Kassen-App verwalten: PINs, Sitzungen und Check-in-Zeiten

Kassen-App verwalten: PINs, Sitzungen, Protokoll und Check-in-Zeiten

Die Kassen-App ist die App, mit der dein Team am Tresen einchecken und kassieren kann. Diese Seite im Dashboard regelt, wer sich in der App anmelden darf und wie sie sich verhält. Du findest sie unter Einstellungen → Kasse & Zahlung → Kassen-App (/manager/terminal). Die Seite für die Geräte selbst heißt „Geräte & Hardware“ (siehe „Geräte und Kartenleser verwalten“).

Die Seite gibt es nur, solange das Terminal für den Standort eingeschaltet ist. Den Schalter Terminal aktivieren findest du in der Einstellungs-Übersicht („Einstellungen übersicht“). Ist er aus, fehlen „Kassen-App“ und „Geräte & Hardware“ im Menü.

Was oben steht

Oben im Kopf der Seite steht der Name „Kassen-App“. Rechts daneben führt der Knopf „Geräte & Hardware“ auf die Geräteseite. Das Fragezeichen neben dem Titel öffnet die Anleitung „So funktioniert der Kassenzugang“ mit vier Schritten (Gerät koppeln, PIN, Kassenzugang entziehen, jede Aktion trägt einen Namen). Sie öffnet sich beim ersten Besuch von selbst.

Darunter zeigt eine Zählerleiste drei Zahlen:

• Geräte online: wie viele Geräte gerade erreichbar sind, von allen registrierten (zum Beispiel „1 / 2“).
• PINs aktiv: wie viele Personen eine aktive PIN haben, von allen in der Liste.
• Angemeldet: wie viele Sitzungen gerade offen sind.

Danach folgen die Abschnitte „Mitarbeiter-PINs“, „Terminal-Funktion“, „Kasse am Terminal“, „Check-in Zeitfenster“ und darunter die Reiter „Sitzungen“ und „Aktivitätsprotokoll“.

Mitarbeiter-PINs

Jede Person meldet sich in der Kassen-App mit einer eigenen vierstelligen PIN an. Die Liste „Mitarbeiter-PINs“ zeigt alle aktiven Mitarbeiter und Manager des Standorts. Jede Zeile hat Namen, E-Mail-Adresse und die Rolle („Mitarbeiter“ oder „Mgr.“ für Manager), den Status, die Zahl der Anmeldungen mit dem Datum der letzten und die Aktionen.

Status einer Person:

• „PIN aktiv“: Die Person kann sich anmelden.
• „Kein PIN“: Es ist noch keine PIN gesetzt.
• „PIN deaktiviert“: Es gibt eine PIN, sie ist aber ausgeschaltet.
• „Zugang gesperrt“: Die Person (nur Mitarbeiter, keine Manager) darf die Kassen-App nicht benutzen.

Über der Liste filtern die Chips „Alle“, „Mit PIN“, „Ohne PIN“ und „Blockiert“, jeweils mit der Zahl der Treffer. „Aktualisieren“ lädt die Liste neu. Ist niemand in der Liste, steht dort „Keine Mitarbeiter gefunden. Füge zuerst Mitarbeiter hinzu.“

PIN setzen oder ändern

1. Tippe in der Zeile der Person auf PIN setzen, hat sie schon eine, steht dort PIN ändern. Oben rechts in der Karte „Mitarbeiter-PINs“ gibt es außerdem den Knopf PIN setzen ohne Person.
2. Es öffnet sich „Terminal PIN setzen“. Kommst du über den Knopf oben rechts, wählst du zuerst im Feld Mitarbeiter die Person („Mitarbeiter auswählen“). Kommst du über die Zeile, steht der Name schon da.
3. Tippe die vierstellige PIN (4 Ziffern) und wiederhole sie in PIN bestätigen. Beide Felder zeigen Punkte, nicht die Ziffern.
4. Tippe auf PIN setzen.

Geprüft wird in dieser Reihenfolge: Person gewählt („Bitte wähle einen Mitarbeiter aus“), genau vier Ziffern („PIN muss genau 4 Ziffern haben“), beide Eingaben gleich („PINs stimmen nicht überein“). Danach prüft der Server die PIN selbst: Er lehnt einfache Folgen und Wiederholungen ab, und die Person muss an diesem Standort arbeiten. Terminz speichert nur einen Hash der PIN. Eine PIN, die du einmal gesetzt hast, kann niemand mehr nachlesen, nur neu setzen. Eine geänderte PIN gilt sofort.

Nach dem Speichern erscheint eine Erfolgsmeldung, die Liste lädt neu, und im Aktivitätsprotokoll steht „PIN gesetzt“ mit dem Namen der Person, der die PIN gehört. Wer die PIN gesetzt hat, speichert das Protokoll nicht.

Das Formular schickt die PIN immer als Mitarbeiter-PIN, auch für Manager in der Liste.

Aktionen im Dreipunkt-Menü

Das Menü neben „PIN setzen“ gibt es für Personen mit PIN und für alle Mitarbeiter. Es bietet:

• Deaktivieren: schaltet die PIN aus (Status „PIN deaktiviert“). Die Person kann sich nicht mehr anmelden, die PIN bleibt aber gespeichert. Erscheint nur bei einer aktiven PIN.
• Aktivieren: schaltet eine deaktivierte PIN wieder ein.
• Terminal sperren: nimmt die Person ganz aus der Anmeldung der Kassen-App und weist die PIN ab (Status „Zugang gesperrt“). Das Dashboard-Konto der Person bleibt unberührt. Nur für Mitarbeiter, nicht für Manager.
• Terminal freigeben: hebt die Sperre wieder auf.

Bereits offene Sitzungen beendet das Sperren nicht. Sie enden erst, wenn du sie im Reiter „Sitzungen“ mit Beenden schließt oder auf der Geräteseite das Token des Geräts widerrufst.

Terminal-Funktion

Im Abschnitt „Terminal-Funktion“ („POS-Terminal aktivieren und Modus wählen“) steht der Schalter Voller POS-Modus. Aus bedeutet: Das Terminal bucht und checkt ein, kassiert aber nicht. Der Schalter speichert sofort, ohne Speichern-Leiste. Er wirkt auf die Kassen-App, auf das Kassieren im Dashboard und auf die Berichte. Ohne Tarif mit Kasse ist der Schalter ausgeschaltet und gesperrt, dort steht „Dein Tarif enthält keine Kasse. Das Terminal läuft im reinen Buchungsmodus, bis du einen Tarif mit Kasse wählst.“

Zum Ändern brauchst du die Berechtigung „Terminal-Geräte hinzufügen/konfigurieren“.

Kasse am Terminal

Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn das Kassieren im Dashboard und am Terminal möglich ist. Er ändert nichts, sondern fasst zusammen: Unter „So kassiert das Terminal gerade“ stehen die Zahlungsarten (Bargeld, Karte), ob Trinkgeld mit Vorschlägen angeboten wird („Trinkgeld 10 %, 15 %“ oder „Kein Trinkgeld“), ob geteilt gezahlt werden kann („Teilzahlung ab 5,00 €“ oder „Keine Teilzahlung“) und der Steuersatz („MwSt. 19 %“ oder „Ohne MwSt. (§ 19 UStG)“). Der Knopf Kasse-Einstellungen öffnen führt zu „Kasse & Steuern“, wo du all das ändern kannst (siehe „Kasse und Steuern einstellen“).

Sind Bar und Karte beide ausgeschaltet, steht dort „Das Terminal kann nicht kassieren“ mit dem Hinweis, mindestens eine Zahlungsart einzuschalten.

Check-in Zeitfenster

Der Abschnitt „Check-in Zeitfenster“ legt fest, „wie früh und wie spät dein Team einen Kunden am Terminal einchecken kann“. Du stellst zwei Zahlen ein, jeweils von 0 bis 24 Stunden:

• Frühes Fenster (Stunden): wie viele Stunden vor Terminbeginn eingecheckt werden kann. Früher lehnt die Kassen-App ab.
• Spätes Fenster (Stunden): wie viele Stunden nach Terminbeginn noch eingecheckt werden kann. Gemessen wird ab dem Beginn, nicht ab dem Ende des Termins.

Beide Zeilen zeigen ein Beispiel mit Uhrzeiten, das sich beim Tippen mitändert: „Termin um 14:00: Einchecken geht von 12:00 bis 16:00.“ Der Standard ist 2 Stunden vor und 2 Stunden nach Terminbeginn.

Stehen beide Fenster auf 0, warnt die Seite („Mit 0 und 0 kann niemand einchecken“): Dann ist nur der exakte Terminbeginn möglich. Gib mindestens einem Fenster eine Stunde.

Die Änderung speicherst du über die Leiste am unteren Rand mit Speichern oder Verwerfen. Über dem Block steht ein Knopf, der nur diesen Abschnitt auf Standard zurücksetzt (2 Stunden vor, 2 Stunden nach Terminbeginn). Er lässt „Voller POS-Modus“ und alle Einstellungen unter „Kasse & Steuern“ unberührt und zeigt vorher, was zurückgeht.

Sitzungen

Der Reiter Sitzungen (mit der Zahl offener Sitzungen) zeigt die „Aktive Terminal-Sitzungen“. Spalten: „Benutzer“, „Gerät“, „Status“ („Aktiv“ oder „Abgelaufen“), „IP“, „Gestartet“ und „Läuft ab“ (beide sortierbar). Neueste zuerst. Filter: „Zeitraum“ und „Status“. Eine Suche gibt es hier nicht.

In der Zeile beendet Beenden die Sitzung sofort. Bei abgelaufenen Sitzungen ist der Eintrag ausgeschaltet. Die Person muss sich danach in der Kassen-App neu mit der PIN anmelden, falls sie nicht gesperrt ist. Danach erscheint „Sitzung beendet“ im Protokoll.

Aktivitätsprotokoll

Der Reiter Aktivitätsprotokoll („Terminal Aktivitätsprotokolle“) zeigt, was in der Kassen-App und an ihrem Zugang passiert ist. Spalten: „Benutzer“, „Ereignis“, „Gerät“, „IP“ und „Uhrzeit“, neueste zuerst. Filter: „Zeitraum“ und „Aktivitätstyp“.

Ereignisse: „Anmelden“, „PIN gesetzt“, „PIN gelöscht“, „PIN deaktiviert“, „PIN aktiviert“, „Sitzung beendet“, „Gerät registriert“ und „Kassenzugang umgeschaltet“.

Wichtig fürs Lesen: Verkäufe, Zählungen und Erstattungen laufen auf die Person, die an der Kasse angemeldet ist. Teilen sich zwei Personen eine PIN, kann das Protokoll nicht mehr zeigen, wer was getan hat. Gib deshalb jeder Person eine eigene PIN.

Häufige Fragen

Wo lege ich eine PIN für einen neuen Mitarbeiter fest? Einstellungen → Kasse & Zahlung → Kassen-App, in der Zeile der Person PIN setzen. Der Mitarbeiter muss vorher unter „Mitarbeiter“ angelegt sein.

Wie entziehe ich einem Mitarbeiter sofort den Zugang zur Kasse? Im Dreipunkt-Menü der Zeile Terminal sperren, dann im Reiter „Sitzungen“ die offene Sitzung mit Beenden schließen. Nur das Sperren genügt nicht, wenn die Person gerade angemeldet ist.

Was passiert nach drei falschen PINs? Die Person ist fünf Minuten gesperrt.

Kann ich eine PIN ansehen? Nein. Du kannst sie nur neu setzen.

Warum fehlt die Seite im Menü? „Terminal aktivieren“ ist ausgeschaltet. Schalte es in der Einstellungs-Übersicht wieder ein.

Warum sehe ich die Listen nicht? Dir fehlt die Berechtigung „Terminal-Geräte hinzufügen/konfigurieren“. Sie steht in „Manager-Berechtigungen“.

Kann ich als Manager eine PIN löschen? Nein. Du kannst sie deaktivieren oder durch eine neue ersetzen. Löschen kann nur die Person selbst, ein Mitarbeiter unter „Terminal-PIN“ in seinem eigenen Menü (Seite „Eigene Terminal-PIN anlegen, ändern und löschen“). Das Ereignis „PIN gelöscht“ im Protokoll stammt daher.

Wo stelle ich Bondrucker oder Kassenschublade ein? Auf der Kassen-App-Seite gibt es dafür keine Felder.