Buchungsregeln einstellen

Buchungsregeln einstellen

Auf dieser Seite stellst du ein, nach welchen Regeln Termine bei deinem Standort gebucht werden: wie kurzfristig, wie weit im Voraus, welche Angaben du von Kunden brauchst und wann Erinnerungen rausgehen. Du findest sie im Menü unter Einstellungen → Termine & Buchung → Buchungsregeln (/manager/settings/booking).

Die Regeln gelten für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Nur die Erinnerungen gelten für alle deine Standorte.

Alle Einstellungen speicherst du gemeinsam. Sobald du etwas änderst, erscheint am unteren Rand die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Speichern oder Verwerfen. Ohne Speichern ändert sich nichts. Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („Wie dein Terminraster arbeitet“) die drei Regeln, die entscheiden, welche Startzeiten angeboten werden.

Online-Buchung ein- und ausschalten

Ganz oben steht der Schalter „24/7 Online-Buchung“ mit dem Text „Kunden können Termine über deine öffentliche Seite buchen“. Beim Ausschalten wird der Buchungsablauf sofort ausgeblendet, bestehende Termine bleiben unberührt. Der Schalter wirkt auf die Buchungsseite, die öffentliche Seite, Widgets und das Google-Profil. Er speichert für sich, nicht über die Leiste am unteren Rand, und zeigt danach „Online-Buchung ist aktiv“ oder „Online-Buchung ist deaktiviert“.

Ist die Online-Buchung aus, gelten die Regeln unten erst, wenn du sie wieder einschaltest. Dein Team bucht trotzdem weiter am Tresen, an der Kasse und im Dashboard.

Wenn Online-Buchung aus ist

Der Block „Wenn Online-Buchung aus ist“ legt fest, was deine geteilten Seiten für Leistung, Kombi und Angebot statt „Termin buchen“ zeigen. Es gibt drei Wege: Anrufen (öffnet die Telefon-App mit deiner ersten aktiven Telefonnummer), WhatsApp (öffnet einen Chat mit deiner WhatsApp-Nummer) und E-Mail (öffnet die Mail-App des Besuchers mit der E-Mail deines Standorts, die dann auf der Seite sichtbar ist). Solange du nichts wählst, werden Anrufen und WhatsApp angeboten, wo du sie hinterlegt hast, und deine E-Mail nur, wenn beides fehlt. Fehlt eine Nummer, steht dort „Noch nicht hinterlegt“ mit dem Link „Unter Adresse & Kontakt eintragen“. Eine Vorschau „So sehen es Besucher“ zeigt die Leiste am unteren Rand der geteilten Seite.

Buchungszeitraum

Der Abschnitt „Buchungszeitraum“ beantwortet: Wie kurzfristig und wie weit im Voraus darf jemand online buchen? Eine Zusammenfassung oben zeigt zum Beispiel „Kunden buchen frühestens 2 Std. vorher und höchstens 1 Jahr im Voraus, im 15 Min.-Raster.“ Sie ändert sich mit, bevor du speicherst.

• Mindestvorlaufzeit: Wie früh Kunden mindestens buchen müssen. Auswahl: 5 Min., 15 Min., 30 Min., 1 Std., 2 Std., 3 Std., 4 Std., 8 Std. Das gilt nur für die Online-Buchung. Dein Team bucht am Tresen, in der Kassen-App und im Dashboard ohne diese Grenze.
• Maximaler Buchungszeitraum: Wie weit im Voraus gebucht werden kann, online und von deinem Team. Auswahl: 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate, 6 Monate, 1 Jahr. Tage danach tauchen nirgends als buchbar auf.
• Online-Stornierung: Bis wann Kunden ihren Termin selbst über den Link in der Bestätigungs-E-Mail stornieren oder verschieben können. Auswahl: 2 Std., 12 Std., 24 Std., 48 Std., 72 Std. oder „Jederzeit“. Danach geht es nur noch über dich. Dein Team kann jederzeit absagen.

Angaben bei der Buchung

Im Abschnitt „Angaben bei der Buchung“ entscheidest du, was du von einem Kunden brauchst. Online fragt das Buchungsformular danach. Am Tresen wird ein neuer Kunde nur damit angelegt, und fehlt einem bestehenden Kunden etwas, zeigt die Buchung es an, statt sie zu blockieren.

• Name wird immer abgefragt.
• E-Mail, Telefon und Adresse stellst du jeweils auf „Pflicht“, „Optional“ oder „Nicht abfragen“. Wer online ein Konto anlegt, gibt immer eine E-Mail an. Für Buchungen ohne Konto und am Tresen gilt deine Einstellung. Die Adresse ist nur sinnvoll, wenn du Rechnungen schreibst oder zu Kunden fährst.
• Unter Online steht „Buchung ohne Konto“: Kunden buchen mit Name und Kontakt, ohne sich ein Passwort anzulegen. Ist der Schalter aus, geht Buchen nur mit Konto (anmelden oder registrieren).
• Unter Am Tresen steht „Laufkundschaft“: gilt für Termine, die dein Team an der Kasse oder im Dashboard anlegt, mit einem Namen auf dem Termin und ohne Kundendatensatz. Ist der Schalter aus, braucht jeder Termin einen Kundendatensatz. Laufkunden haben weder E-Mail noch Telefonnummer. Gebucht wird trotzdem, und die Buchung zeigt, was fehlt. Eine Adresse wird bei Laufkunden nie verlangt. Die öffentliche Buchungsseite ist davon nicht betroffen.

Was du abwählst, steht als „Nicht abgefragt: …“ in der Vorschau. Diese Regeln bestimmen auch die Pflichtfelder im Formular „Neuen Kunden erstellen“ (siehe „Kunden anlegen, suchen und die Kundenakte lesen“).

Preise

Der Schalter „Preise für Kunden anzeigen“ steuert, ob Preise auf deiner öffentlichen Seite und im Buchungsablauf erscheinen. Bei ausgeblendeten Preisen sehen Kunden Leistungen ohne Beträge und fragen stattdessen an.

Zeitfenster

Im Abschnitt „Zeitfenster“ stehen zwei Regeln für die Startzeiten:

• Basis-Intervall: der Abstand zwischen den angebotenen Startzeiten. Auswahl: 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten. Kleiner heißt mehr Auswahl, aber auch mehr kurze Lücken im Tag.
• Kontinuierliche Slots: An bedeutet, nach jedem Termin geht es direkt weiter, und die nächste Startzeit ist sein Ende. Aus bedeutet, eine Leistung beginnt nur in Schritten ihrer eigenen Dauer, egal wie dein Raster steht.

Hast du einen Puffer an Leistungen gesetzt, der nicht in ein neues Raster passt, warnt dich Terminz beim Speichern („Dein Puffer passt nicht in die neuen Schritte“) und rundet ihn erst auf, wenn du den Puffer selbst speicherst. Mit „Trotzdem speichern“ übernimmst du das neue Raster.

Zeit beim Buchen reservieren

Im Abschnitt „Zeit beim Buchen reservieren“ schaltest du „Gewählte Zeit reservieren“ ein: Wer eine Zeit antippt, bekommt sie kurz für sich, bis die Buchung fertig ist, auf der Buchungsseite, im Termin-Assistenten und an der Kasse. Bei Reserviert für wählst du 5, 10, 15 oder 30 Minuten. Ist die Buchung bis dahin nicht fertig, wird die Zeit wieder frei und muss neu gewählt werden. Standardmäßig ist die Reservierung aus. Dann sehen zwei Leute dieselbe freie Zeit, und wer zuerst abschickt, bekommt sie.

Außerhalb der Öffnungszeiten

Im Abschnitt „Außerhalb der Öffnungszeiten“ legst du fest, wie weit dein Team Termine vor Öffnung oder nach Feierabend eintragen darf. Kunden sehen diese Zeiten nie. Bei Wie weit darf es gehen? wählst du Aus, 15 Min., 30 Min., 1 Std. oder 2 Std. Bei „Aus“ sieht dein Team nur Zeiten innerhalb der Öffnungszeiten. Die Öffnungszeiten selbst stellst du unter Einstellungen → Standort → Öffnungszeiten & Schließtage ein.

Erinnerungen

Der Abschnitt „Erinnerungen“ legt fest, wann Kunden vor ihrem Termin eine Erinnerung bekommen. Buchungsbestätigungen gehen unabhängig davon raus. „Gilt für alle deine Standorte, nicht nur für diesen.“

• Termin-Erinnerungen senden: Schalter.
• Zeitpunkt der Erinnerung: 2 Stunden vorher, 12 Stunden vorher, 24 Stunden vorher oder 48 Stunden vorher.
• Kanäle: „Erinnerung per E-Mail“. Ist die Erinnerung an, aber E-Mail aus, steht dort „Erinnerungen sind an, aber per E-Mail ist aus. Es geht keine Erinnerung raus.“

Auf Standard zurücksetzen

Oben rechts setzt Auf Standard zurücksetzen die Seite zurück. Vorher zeigt Terminz, was zurückgeht und was bleibt, und fragt nach („Das lässt sich nicht rückgängig machen“):

• Buchungszeitraum: 2 Std. Vorlaufzeit, 1 Jahr im Voraus, 24 Std. Stornofrist.
• Kontaktdaten bei der Buchung: alles freiwillig, Gäste und Laufkunden erlaubt.
• Preise anzeigen: an.
• Raster: 15 Minuten, fortlaufende Startzeiten an.
• Gewählte Zeit reservieren: aus (15 Minuten, wenn du es wieder einschaltest).
• Außerhalb der Öffnungszeiten: bis 30 Minuten.
• Erinnerungen: an, 24 Stunden vorher, per E-Mail, für alle deine Standorte.

Der Schalter für die Online-Buchung bleibt, wie er ist. Ungespeicherte Änderungen auf der Seite gehen beim Zurücksetzen verloren.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Uhrzeit, obwohl der Kalender frei aussieht? Meist wegen der Mindestvorlaufzeit, des Buchungszeitraums, des Rasters oder eines Puffers. Dein Team sieht solche Zeiten im Kalender mit Hinweis und kann nach einer Bestätigung trotzdem buchen. Urlaub, Feiertage, Sperrungen und ein anderer Termin bleiben immer blockiert.

Wo stelle ich ein, dass Telefon Pflicht ist? Hier, im Abschnitt „Angaben bei der Buchung“.

Wo ändere ich die Öffnungszeiten? Unter Einstellungen → Standort → Öffnungszeiten & Schließtage, nicht hier.

Kann ich Erinnerungen per SMS schicken? Auf dieser Seite gibt es nur den Kanal E-Mail.