Termine
Den Kalender benutzen und Termine ändern
So findest du Termine im Kalender, verschiebst sie per Ziehen, änderst Zeit, Mitarbeiter und Leistung im Terminblatt, setzt den Status und sperrst Zeiten.
Im Dashboard
- Menü
- Termine → Kalender
- Wer
- Manager mit der Berechtigung „Termine erstellen und bearbeiten, nach Bestätigung auch über Puffer, Pause und Arbeitszeiten hinweg“. Funktioniert in jedem Tarif.
Der Kalender ist die Startseite für alles, was mit Terminen zu tun hat: ansehen, anlegen, verschieben, absagen, abschließen. Für einen neuen Termin gibt es einen eigenen Weg, siehe „Einen Termin im Dashboard anlegen“.
Ansicht und Navigation
Öffne im Menü Termine → Kalender. Oben wählst du die Ansicht: Tag, Woche, Monat oder Agenda. Mit den Pfeilen und Datum wählen springst du zu einem anderen Tag; die Wochenansicht zeigt „KW“ und die Wochenzahl, außerdem gibt es Letzte Woche und Nächste Woche. In der Agenda steht oben „Als Nächstes“.
- Der Filter hat zwei Auswahlfelder, Alle Mitarbeiter und Alle Status, und den Schalter Stornierte anzeigen. Der Filter ändert nur, was du siehst, nie die Daten.
- In der Tages- und Wochenansicht hat jede Person mit Arbeitszeit an dem Tag eine Spalte. Eine leere Spalte heißt: Für die Person ist kein Dienstplan eingetragen. Wer an dem Tag keine Arbeitszeit hat, bekommt gar keine Spalte.
- Steht dort „Nicht alle Termine werden angezeigt. Bitte den Zeitraum eingrenzen.“, ist der Zeitraum zu groß. Wähle Tag oder Woche.
- Ein Termin trägt Kundenname, Zeit und Leistung. Die Herkunft siehst du im Terminblatt: Dashboard, Kasse, Online-Buchung, Google, Import oder Wiederkehrend.
Einen neuen Termin starten
- Oben rechts auf Termin erstellen tippen. Du landest im Wizard.
- Oder in der Tages- und Wochenansicht auf eine freie Zeit tippen oder über einen freien Bereich ziehen. Der Wizard öffnet sich dann mit Tag, Uhrzeit, Ende und Mitarbeiter schon eingetragen.
Einen Termin verschieben
Per Ziehen: Halte den Termin und ziehe ihn auf eine neue Zeit oder zu einer anderen Person. Es erscheint eine Rückfrage mit „Verfügbarkeit wird geprüft …“. Passt es, steht dort „Zeitfenster ist frei“, und du bestätigst. Danach: „Termin wurde verschoben“. Die Kundenbenachrichtigung ist vorgewählt. Gehört der Termin zu einer Serie, wird nur dieser eine verschoben („Nur dieser Termin der Serie wird verschoben.“). Mit der Tastatur geht es auch: Termin aufnehmen, mit den Pfeiltasten verschieben, Enter bestätigt, Escape bricht ab; „15 Minuten früher“ und „15 Minuten später“ schieben in Viertelstunden.
Im Terminblatt: Tippe den Termin an. Es öffnet sich das Terminblatt, dasselbe wie überall in Terminz. Mit Termin ändern wählst du, was du ändern willst:
| Zeile | Was passiert |
|---|---|
| Zeit ändern | Du siehst freie Zeiten für die Person und die Dauer. Unten steht, was daraus wird: „Danach: Do., 14:30 – 15:30 bei …“. |
| Mitarbeiter ändern | Die Liste sagt pro Person „um 14:30 frei“, „um 14:30 belegt“ oder „um 14:30 nur mit Bestätigung“. Bietet sonst niemand die Leistung an, steht dort „Niemand sonst bietet diese Leistung an.“ |
| Leistung ändern | Suche über Leistung suchen. Zusatzoptionen der alten Leistung fallen weg. |
| Notiz zum Termin | Freitext zum Termin, zum Beispiel ein Wunsch oder Hinweis. |
| Intern | Notiz nur für dein Team. |
Bei Zeit, Mitarbeiter oder Leistung erscheint der Schalter Kunde per E-Mail informieren, vorgewählt, solange der Kunde per Mail erreichbar ist. Ein Laufkunde hat keine E-Mail, der Schalter fehlt dann. Gespeichert wird mit Termin verschieben; danach steht „Gespeichert. Der Termin liegt jetzt am … um …“.
Eine Zeit, die einen Puffer, eine Pause, die Arbeitszeit oder die Öffnungszeiten verletzt, fragt „Über die Regel buchen?“. Mit Trotzdem verschieben setzt du dich dafür bewusst darüber hinweg. Nicht überschreiben lassen sich Urlaub, Feiertage, Sperrungen und echte Überschneidungen derselben Person oder Ressource.
Ein bezahlter Termin behält seine Leistung („Schon bezahlt – die Leistung bleibt.“). Ein abgeschlossener, stornierter oder nicht erschienener Termin lässt Zeit, Mitarbeiter und Leistung unverändert, bis du den Status zurücknimmst.
Den Status setzen
Welche Knöpfe im Terminblatt stehen, hängt vom aktuellen Status ab. Der Status steht oben als „Aktuell: …“.
| Knopf | Wann | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestätigen | Der Termin ist noch offen | „Der Termin steht fest im Kalender.“ |
| Kunde ist da | Bestätigter Termin | „Der Termin läuft. Danach schließt du ihn ab oder kassierst.“ |
| Abschließen | Läuft gerade | „Der Termin gilt als erledigt.“ |
| Kassieren | Statt „Abschließen“, wenn der Termin kassiert wird | Öffnet die Kasse für diesen Termin |
| Nicht erschienen | Bestätigt | Fragt „Nicht erschienen?“. Der Termin bleibt im Verlauf und zählt als nicht erschienen. |
| Stornieren | Vor dem Abschluss | Fragt „Termin stornieren?“ und lässt einen Grund eintragen. Die Zeit wird frei, der Termin bleibt im Verlauf. |
| Doch erschienen | Termin steht auf nicht erschienen | Setzt ihn auf abgeschlossen |
| Storno zurücknehmen, Abschluss zurücknehmen, Start zurücknehmen | Nach einem Fehlgriff | Der Termin geht einen Schritt zurück. Ein stornierter Termin belegt seine Zeit nur wieder, wenn sie noch frei ist. |
Eine Terminanfrage von der Buchungsseite, die auf Antwort wartet, zeigt statt der Status-Knöpfe Anfrage prüfen. Du genehmigst („Termin genehmigen“) oder lehnst ab („Termin ablehnen“, ein Grund ist Pflicht und der Kunde sieht ihn).
Zeiten sperren
Das Menü Blockieren neben dem Plus-Knopf bietet: Mitarbeiter blockieren, Leistung blockieren, Ressource blockieren und Betrieb schließen. Für eine bereits markierte Fläche im Kalender übernimmt die Sperre diesen Zeitraum. Geschäftsschließungen verwalten führt in die Notfall-Aktionen.
Mit Zeiten online sperren wählst du Zeiten, die nur online niemand buchen kann. Im Kalender selbst vergibst du sie weiter. Tippe die Zeiten an, übernimm sie mit Sperren; eine gesperrte Zeit gibst du mit Freigeben wieder frei. Sie erscheint im Kalender als Band „Online aus“.
Häufige Fragen
Warum ist eine Spalte leer? Für die Person ist an dem Tag kein Dienstplan eingetragen. Das ist kein freier Tag, sondern fehlende Arbeitszeit.
Warum bleibt ein verschobener Termin auf seiner alten Zeit stehen? Termine mit dem Status „verschoben“ halten ihre Zeit besetzt, bis du sie in der Terminprüfung (Heute → Anfragen → Termine) neu planst oder absagst.
Wo sehe ich offene Anfragen? Im Kalender oben, wenn Anfragen warten, mit einem Link zur Prüfung.