Daten aus dem alten System übernehmen

Daten übernehmen: Leistungen, Team und Terminbuch aus dem alten System

Wer von einem anderen Programm, einem Papierkalender oder einer Excel-Liste zu Terminz wechselt, holt seine Daten über Excel-Vorlagen herüber. Du findest die Seite im Menü unter Konto & Daten → Daten übernehmen (/manager/migration). Terminz liest nur die eigenen Vorlagen. Exporte anderer Programme nimmt die Seite nicht an: Du lädst die Vorlage herunter, kopierst deine Daten hinein und lädst sie wieder hoch.

Kunden gibt es dort nicht als Liste zum Hochladen. Terminz legt keine Kunden für andere Leute an, deine Kunden tragen sich selbst über den Registrierungslink ein (siehe „Kunden über den Registrierungslink einladen“). Namen im Terminbuch, die noch niemand registriert hat, kommen als Laufkunden mit.

Beim ersten Öffnen erscheint die Anleitung „So ziehst du zu Terminz um“. Danach öffnest du sie über das Signpost-Symbol neben dem Seitentitel.

Die Übersicht: vier Stufen

Oben steht: „Tipp an, was du mitnehmen willst. Am besten von oben nach unten: Ein Termin findet seine Leistung, Person und Kunden nur, wenn sie schon da sind.“ Darunter stehen vier Zeilen. Eine Zeile zeigt, wie viel schon da ist, sonst ihren Hinweis. Die nächste noch offene Stufe trägt das Zeichen „Als Nächstes“.

• Leistungen („Mit Dauer und Preis, per Excel-Vorlage“): öffnet „Leistungen importieren“.
• Team („Wer bei dir arbeitet, per Excel-Vorlage“): öffnet „Team importieren“.
• Kunden („Melden sich selbst über deinen Link an“): öffnet „Kunden einladen“. Die Zeile zählt die Registrierungen.
• Terminbuch („Deine Termine aus dem alten Kalender“): öffnet „Termine übernehmen“. Die Zeile zählt die übernommenen Termine.

Darunter steht eine Beispielzeile „Eine Zeile aus deinem Terminbuch“. Sie sagt dir in einem Satz, was deinem Terminbuch gerade noch fehlt, zum Beispiel keine Leistung oder niemand im Team.

Ganz unten steht „Lieber abgeben? Schicke uns den Export aus deinem alten System, wir übertragen ihn für dich.“ mit dem Link Anfrage schreiben. Er öffnet eine neue Nachricht an den Support (siehe „Nachrichten“). Lädt die Seite ihre Zahlen nicht, steht dort „Die Daten konnten nicht geladen werden“ mit Erneut versuchen.

Rechts oben führt Importverlauf (am Handy nur das Symbol) zur Liste aller bisherigen Importe.

Leistungen und Team importieren

Beide Stufen laufen gleich ab, in drei Schritten: „Vorlage“ (Herunterladen, ausfüllen, hochladen), „Prüfen“ (Sehen, was passiert) und „Übernehmen“ (Prüfen und übernehmen).

Schritt Vorlage

1. Leistungs-Vorlage herunterladen oder Team-Vorlage herunterladen. Die Vorlage ist für deinen Standort vorbereitet. Ein eigenes Blatt „Anleitung“ erklärt jede Spalte.
2. Trage deine Daten Zeile für Zeile ein. Spalten nicht umbenennen, Auswahllisten nutzen.
3. Ausgefüllte Vorlage hochladen: Tippe auf „Ausgefüllte Vorlage auswählen“. Erlaubt ist nur die Terminz-Vorlage als .xlsx, höchstens 5 MB. Eine andere Datei lehnt Terminz mit „Das ist nicht die Vorlage“ ab, eine zu große mit „Die Datei ist zu groß“.

Wer lieber einzeln arbeitet, nimmt Lieber einzeln anlegen. Das führt zur Leistungsliste oder zur Mitarbeiterliste.

Die Spalten der Leistungs-Vorlage (Blatt „Leistungen“): „Name“ und „Dauer (Min)“ sind Pflicht. Dazu kommen „Kategorie“, „Preis (EUR)“, „Beschreibung“, „Steuersatz“, „Puffer vorher (Min)“, „Puffer nachher (Min)“, „Ressource 1“, „Ressource 2“ und „Mitarbeiter“. Ein zweites Blatt „Ressourcen“ legt die Räume und Geräte an, die du in „Ressource 1“ und „Ressource 2“ nennst. Der Preis darf als „25“, „25,50“ oder „1.250,00“ stehen. Eine Kategorie, die es noch nicht gibt, legt der Import an.

Die Spalten der Team-Vorlage (Blatt „Mitarbeiter“): „Vorname“ und „E-Mail“ sind Pflicht, dazu „Nachname“ und „Erfahrung (Jahre)“.

Schritt Prüfen

Terminz liest die Datei und zeigt unter „So kommt deine Datei an“, was passiert, bevor etwas gespeichert ist. Die Überschrift nennt die Zahl, zum Beispiel „3 Leistungen werden übernommen.“ oder „2 Personen kommen ins Team.“.

• Was mit Bestehendem passiert, wenn eine Leistung schon da ist: „Überspringen“ (Standard, Bestehendes bleibt, wie es ist), „Überschreiben“ (Werte aus der Datei ersetzen die bisherigen, leere Zellen ändern nichts) oder „Zusammenführen“ (nur leere Felder werden aus der Datei ergänzt).
• Beim Team gibt es diese Wahl nicht. Wer mit derselben E-Mail-Adresse schon in deinem Team ist, wird übersprungen und nicht verändert.
• Zeilen mit Fehlern werden ausgelassen. Sie stehen unter „Zu prüfen (2)“ mit der Zeilennummer und dem Grund. Korrigiere sie in der Datei und lade sie neu hoch.
• Der Knopf 3 übernehmen startet den Import. Darunter steht, dass du ihn direkt danach oder noch 30 Tage lang im Importverlauf unter Daten übernehmen rückgängig machen kannst.

Verlässt du die Seite, ohne zu übernehmen, bricht Terminz den vorbereiteten Import ab. Übernommen ist dann nichts.

Schritt Übernehmen

Der Import läuft im Hintergrund („Deine Daten werden importiert...“). Danach zeigt die Seite „Zeilen übernommen“ und „Zeilen übersprungen“. Es gibt vier Knöpfe:

• Fehlerbericht herunterladen: eine Datei mit Zeile und Fehlermeldung für alles, was nicht ankam.
• Weiteren Import durchführen: zurück zum ersten Schritt.
• Import rückgängig machen: entfernt, was dieser Import angelegt hat. „Du kannst diesen Import innerhalb von 30 Tagen rückgängig machen.“
• Weiter zum Team bzw. Weiter zu den Kunden: nach einem erfolgreichen Import der nächste Schritt. Dazu steht: „Import fertig. Wenn nichts mehr fehlt, geht es mit dem nächsten Schritt weiter.“

Bei einem Abbruch stehen Neu beginnen und Andere Datei hochladen zur Wahl. Brach die Verbindung ab, bevor klar war, ob der Import gestartet ist, steht dort: Prüfe den Stand mit Stand prüfen, bevor du die Datei noch einmal hochlädst, sonst kommt alles doppelt an.

Was mit importierten Personen passiert

Eine Person aus der Team-Vorlage bekommt einen Mitarbeiter-Eintrag mit den Standard-Berechtigungen für Teammitglieder. Sie bekommt keinen Dashboard-Zugang und keine Einladungs-Mail. Willst du, dass sie sich anmeldet, öffnest du die Person unter Mitarbeiter → Bearbeiten und schaltest „System-Zugang“ ein (siehe „Mitarbeiter anlegen und verwalten“).

Eine E-Mail-Adresse, hinter der schon ein Konto steckt, hängt der Import nicht an dein Team. Nur eine Person, die du vorher von diesem Standort entfernt hattest, kommt zurück. Alle anderen stehen als Fehler im Bericht.

Das Terminbuch übernehmen

Die Stufe „Termine übernehmen“ nimmt deine bestehenden Termine aus dem alten Kalender mit. Zuerst müssen Leistungen und Team da sein, sonst findet eine Terminzeile ihre Leistung und ihre Person nicht. Fehlt etwas davon, steht oben eine Warnung. Sind noch keine Kunden registriert und keine Termine übernommen, steht ein Hinweis, dass die Namen als Laufkunden ankommen.

Der Ablauf hat drei Schritte: „Datei“, „Prüfung“ und „Import“.

1. Vorlage holen, Datei hochladen

Unter „1 · Vorlage holen“ lädst du die „Vorlage für dein Terminbuch“ mit Vorlage herunterladen. Kunde, Dienstleistung und Mitarbeiter wählst du aus Listen. Ein eigenes Blatt erklärt jede Spalte. Die Kundenliste in der Vorlage zeigt nur den Namen und ein unkenntliches Merkmal, zum Beispiel „Anna Müller (…4567)“. Wegen der Kundenliste braucht der Download beide Berechtigungen, und Terminz hält jeden Download im Protokoll fest.

Unter „2 · Ausgefüllte Datei hochladen“ ziehst du die .xlsx auf das Feld oder tippst darauf. Höchstens 5 MB. Datei prüfen startet die Prüfung. Gelingt sie nicht, steht dort „Die Datei konnte nicht geprüft werden“. Meist liegt es an einer anderen Vorlage oder umbenannten Spalten.

Die Spalten (Blatt „Termine“):

Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone deines Standorts.

2. Prüfung

Oben zeigt eine Leiste die Zahlen: „Wird importiert“, „Schon bekannt“, „Zur Klärung“ und „Fehler“. Darunter steht die Tabelle mit den Spalten der Vorlage und einer Spalte „Was passiert“:

• „Schon vorhanden — wird verknüpft“: der Kunde ist erkannt, der Termin kommt in sein Konto.
• „Wird als Laufkunde übernommen — kein Kundenkonto“: der Name ist niemandem sicher zuzuordnen. Der Termin blockiert trotzdem die Zeit.
• „Kann nicht importiert werden“: zum Beispiel unbekannte Leistung, unbekannte Person, eine Uhrzeit, die Terminz nicht liest oder ein Ende, das nicht nach dem Beginn liegt. Liegt der Termin beim Übernehmen auf einem anderen Termin derselben Person, meldet der Importbericht auch das als Fehler.
• „Geändert — wird neu geprüft“: du hast die Zeile bearbeitet.

Wie Terminz einen Kunden erkennt: Ein Name aus der Auswahlliste der Vorlage passt sicher. Was du selbst tippst, erkennt Terminz nur sicher über eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in Klammern. Ein Name allein verknüpft nie automatisch, der Termin kommt als Laufkunde. Ähnelt ein Name einem Kunden, gibt es eine Warnung, die Zeile kommt trotzdem mit.

Was du in der Prüfung tun kannst:

• Nur Probleme (Standard) oder Alle Zeilen umschalten.
• Suchen nach Name, Telefon oder E-Mail (Feld „Name, Telefon, E-Mail“). Die Tabelle zeigt 50 Zeilen pro Seite.
• Zellen direkt bearbeiten. Gespeichert wird nichts, bis du 1 Zeile erneut prüfen (bzw. die Zahl deiner geänderten Zeilen) wählst.
• Überspringen an einer Zeile nimmt sie aus dem Import, Doch importieren holt sie zurück.
• Weiter zur Zusammenfassung geht zum letzten Schritt.

Zeilen mit einer Warnung werden mitimportiert, Zeilen mit Fehler nicht. Ein Termin, den es schon gibt (gleiche Zeit, gleiche Person, gleicher Kunde oder gleicher Nachname), zählt als „Schon bekannt“ und wird übersprungen. Das Hochladen derselben Datei verdoppelt also nichts.

3. Import

Die Zusammenfassung sagt „12 Termine werden angelegt“ und „Nichts ist bisher gespeichert. Erst mit dem Klick unten legen wir die Daten an.“ Zeilen mit Fehlern stehen als „… Zeilen werden nicht übernommen“ dabei.

Online-Buchung ausschalten. Der Schalter „Online-Buchung für die Übernahme ausschalten“ ist an. Solange du deine Termine einträgst, könnte sonst jemand online genau die Zeit buchen, die du schon vergeben hast. Bei aktiviertem Schalter schaltet Terminz mit Jetzt übernehmen die Online-Buchung aus. Deine öffentliche Seite zeigt dann die Telefonnummer statt des Buchungsformulars. Die Seite bleibt aus, bis du sie selbst wieder einschaltest. Das geschieht nicht von allein.

• War die Online-Buchung schon aus, steht dort „Deine Online-Buchung ist ohnehin aus“, und Terminz ändert nichts.
• Lässt du den Schalter aus, obwohl Termine ab heute in der Datei stehen, warnt Terminz. Beim Bestätigen fragt ein Fenster „Online-Buchung wirklich anlassen?“, mit Trotzdem übernehmen.

Jetzt übernehmen startet den Import im Hintergrund. Danach steht „Übernahme läuft“ („Wir legen die Daten jetzt im Hintergrund an. Den Fortschritt siehst du im Importverlauf.“). Hast du die Online-Buchung ausgeschaltet, steht „Online-Buchung ist jetzt aus“ mit dem Link Zur Online-Buchung (zu den Buchungsregeln). Prüfe die Termine im Kalender und schalte sie danach wieder ein. Dazu steht „Deine Termine stehen. Jetzt können deine Kunden ihre Kontaktdaten selbst ergänzen.“ mit Kunden einladen und Zum Importverlauf.

Unter dem Ablauf steht der Block „Online-Terminbuchung“. Er zeigt, ob die Online-Buchung gerade an oder aus ist, mit dem Link Ausschalten bzw. Wieder einschalten zu den Buchungsregeln.

Was aus den Terminen wird

• Ein Termin in der Vergangenheit bekommt den Status „Abgeschlossen“, einer ab jetzt den Status „Bestätigt“.
• Der Preis kommt von der Leistung. Der Zahlstatus bleibt offen, ein Import bucht keine Zahlung.
• Ist der Kunde erkannt und der Termin liegt in der Vergangenheit, zählt er als Besuch in der Akte dieses Kunden (Besuche, Umsatz, letzter Besuch).
• Termine, die der Import angelegt hat, tragen den Buchungsweg Import.
• Der Import selbst verschickt keine Mail an Kunden.

Der Importverlauf

Der Importverlauf (/manager/migration/history) listet jeden Import des Standorts, den neuesten zuerst. Aktualisieren lädt neu. Eine Zeile zeigt:

• die Art (zum Beispiel Leistungen, Team, Produkte, Termine), Datum und Uhrzeit, den Dateinamen und die Zahl der Zeilen,
• den Status: „Ausstehend“, „Wird validiert“, „Bereit“, „Wird importiert“, „Abgeschlossen“, „Fehlgeschlagen“, „Storniert“ oder „Rückgängig gemacht“,
• bei „Fehlgeschlagen“ den Grund.

Ohne Importe steht dort: „Noch keine Importe. Jede Übernahme aus einer Terminz-Vorlage steht danach hier, mit ihren Zahlen.“ mit dem Knopf Daten übernehmen.

Rückgängig machen erscheint nur bei einem Import im Status „Abgeschlossen“, solange der Rückgängig-Zeitraum von 30 Tagen läuft. Das Fenster „Import rückgängig machen?“ warnt: „Dadurch werden alle durch diesen Import erstellten Datensätze dauerhaft entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Mit Ja, rückgängig machen startest du es. Bei Terminen entfernt Terminz nur, was unverändert ist: Ein Termin, an dem inzwischen eine Zahlung, eine Rechnung oder eine Bewertung hängt, bleibt. Danach steht der Import als „Rückgängig gemacht“ in der Liste.

Häufige Fragen

Kann ich eine Kundenliste hochladen? Nein. Kunden tragen sich selbst über den Registrierungslink ein. Namen im Terminbuch ohne Konto kommen als Laufkunden mit.

Kann ich den Export meines alten Programms direkt hochladen? Nein. Terminz liest nur die eigenen Vorlagen. Kopiere deine Daten in die Vorlage, oder schick den Export über Anfrage schreiben an den Support.

In welcher Reihenfolge soll ich vorgehen? Leistungen, Team, dann das Terminbuch. Ein Termin findet seine Leistung und seine Person nur, wenn sie schon in Terminz stehen.

Warum steht mein Termin als „Laufkunde“? Terminz hat den Namen keinem registrierten Kunden sicher zuordnen können. Wähle den Kunden in der Vorlage aus der Liste, oder lass den Termin als Laufkunde, es ändert nichts an der belegten Zeit.

Warum fehlt einem importierten Mitarbeiter der Dashboard-Zugang? Der Import legt Personen ohne Anmeldung an. Schalte „System-Zugang“ in der Mitarbeiterverwaltung ein.

Warum kommt „Das ist nicht die Vorlage“? Die Datei ist keine Terminz-Vorlage oder hat umbenannte Spalten. Lade die Vorlage neu herunter und trage die Daten dort ein.

Warum ist meine Online-Buchung nach der Übernahme aus? Der Schalter „Online-Buchung für die Übernahme ausschalten“ war an. Schalte sie in den Buchungsregeln wieder ein.

Kann ich einen Import wieder löschen? Ja, im Importverlauf mit Rückgängig machen, 30 Tage lang. Nach dem Ablauf geht es nicht mehr.

Wo finde ich einen Import, den ich vorhin gestartet habe? Im Importverlauf. Dort siehst du den Fortschritt und, wenn etwas schiefging, den Grund.