Ausgaben erfassen, Belege anhängen und Kategorien anlegen

Ausgaben erfassen, Belege anhängen und Kategorien anlegen

Hier trägst du ein, was dein Standort ausgibt: Miete, Material, Software, Reinigung. Die Ausgaben landen im Buchungsjournal und im DATEV-Export. Du findest die Seite im Menü unter Finanzen → Berichte → Ausgaben (/manager/expenses). Sie gehört zum Tarif Komplett Kasse. Mit /manager/expenses?new=1 öffnet sich direkt das Formular für eine neue Ausgabe.

Endet das Abo, steht oben „Deine Bücher bleiben offen“. Dann kannst du Ausgaben nur noch ansehen: Im Zeilenmenü bleiben „Details anzeigen“ und „Beleg ansehen“, Erfassen und Ändern geht nicht mehr.

Was auf der Seite steht

Oben zeigt eine Zahlenleiste drei Werte: „Diesen Monat“ (Summe der Ausgaben des laufenden Monats), „Top-Kategorie“ und „Gesamtausgaben“ (die Anzahl).

Darunter steht die Liste mit den Spalten „Anbieter / Beschreibung“, „Kategorie“, „Datum“, „Zahlung“ und „Betrag“. Sortieren kannst du nach „Datum“ und „Betrag“, die neueste Ausgabe steht zuerst. Gefiltert wird nach „Zeitraum“ und „Kategorie“ („Alle Kategorien“). Die Suche findet Treffer im Anbieternamen, in der Beschreibung und in den Notizen.

Wiederkehrende Ausgaben tragen das Kennzeichen „Wiederkehrend“. Ausgezahltes Trinkgeld, das Terminz selbst als Ausgabe bucht, trägt „Auto · Trinkgeld“.

Im Zeilenmenü findest du:

• Details anzeigen
• Bearbeiten
• Beleg ansehen (ausgegraut, wenn kein Beleg angehängt ist)
• Archivieren

Eine Ausgabe eintragen

1. Tippe oben rechts auf Ausgabe hinzufügen. Es öffnet sich „Ausgabe hinzufügen“.
2. Fülle aus:
   • Kategorie: Pflicht. Du wählst aus den vorhandenen Kategorien oder legst mit „Neue Kategorie“ eine eigene an (siehe unten).
   • Betrag (€): Pflicht, in Euro mit zwei Nachkommastellen, größer als 0. Terminz speichert den Betrag in Cent.
   • Steuerbetrag (€): optional, der Steueranteil im Betrag. Er muss kleiner sein als der Betrag, sonst lehnt Terminz die Ausgabe ab.
   • Beschreibung: Freitext.
   • Anbietername: Freitext, zum Beispiel der Lieferant.
   • Datum: Pflicht, der Tag der Ausgabe.
   • Zahlungsart: Pflicht. Auswahl aus Bargeld, Karte, Überweisung und Sonstiges.
   • Wiederkehrende Ausgabe: Schalter. Ist er an, wählst du beim Wiederholungsintervall Wöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich. Das ist eine Kennzeichnung für dich: Terminz legt daraus keine neuen Ausgaben automatisch an, du trägst jede weiter selbst ein.
   • Notizen: Freitext, für dein Team oder den Steuerberater.
   • Beleg: Foto oder PDF. Mit Beleg anhängen lädst du die Datei hoch, danach steht „Beleg angehängt“ mit dem Link Anzeigen. Beleg ersetzen tauscht sie aus.
3. Speichern ist erst aktiv, wenn Kategorie, Betrag, Datum und Zahlungsart gesetzt sind.

Zum Ändern nimmst du Bearbeiten im Zeilenmenü. Dort heißt das Formular „Ausgabe bearbeiten“, die Felder sind dieselben.

Bargeld und die Kasse

Wählst du Bargeld als Zahlungsart, bucht Terminz die Ausgabe zugleich als Entnahme aus der Kasse. Für den heutigen Tag zählt sie ab jetzt, für einen früheren Tag ab der Öffnung dieses Tages. So stimmt der Kassenabschluss mit dem Geld in der Schublade überein. Stellst du eine bestehende Ausgabe nachträglich auf Bargeld um, entsteht die Entnahme erst dann.

Eine eigene Kategorie anlegen

Findest du die passende Kategorie nicht, tippe im Formular auf Neue Kategorie. Es öffnet sich „Neue Ausgabenkategorie“:

• Name: Pflicht. Gibt es den Namen an deinem Standort schon, lehnt Terminz ihn ab.
• Name (Deutsch): optional.
• SKR03-Konto (optional): das Konto, auf das die Ausgabe im DATEV-Export gebucht wird. Der Hinweis dort sagt: „z. B. 4210 für Miete — wird für den DATEV-Export verwendet, im Zweifel Steuerberater fragen“.

Mit Erstellen wird die Kategorie angelegt und im Formular sofort ausgewählt. Kategorien, die Terminz mitbringt, sind für alle Standorte sichtbar, eigene nur für deinen.

Eine Ausgabe archivieren

Archivieren im Zeilenmenü nimmt die Ausgabe aus der Liste und aus den Summen. Terminz fragt vorher nicht nach. Ihre Buchung im Buchungsjournal wird zurückgenommen, die Ausgabe selbst wird nicht gelöscht, sondern nur archiviert. Auf dieser Seite gibt es keinen Weg, eine archivierte Ausgabe zurückzuholen.

Häufige Fragen

Wo trage ich Miete oder ein Abo ein? Hier, jeweils mit eigener Kategorie. Für Miete passt „SKR03-Konto 4210“, wie es der Hinweis im Formular nennt.

Werden wiederkehrende Ausgaben von allein angelegt? Nein. Die Markierung „Wiederkehrende Ausgabe“ kennzeichnet sie nur.

Wie finde ich eine bestimmte Rechnung wieder? Mit der Suche nach Anbieter, Beschreibung oder Notiz, oder mit den Filtern „Zeitraum“ und „Kategorie“.

Ich sehe die Seite nicht im Menü. Dir fehlt die Berechtigung „Grundlegende Finanzberichte anzeigen“, oder dein Standort hat nicht den Tarif Komplett Kasse.