Finanzbericht lesen und für den Steuerberater exportieren

Finanzbericht lesen und für den Steuerberater exportieren

Der Finanzbericht rechnet aus deinen Kassenbelegen, Ausgaben und Gehältern aus, was in einem Monat übrig bleibt. Du findest ihn im Menü unter Finanzen → Berichte → Finanzbericht (/manager/financial-report). Neben dem Titel steht „Beta“, und eine kleine Hilfe („So liest du den Finanzbericht“) erklärt die Seite.

Der Bericht gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Endet dein Abo, bleibt die Seite lesbar, und oben steht „Deine Bücher bleiben offen“: Belege, Rechnungen und der DATEV-Export lassen sich weiter ansehen und herunterladen, bis deine Daten gelöscht werden.

Monat oder Jahr wählen

Oben schaltest du zwischen Monatlich und Jährlich um. Im Feld Zeitraum wählst du den Monat oder das Jahr. Spätere Zeiträume als heute lassen sich nicht wählen. Voreingestellt ist der laufende Monat.

Gibt es für den Zeitraum nichts zu zeigen, steht dort „Keine Daten für diesen Zeitraum“.

Ansicht „Monatlich“

Oben steht das Ergebnis: „Ergebnis <Monat Jahr>“ mit der Zahl für „Gewinn/Verlust“, einem Satz dazu („Von … Nettoumsatz bleiben nach Ausgaben und Personal … übrig.“ oder „Ausgaben und Personal liegen … über dem Nettoumsatz von …“) und einem Balken, der den Nettoumsatz in Ausgaben, Mitarbeiter und Gewinn aufteilt. Ein Link Rechnungen ansehen führt zu den Rechnungen.

Die Rechnung dahinter: Umsatz netto minus Rückerstattungen, Ausgaben und Personal. Rabatte sind im Umsatz schon abgezogen, Trinkgeld für dein Team ist kein Umsatz.

Darunter sitzen vier Reiter: Übersicht, Einnahmen, Ausgaben und USt. Der Reiter „USt“ fehlt, wenn dein Standort als steuerbefreit eingestellt ist (siehe „Kasse und Steuern einstellen“). Dann heißen die Zeilen auch „Ausgaben (brutto)“ statt „Ausgaben (netto)“.

Reiter „Übersicht“

Die Zeilen von oben nach unten:

• „Umsatz (netto)“;
• „Rückerstattungen (netto)“ mit Anzahl, nur wenn es welche gab;
• „Nettoumsatz“;
• „Ausgaben (netto)“;
• „Mitarbeiter“ (die Personalkosten), bei Provisionen mit der Zeile „davon Provisionen“;
• „Gewinn/Verlust“.

Fehlt bei Mitarbeitern die Gehaltskonfiguration, steht dort „Einige Mitarbeiter haben keine Gehaltskonfiguration.“ Dann sind die Personalkosten zu niedrig.

Unter „Nachrichtlich“ stehen Posten, die nicht in die Rechnung eingehen: „Rabatte (im Umsatz schon abgezogen)“ (aufgeschlüsselt nach Rabattcode, „Treue-Bonus“ für die Treuekarte und „Ohne Code“ für Rabatte ohne Code), „Aus Paketen eingelöst“, „Trinkgeld eingenommen“ und „Trinkgeld noch offen“, „Gutscheine verkauft“ und „Gutscheine eingelöst“. Der Abschnitt erscheint nur, wenn es etwas zu zeigen gibt.

Der „Kassenbericht“ zeigt das Bargeld des Monats: „Anfangsbestand“, „Einzahlungen“, „Auszahlungen“, bei Bedarf „Kassendifferenz“ und „Endbestand“. Gibt es keinen früheren Tagesabschluss, warnt eine Meldung („Kein vorheriger Tagesabschluss gefunden. Der Anfangsbestand stammt aus der ersten Kassenöffnung“).

Reiter „Einnahmen“

• „Leistungen und Produkte“: der Umsatz mit Leistungen, bei Material-Verbrauch auf Terminen die Zeilen „Verbrauch auf Terminen“ und „Marge auf Leistungen“, bei verkauften Produkten „Produkte“, „Einkaufswert“ und „Marge auf Produkte“. Fehlt bei Produkten oder Material der Einkaufspreis, steht dort ein Hinweis, dass die Marge zu hoch ist.
• „Nach Zahlungsart“: Betrag und Anzahl je Zahlungsart, bei steuerpflichtigen Standorten mit dem USt-Anteil.
• „Nach Kategorie“: Umsatz je Servicekategorie.
• „Rückerstattungen“: Beträge je Zahlungsart.
• „Trinkgeld“: je Mitarbeiter, mit dem Zusatz „… offen“, solange etwas noch nicht ausgezahlt ist.

Reiter „Ausgaben“

Oben stehen „Ausgaben (brutto)“, „Vorsteuer“ und „Ausgaben (netto)“. Darunter folgt „Nach Kategorie“ mit Betrag, Anzahl und Vorsteuer je Ausgabenkategorie. Die Ausgaben pflegst du unter Finanzen → Berichte → Ausgaben (siehe „Ausgaben erfassen, Belege anhängen und Kategorien anlegen“).

Reiter „USt“

• „Umsatzsteuer-Aufschlüsselung“: je Steuersatz Brutto, Netto und „USt: …“.
• „USt-Zusammenfassung“: „USt (erhoben)“, „USt auf Rückerstattungen“, „Vorsteuer (Ausgaben)“ und das Ergebnis „USt-Zahllast“. Ist die Vorsteuer größer als die erhobene USt, heißt die Zeile „Vorsteuerüberhang (Erstattung)“.

Die Zahllast ist die USt aus deinen Verkäufen minus die USt auf Rückerstattungen und die Vorsteuer aus deinen Ausgaben.

Ansicht „Jährlich“

Die Jahresansicht zeigt oben dasselbe Ergebnis für das ganze Jahr, darunter die „Monatliche Aufschlüsselung“: je Monat den Nettoumsatz mit einem Balken und den Gewinn oder Verlust. Einen Export gibt es in dieser Ansicht nicht, er hängt immer an einem Monat.

Export für den Steuerberater

In der Monatsansicht stehen oben rechts die Knöpfe DATEV und CSV. Beide exportieren den Monat, der im Feld „Zeitraum“ gewählt ist, und laden die Datei direkt herunter.

• CSV erzeugt monatsabrechnung_JJJJ_MM.csv mit Semikolon als Trenner: Einnahmen, Ausgaben, Steuer und Kassendaten des Monats als Tabelle.
• DATEV erzeugt datev_export_JJJJ_MM.zip. Darin liegen die Transaktionen und die Rechnungen im DATEV-Format, das Kassenbuch, das Journal und die Datei HINWEIS.txt mit den Kontenzuordnungen.

Der Export ist noch in der Beta-Phase. Stimme Konten und Buchungen vor der finalen Verbuchung mit deinem Steuerberater ab, die Hinweise dazu liegen dem Export bei.

Häufige Fragen

Warum ist mein Ergebnis zu gut? Prüfe die Warnungen: fehlende Gehaltskonfiguration bei Mitarbeitern, Produkte oder Material ohne Einkaufspreis.

Wo ist der Reiter „USt“? Er erscheint nur, wenn dein Standort nicht steuerbefreit ist.

Kann ich das ganze Jahr exportieren? Nein, der Export gilt für einen Monat. Wähle den Monat im Feld „Zeitraum“ und tippe auf DATEV oder CSV.

Warum steht beim Trinkgeld „offen“? Das Trinkgeld ist eingenommen, aber noch nicht an das Team ausgezahlt (siehe „Trinkgeld auszahlen und Auszahlungsverlauf“).