Datenschutz: Kundenliste, Datenexport und gesperrte Akten

Datenschutz (GDPR): Kundenliste, Datenexport, gelöste Verknüpfungen und gesperrte Akten

Diese Seite bündelt die Datenschutz-Werkzeuge für Inhaber. Du findest sie im Menü unter Einstellungen → Konto & Daten → Datenschutz (GDPR) (/manager/settings/gdpr). Oben steht die Marke „DSGVO“ und fünf Reiter: „Kunden“, „Export-Anfragen“, „Audit-Protokoll“, „Gelöste Verknüpfungen“ und „Gesperrt“. Der Reiter lässt sich auch direkt ansteuern, zum Beispiel mit ?tab=exports, ?tab=audit, ?tab=decouplings oder ?tab=locked hinter der Adresse.

Wer nicht Inhaber ist, sieht statt der Reiter die Karte „Zugriff verweigert“. Der Menüpunkt ist trotzdem für alle Manager sichtbar.

Reiter „Kunden“

Eine durchsuchbare Liste der Kunden des Standorts mit den Spalten „Kunde“, „E-Mail“ und „Registriert“ (die beiden letzten fehlen am Handy). Du sortierst nach Name oder Registrierungsdatum, standardmäßig steht das neueste oben. Ein Tipp auf eine Zeile oder Details im Zeilenmenü öffnet „Kunden-Details“ mit „Persönliche Informationen“: Name, E-Mail und Registrierungsdatum. Mehr zeigt dieses Fenster nicht. Die Kundenakte selbst liest du unter Kunden → Kundenliste (siehe „Kunden anlegen, suchen und die Kundenakte lesen“).

Reiter „Export-Anfragen“

Hier fragst du einen Datenexport deines eigenen Benutzerkontos an, also das, was Terminz über dich als Person gespeichert hat. Es ist kein Export deiner Kunden. Die Tabelle heißt „Meine Datenexporte“ und hat die Spalten „Angefragt“, „Status“, „Format“ und „Abgeschlossen“. Leer steht dort „Keine Export-Anfragen gefunden“.

1. Tippe oben rechts in der Tabelle auf Export erstellen. Es gibt kein Formular und keine Auswahl, das Format ist immer JSON.
2. Es erscheint „Export angefordert – Dein Datenexport wurde angefordert. Du wirst benachrichtigt, wenn er bereit ist.“ Die Seite fragt danach alle 15 Sekunden nach, solange ein Export aussteht.
3. Der Status geht von „Ausstehend“ über „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“. Bei einem Problem steht dort „Fehlgeschlagen“.
4. Ist der Export fertig, lädst du ihn im Zeilenmenü mit Herunterladen. Der Eintrag bleibt 7 Tage herunterladbar, danach steht er auf „Abgelaufen“.

Hast du bereits einen Export in Arbeit, legt Terminz keinen zweiten an, sondern zeigt den bestehenden.

Reiter „Audit-Protokoll“

Eine reine Übersicht ohne Bedienelemente: „DSGVO-Aktivitätsübersicht“. Sie nennt drei Dinge, die automatisch laufen: „Automatisierte Datenspeicherfristen-Durchsetzung“ (täglich, automatisiert), „Einwilligungsdatensätze mit IP & Zeitstempel“ (pro Nutzer, bei Änderung) und „Datenexportanfragen & Downloads“ (siehe Reiter Export-Anfragen). Einzelne Einträge listet der Reiter nicht auf.

Reiter „Gelöste Verknüpfungen“

Das Terminz-Profil einer Person gehört der Person selbst. Verknüpft sie es mit deinem Standort, siehst du daraus nur, was sie dir freigibt. Lehnt eine Person die Verknüpfung ab, ändert sich bei dir etwas, und genau das steht hier. Die Tabelle „Gelöste Verknüpfungen“ hat die Spalten „Name“, „Was sich geändert hat“ (zum Beispiel „3 Termine jetzt als Laufkundschaft“, „1 Kassenverkauf ohne Kundenbezug“, „1 Serie beendet“), „Rechnungen“ mit den betroffenen Rechnungsnummern, „Übergabe“ und „Gelöst am“. Ist sie leer, steht dort „Noch hat niemand eine Verknüpfung abgelehnt.“

Die Spalte „Übergabe“ zeigt „Offen“, „Datei bereit“ oder „Erhalten“, bei Gesundheitsdaten zusätzlich „Mit Gesundheitsdaten“. Im Zeilenmenü:

• Datei herunterladen: nur wenn eine Übergabedatei existiert. Sie enthält, was in euren Branchenprofilen über die Person erfasst war. Terminz fragt vorher „Übergabedatei herunterladen?“ und bittet, die Datei nur dort zu speichern, wo auch deine übrigen Kundendaten liegen. Danach steht dort „Datei geladen. Markiere den Eintrag als erhalten, sobald du sie gesichert hast.“
• Als erhalten markieren: nur solange der Eintrag nicht erhalten ist. Terminz fragt „Als erhalten markieren?“. Gibt es eine Übergabedatei, löscht Terminz sie danach. Der Eintrag bleibt mit seinen Zahlen als Nachweis stehen.

Reiter „Gesperrt“

Löscht eine Person ihr Konto, verschwindet ihre Kundenakte aus dem Alltag. Muss sie aufbewahrt werden, landet sie hier. Die Tabelle „Gesperrt“ (leer: „Keine gesperrten Kundenakten“) hat die Spalten „Name“, „Gesperrt bis“, „Grund“, „Inhalt“, „Termine“, „Status“ und „Gesperrt am“:

• Grund: „Behandlungsdokumentation“ oder „Abwehr von Ansprüchen“.
• Inhalt: „Mit Notizen“, die Art der Branchenprofile (Medizin, Fitness, Fahrzeug, Mandant, Tier) und „Mit Gesundheitsdaten“.
• Termine: wie viele Termine bei der Löschung storniert wurden.
• Status: „Neu“ oder „Zur Kenntnis genommen“.

Eine kleine Hilfe oben erklärt den Reiter. Die Akte darf nur noch für die gesetzliche Aufbewahrung oder zur Abwehr von Ansprüchen genutzt werden, und jeder Aufruf wird protokolliert. Nach Ablauf der Frist löscht Terminz die Akte von selbst.

Im Zeilenmenü:

• Details anzeigen: öffnet die Akte mit den Notizen und allen Branchenprofilen. Das Fenster beginnt mit dem Hinweis, wofür du sie nutzen darfst.
• Jetzt löschen: löscht die Akte vor Ablauf der Frist. Prüfe vorher deine Aufbewahrungspflichten. Notizen und Branchenangaben sind danach endgültig weg, Belege und Rechnungen bleiben. Zur Bestätigung tippst du den Satz „AKTE LÖSCHEN“ ein.

Mehrere Zeilen wählst du am Kästchen aus, und Zur Kenntnis genommen setzt sie alle auf diesen Status.

Häufige Fragen

Wo exportiere ich die Daten meiner Kunden? Nicht hier. Der Export in diesem Reiter betrifft nur dein eigenes Benutzerkonto. Die Kundenliste siehst du im Reiter „Kunden“, die einzelne Akte unter Kunden → Kundenliste.

Warum sehe ich „Zugriff verweigert“? Die Seite ist nur für Inhaber des Standorts oder des Rechtsträgers.

Kann ich bei „Export erstellen“ das Format wählen? Nein, es ist immer JSON.

Wo trage ich Impressum und Datenschutzerklärung ein? Unter Einstellungen → Konto & Daten → Rechtliches (siehe „Impressum, Datenschutzerklärung und AGB hinterlegen“).