Kasse und Steuern einstellen

Kasse und Steuern einstellen

Hier legst du fest, wie deine Kasse rechnet und kassiert: Steuersätze, welche Zahlungsarten dein Standort annimmt, ob Rechnungen geteilt werden dürfen, wie Trinkgeld und Anzahlungen laufen, wie Belege aussehen und wie gerundet wird. Darunter meldest du die Kasse ans Finanzamt und erzeugst die Verfahrensdokumentation. Du findest die Seite im Menü unter Einstellungen → Kasse & Zahlung → Kasse & Steuern (/manager/settings/checkout).

Die Seite gibt es nur im Tarif Komplett Kasse und nicht im Demo-Konto. Alles gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Oben rechts steht Aktualisieren (lädt die Seite neu) und Auf Standard zurücksetzen. Hast du noch nie gespeichert, steht oben „Standardeinstellungen werden verwendet. Speichere, um anzupassen.“

Sobald du etwas änderst, erscheint am unteren Rand die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Speichern und Verwerfen. Speichern fragt noch einmal „Änderungen speichern?“. Danach steht dort „Kasseneinstellungen wurden erfolgreich aktualisiert“. Die Abschnitte „Kasse melden (ELSTER)“ und „Verfahrensdokumentation“ ganz unten speichern für sich.

Steuereinstellungen

Der Abschnitt „Steuereinstellungen“ gilt für Terminal, Dashboard, Belege, Rechnungen und den DATEV-Export. Welcher Satz für eine einzelne Leistung gilt, legst du bei der Leistung fest.

• Steuerbefreit: Schalter für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Belege und Rechnungen laufen dann ohne Umsatzsteuer, und die Felder für Steuersatz und Erlöskonten verschwinden.

• Steuersatz: der normale Satz in Prozent, 0 bis 100, bis zu zwei Nachkommastellen. In Deutschland 19 %. Gilt für alle Leistungen und Produkte mit normalem Steuersatz.

• Ermäßigter Steuersatz: optional, 0 bis 100 Prozent. Für Leistungen und Produkte, die auf ermäßigt stehen, in Deutschland 7 %.

• Erlöskonto Produkte, normaler Satz: vierstellige Kontonummer. Produkte mit normalem Steuersatz werden auf dieses Konto gebucht. Mit 8400 laufen Produkte und Leistungen auf einem Konto. Viele Steuerberater wollen Produkte getrennt sehen, dann trägst du das Konto aus der Kontenklasse 8 ein, das dein Steuerberater nennt, zum Beispiel 8410. Es gilt ab dem nächsten Verkauf, frühere Belege bleiben, wo sie gebucht sind. Ein Beispiel unter dem Feld zeigt dein Konto mit einem Produktpreis.

• Erlöskonto Produkte, ermäßigter Satz: dasselbe für ermäßigte Produkte. Mit 8300 laufen sie mit den ermäßigten Leistungen zusammen.

• Trinkgeld gehört: zwei Karten zur Wahl.

  • „Dem Mitarbeiter“: keine Umsatzsteuer, auf dem Beleg ohne MwSt. Der Betrieb hält das Trinkgeld nur, bis er es auszahlt.
  • „Dem Betrieb“: eigener Umsatz mit dem Steuersatz des Standorts. Passend, wenn du selbst am Stuhl stehst.

  Der Hinweis dazu: Damit ein Mitarbeiter-Trinkgeld steuerfrei bleibt, muss es dem Mitarbeiter zustehen, der die Leistung erbracht hat. Der Betrieb darf die Verteilung nicht festlegen.

• Preise inkl. MwSt. (Brutto): An heißt, die Preise deiner Leistungen sind Endpreise, die Mehrwertsteuer steckt schon drin. Aus heißt, beim Kassieren kommt die Mehrwertsteuer auf jeden Preis oben drauf. Ein Beispiel unter dem Schalter rechnet mit deinem Satz vor, was der Kunde zahlt.

Zahlungsmethoden

Der Abschnitt „Zahlungsmethoden“ zeigt vier Karten, die du einzeln an- und abwählst:

• Bargeld: am Terminal und im Dashboard.
• Karte: am Kartenleser. Apple Pay, Google Pay und girocard laufen als Karte mit.
• Überweisung und PayPal: nur zum Erfassen im Dashboard. Das Terminal bietet sie nicht an.

Das Terminal bietet nur Bargeld und Karte an, und nur wenn sie hier eingeschaltet sind.

Geteilte Zahlung

Im Abschnitt „Geteilte Zahlung“ schaltest du Geteilte Zahlung erlauben ein: eine Rechnung mit mehreren Zahlungsarten begleichen, zum Beispiel teils bar, teils mit Karte. Ist sie an, erscheinen zwei Felder:

• Mindestbetrag pro Zahlung: in Euro. Jeder Teil muss mindestens so hoch sein, am Terminal und im Dashboard.
• Maximale Teilungen: 2 bis 10. Gilt im Dashboard. Am Terminal wird immer in zwei Teile geteilt, bar und Karte.

Trinkgeld

Im Abschnitt „Trinkgeld“ schaltest du Trinkgeld erlauben ein. Dann erscheinen beim Kassieren Trinkgeld-Vorschläge, und am Terminal kann Wechselgeld als Trinkgeld bleiben. Bei Vorgeschlagene Trinkgeld-Prozente tippst du ganze Prozent von 1 bis 100 ein und bestätigst jede mit Enter („Prozent hinzufügen...“). Am Terminal werden daraus Beträge.

Anzahlungen

Im Abschnitt „Anzahlungen“ schaltest du Anzahlung erforderlich ein: Vorauszahlung für Buchungen verlangen. Ist sie an, erscheinen drei Felder:

• Standard-Anzahlungsprozent: Prozent des Gesamtbetrags im Voraus, 0 bis 100.
• Mindestanzahlung: in Euro, unabhängig vom Prozentsatz.
• Erstattungsfrist: in Stunden. So viele Stunden vor dem Termin ist die Anzahlung nicht mehr erstattbar.

Belegeinstellungen

Der Abschnitt „Belegeinstellungen“ hat drei Einstellungen:

• Beleg-Präfix: steht vor der Nummer jedes Termin-Belegs. Höchstens 10 Zeichen, nur Großbuchstaben, Ziffern und Bindestrich. Was du sonst tippst, wird entfernt, Kleinbuchstaben werden groß. Ändere das Präfix nicht ohne Grund: Es hält deine Belegnummern fortlaufend.
• Fußzeile auf dem Beleg: steht unter jedem Beleg, den das Terminal ausgibt. Leer lassen für keine Fußzeile. Das Feld zeigt als Platzhalter „Vielen Dank für deinen Besuch.“
• E-Mail-Beleg als Standard: Nach dem Kassieren im Dashboard geht der Beleg automatisch per E-Mail raus, aber nur an Kunden, die dem zugestimmt haben. Am Terminal wählst du jedes Mal selbst.

Rundungseinstellungen

Der Abschnitt „Rundungseinstellungen“ ist gesperrt, bis dein Steuerberater die Rundung freigibt. Solange steht dort: „Die Preisrundung ist gesperrt, bis dein Steuerberater sie freigibt. Wende dich an den Support, um sie zu aktivieren.“ Die Felder sind dann ausgegraut. Nach der Freigabe stellst du ein:

• Runden auf: 1 Cent, 5 Cent oder 10 Cent.
• Rundungsmethode: „Kaufmännisch (Standard)“, „Immer aufrunden“ oder „Immer abrunden“.
• Währung überschreiben: drei Buchstaben. Leer lassen für EUR.

Das Feld Währung überschreiben ist auch ohne Freigabe offen.

Kasse melden (ELSTER)

Der Abschnitt „Kasse melden (ELSTER)“ ist eine Merkhilfe. Nach § 146a Abs. 4 AO muss jede elektronische Kasse über Mein ELSTER ans Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung selbst übermittelt Terminz nicht. Hier stehen die Angaben, die ELSTER abfragt, jeweils mit einem Tipp zum Kopieren:

• Betriebsstätte: Name und Adresse deines Standorts.
• Art des Systems und Hersteller.
• TSS-ID, Seriennummer der TSE und Zertifikat der TSE. Ist die Seriennummer oder das Zertifikat nicht abrufbar, steht „Derzeit nicht abrufbar“.
• Unter Geräte jede Kasse mit ihrer Seriennummer und dem Hinweis „In Terminz registriert am …“. ELSTER fragt nach dem Anschaffungsdatum, das du selbst eintragen musst.

Hast du die Kasse bei ELSTER gemeldet, setzt du den Haken Ans Finanzamt gemeldet. Danach steht dort „Gemeldet am …“. Ein Gerät, das außer Betrieb ist, zeigt „Außer Betrieb“ und die Frist „Melde die Außerbetriebnahme bis … über Mein ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO).“ Hast du das erledigt, setzt du den Haken Außerbetriebnahme gemeldet. Ist für den Standort keine Kasse eingerichtet, steht dort „Für diesen Standort ist keine Kasse eingerichtet, es gibt also nichts zu melden.“

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für jedes eingesetzte IT-System. Terminz erzeugt sie aus den Daten deines Standorts. Du ergänzt, was nur du weißt, und lädst das PDF herunter. Der Abschnitt erscheint nur für Standorte in Deutschland.

Die Felder:

• Rechtsform: Auswahl, zum Beispiel GmbH, e. K., GbR.
• Gewinnermittlung: „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ oder „Bilanzierung“.
• Kassenverantwortung: wer die Kasse im Alltag führt. Auswahl aus deinen aktiven Mitarbeitern oder „Andere Person …“ mit freiem Namen.
• Zählrhythmus: „täglich bei Geschäftsschluss“, „bei jedem Schichtende“, „täglich und bei jedem Schichtwechsel“ oder „wöchentlich“.
• Vorgehen bei Ausfall: Freitext, was passiert, wenn TSE oder Internet ausfallen.
• Verantwortlich für dieses Dokument: Name der Person, die die Dokumentation pflegt, dazu optional die Funktion, zum Beispiel Geschäftsführung.

Alles außer der Funktion ist Pflicht. Fehlt etwas, ist der Knopf Dokument erzeugen gesperrt, und darunter steht „Noch offen: …“ mit den fehlenden Feldern. Der Knopf öffnet zuerst die Frage „Verfahrensdokumentation erzeugen?“. Dieses Dokument ist deine eigene Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Verantwortlich für Richtigkeit und Vollständigkeit bist du, lass es vorher von deinem Steuerberater prüfen. Jede Erzeugung legt eine neue, unveränderbare Fassung ab. Danach öffnet sich das PDF in einem neuen Tab, und es steht „Verfahrensdokumentation erzeugt“.

Unter „Erzeugte Fassungen“ stehen alle bisherigen Fassungen mit Datum, Ersteller und Vorlagenversion, jeweils mit Herunterladen. Ist noch keine erzeugt, steht dort „Noch keine Fassung erzeugt.“ Beschreibt die neueste Fassung einen älteren Stand der Software, weist ein Hinweis darauf hin, dass du eine neue erzeugen solltest.

Auf Standard zurücksetzen

Oben rechts setzt Auf Standard zurücksetzen die Seite zurück (nur sichtbar, wenn du schon gespeichert hast). Vorher zeigt Terminz, was zurückgeht und was bleibt:

• Zurück gehen: Preise inkl. MwSt. (an), geteilte Zahlung (an, ab 5,00 €, bis zu 3 Teile), Trinkgeld (an, Vorschläge 10, 15 und 20 %), Anzahlung (aus), Beleg (keine Fußzeile, E-Mail-Beleg als Standard an) und die Rundung (auf den Cent, keine eigene Währung).
• Bleiben: Steuer (Kleinunternehmer, Steuersätze und wem das Trinkgeld gehört), deine Zahlungsarten, das Beleg-Präfix, die Freigabe der Rundung durch deinen Steuerberater und das Check-in-Fenster der Kassen-App.

Häufige Fragen

Wo stelle ich den Steuersatz einer einzelnen Leistung ein? Bei der Leistung selbst. Hier legst du nur die Sätze des Standorts fest.

Warum sehe ich die Seite nicht? Du brauchst die Berechtigung „Geschäftseinstellungen ändern“, den Tarif Komplett Kasse, und es darf nicht das Demo-Konto sein.

Warum kann ich die Rundung nicht ändern? Sie ist gesperrt, bis dein Steuerberater sie freigibt. Wende dich an den Support.

Warum bietet das Terminal kein PayPal an? Überweisung und PayPal sind nur zum Erfassen im Dashboard da. Das Terminal bietet nur Bargeld und Karte an.

Meldet Terminz meine Kasse ans Finanzamt? Nein. Du meldest sie selbst über Mein ELSTER. Terminz zeigt dir die Angaben, die du dafür brauchst.

Wo stelle ich ein, ob das Terminal automatisch druckt oder wie lange vor einem Termin eingecheckt werden kann? Diese Werte gibt es nicht auf dieser Seite.