehen sofort raus, in der Sprache des Kunden, und eine Notiz aus dem Formular reist mit. Löschst du die Sperre danach, holt das eine schon verschickte Mail nicht zurück.

Mitarbeiter-Blockierungen

Der Reiter erklärt sich so: „Blockiere Mitarbeiterzeiten für Krankheit, Urlaub, Notfälle und andere Abwesenheiten. Blockierte Zeiten sind nicht für Buchungen verfügbar.“

Die Tabelle hat die Spalten Erstellt, Mitarbeiter, Zeitraum, Grund, Typ und Status („Aktiv“ oder „Inaktiv“). In „Grund“ und „Typ“ stehen die internen Kürzel, zum Beispiel SICK für Krankheit oder BLOCK für Blockieren, ohne Angabe „Keine Angabe“. Du filterst nach Status und suchst per Suchfeld, zehn Einträge pro Seite. Sortieren wirkt nur auf die gerade geladene Seite. Ohne Einträge zeigt der Reiter drei Karten: Krankheit, Urlaub, Notfall.

Das Zeilenmenü hat Löschen. Es fragt „Blockierung löschen?“ und „Möchtest du diese Blockierung wirklich löschen?“.

Neue Blockierung öffnet „Blockierung erstellen“ mit der Zeile „Verfügbarkeit für den ausgewählten Zeitraum blockieren“:

• Mitarbeiter (Platzhalter „Mitarbeiter auswählen“): wen du sperrst.
• Blockierungstyp: „Blockieren (nicht verfügbar)“ (Standard), „Beschäftigt“, „Pause“ oder „Meeting“.
• Grund (Platzhalter „Grund auswählen“): Krankheit, Urlaub, Notfall, Schulung, Meeting, Frühzeitiges Verlassen, Späte Ankunft oder Sonstiges.
• Datum: ein Zeitraum von bis (Platzhalter „Von - Bis“). Der Schalter Ganzer Tag ist an. Schaltest du ihn aus, erscheint „Zeitfenster“ mit Von und Bis (vorbelegt 09:00 bis 18:00).
• Notiz (optional) (Platzhalter „Beschreibung...“).
• Betroffene Kunden benachrichtigen: standardmäßig an, „E-Mail-Benachrichtigung an Kunden mit Terminen in diesem Zeitraum“.

Unten zeigt „Betroffene Termine“ die Vorschau, oder „Keine Termine betroffen“. Solange Mitarbeiter oder Zeitraum fehlen, steht dort „Wähle zuerst aus, was blockiert werden soll“ bzw. „Wähle einen Zeitraum“. Gespeichert wird mit Blockierung erstellen. Betroffene Termine werden automatisch auf „verschoben“ gesetzt. Eine Wiederholung gibt es im Formular nicht, jede Blockierung ist einmalig.

Geschäftsschließungen

Der Reiter erklärt sich so: „Verwalte Geschäftsschließungen und Feiertage. Diese blockieren alle Mitarbeiter und verhindern Buchungen.“

Die Tabelle hat die Spalten Erstellt, Name (mit Notiz), Datum (mit den Zeichen „Zeitraum“ und „Wiederkehrend“), Zeit („Ganzer Tag“ oder von bis), Status („Termine blockiert“, „Kunden benachrichtigt“) und Betroffene Termine (Anzahl oder „Keine“). Du filterst nach Typ („Wiederkehrend“ oder „Einmalig“), suchst per Suchfeld und sortierst nach Erstellt (neueste zuerst) oder Datum; die Datumssortierung gilt nur innerhalb der geladenen Seite. Zehn Einträge pro Seite. Im Zeilenmenü stehen Bearbeiten und Löschen.

Neue Schließung

Neue Schließung öffnet „Neue Geschäftsschließung“ („Betrieb für einen Zeitraum schließen und betroffene Termine verwalten“):

• Name (Pflicht, Platzhalter „z.B. Weihnachten, Wartung“).
• Schließungszeitraum (Platzhalter „Start- und Enddatum auswählen“): ein Tag oder ein Zeitraum. Schnellwahl: „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „7 Tage“.
• Ganzer Tag: standardmäßig an. Aus: Von und Bis (vorbelegt 09:00 bis 18:00). Eine Schließung nur für einen Teil des Tages braucht beide Zeiten, und die Startzeit muss vor der Endzeit liegen.
• Jährlich wiederholen: standardmäßig aus.
• Termine blockieren: standardmäßig an. Dann sind in dem Zeitraum keine Buchungen mehr möglich und bestehende Termine werden wie oben beschrieben auf „verschoben“ gesetzt.
• Kunden benachrichtigen: in diesem Fenster standardmäßig an.
• Grund (optional) (Platzhalter „Beschreibung...“).

Während du tippst, zeigt das Fenster nach einem kurzen Moment, was passiert: „Konflikte erkannt“, wenn am selben Tag schon eine Schließung besteht, dazu „Betroffene Termine“ mit „Umsatzrisiko“ oder „Keine betroffenen Termine“. Erstellen ist erst aktiv, wenn Datum und Name gesetzt sind.

Eine neue Schließung wird abgelehnt, wenn sie sich mit einer bestehenden überschneidet: ein ganzer Tag mit jeder Schließung am selben Tag, ein Zeitraum mit jeder Schließung, die in ihm liegt oder hineinreicht, zwei Teilschließungen nur, wenn sich ihre Uhrzeiten überschneiden. Die Meldung nennt dann den Namen der bestehenden Schließung („Für diesen Zeitraum gibt es schon eine Schließung: …“). Wiederkehrende Schließungen zählen bei dieser Prüfung nicht mit.

Bearbeiten und löschen

Bearbeiten öffnet „Schließung bearbeiten“ mit Name, Startdatum, Enddatum (optional), Ganzer Tag, Startzeit und Endzeit, Jährlich wiederholen, Termine blockieren, Kunden benachrichtigen und Notizen (optional) (Platzhalter „Zusätzliche Informationen“), dazu dieselbe Vorschau. Ein Enddatum vor dem Startdatum wird abgelehnt („Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.“). Gespeichert wird mit Speichern.

Löschen öffnet „Schließung löschen“ mit „Möchtest du die Schließung "…" wirklich löschen?“. Sind Termine betroffen, steht darunter „Achtung: Betroffene Termine“. Ein Termin, der wegen der Schließung schon auf „verschoben“ steht, bleibt in der Terminprüfung (Heute → Anfragen → Termine), bis du ihn dort neu planst oder absagst.

Feiertage importieren

Feiertage importieren öffnet eine Liste der gesetzlichen Feiertage für dieses Jahr und die Region des Standorts. Du hakst die gewünschten an, Bundesweit auswählen wählt alle bundesweiten Feiertage, Alle auswählen und Alle abwählen schalten die ganze Liste. Schon importierte stehen unter „Bereits importiert“. Unter „Importoptionen“ gelten vier Schalter für alle gewählten Feiertage:

• Jährlich wiederholen: an
• Ganzer Tag: an
• Termine blockieren: an
• Kunden benachrichtigen: aus

Der Zähler zeigt „… Feiertag ausgewählt“, Importieren legt für jeden eine Schließung an („… Feiertag wurde importiert“). Ohne Auswahl kommt „Bitte wähle mindestens einen Feiertag aus“. Gibt es nichts zu importieren, steht dort „Keine Feiertage für dieses Jahr und diese Region verfügbar“.

Die Kasse (Terminal) kann Schließungen ebenfalls anlegen und löschen, mit derselben Berechtigung.

Service-Blockierungen

Hier sperrst du eine einzelne Leistung, zum Beispiel weil das Gerät defekt oder das Material alle ist. Die Tabelle hat die Spalten Erstellt, Leistung, Zeitraum, Grund (mit Notiz) und Status. Der Status ist ein Schalter: Umlegen macht die Sperre sofort aktiv oder inaktiv. Filter nach Status, Suchfeld, zehn pro Seite. Löschen fragt „Blockierung löschen?“ und sagt „Die Leistung ist sofort wieder buchbar. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“

Neue Blockierung öffnet „Leistung Nichtverfügbarkeit“ („Leistung für einen Zeitraum als nicht verfügbar markieren“):

• Leistung (Pflicht, Platzhalter „Dienstleistung wählen“): nur aktive Leistungen, mit Suche.
• Grund (Pflicht, Platzhalter „Grund auswählen“): Ausrüstung defekt, Produkt nicht vorrätig, Mitarbeiter nicht verfügbar, Wartung, Vorübergehend ausgesetzt oder Sonstiges.
• Datum: Zeitraum von bis. Ganzer Tag an, oder „Zeitfenster“ mit Von und Bis (vorbelegt 09:00 bis 18:00).
• Notiz (optional).
• Betroffene Kunden benachrichtigen: standardmäßig an, „E-Mail-Benachrichtigung an Kunden mit Terminen für diese Leistung“.

Die Vorschau „Betroffene Termine“ lässt dich für jeden Termin einzeln wählen, was passieren soll: Anderen Mitarbeiter zuweisen (mit Auswahl, wer) oder Verschieben. Gibt es keine Alternative, steht dort „Keine Alternativen – wird automatisch neu geplant“. Termine, bei denen du nichts wählst, bekommen den ersten möglichen anderen Mitarbeiter, sonst „Verschieben“. Gespeichert wird mit Nichtverfügbarkeit erstellen.

Ressourcen-Blockierungen

Hier sperrst du einen Raum oder ein Gerät, siehe auch die Seite Ressourcen (Leistungen → Ressourcen). Die Tabelle hat die Spalten Erstellt, Ressource, Zeitraum, Typ (mit „Wiederkehrend“, falls gesetzt) und Status, wieder als Schalter. Löschen fragt „Blockierung löschen?“ und sagt „Die Ressource ist sofort wieder buchbar. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“

Neue Blockierung öffnet „Ressource blockieren“ („Räume oder Ressourcen für einen Zeitraum blockieren“):

• Ressource/Raum (Platzhalter „Ressource auswählen“): nur aktive Ressourcen.
• Blockierungstyp: Wartung (Standard), Reinigung, Reparatur, Reserviert, Private Veranstaltung, Renovierung oder Sonstiges.
• Datum: Zeitraum von bis, Ganzer Tag oder „Zeitfenster“ mit Von und Bis.
• Notiz (optional).
• Betroffene Kunden benachrichtigen: standardmäßig an, „E-Mail-Benachrichtigung an Kunden, deren Termine diese Ressource nutzen“.

Die Fenster „Konflikte“ („… Konflikte mit bestehenden Blockierungen gefunden“ oder „Keine Konflikte gefunden“) und die betroffenen Termine stehen unter dem Formular. Pro Termin wählst du unter Aktion wählen: eine andere Ressource oder „Neu planen (Verschoben)“. Mit Cmd+Enter speicherst du, mit Escape schließt du das Fenster. Eine Wiederholung hat das Formular nicht, auch wenn die Tabelle ein Zeichen „Wiederkehrend“ kennt.

Häufige Fragen

Wo sperre ich den Standort für den Urlaub? Unter Termine → Ausfälle & Schließungen im Reiter „Geschäftsschließungen“, Knopf „Neue Schließung“.

Wo trage ich ein, dass eine Mitarbeiterin krank ist? Im Reiter „Mitarbeiter-Blockierungen“, Knopf „Neue Blockierung“, Grund „Krankheit“. Ihre normalen Arbeitszeiten und Urlaubsanträge pflegst du unter Team (siehe „Wochenplan“ und „Team-Zeiten“).

Werden bestehende Termine abgesagt? Nein. Sie bekommen den Status „verschoben“, bleiben auf ihrer Zeit und liegen in der Terminprüfung (Heute → Anfragen → Termine), bis du sie neu planst oder absagst.

Bekommen die Kunden eine Mail? Ja, wenn der Schalter zum Benachrichtigen an ist. Er ist in allen Formularen vorbelegt an, beim Feiertage-Import aus.

Kann ich eine Sperre wiederholen lassen? Nur Schließungen: Jährlich wiederholen. Mitarbeiter-, Service- und Ressourcen-Blockierungen sind immer einmalig.

Kann ich eine Mitarbeiter-Blockierung bearbeiten? Nein, nur löschen und neu anlegen. Service- und Ressourcen-Blockierungen schaltest du mit dem Schalter in der Spalte „Status“ ein und aus.