Kunden anlegen, suchen und die Kundenakte lesen

Kunden anlegen, suchen und die Kundenakte lesen

Die Kundenliste ist die Liste aller Personen, die bei deinem Standort gebucht haben oder die du selbst eingetragen hast. Du findest sie im Menü unter Kunden → Kundenliste (/manager/customers).

Die Liste

Oben steht eine Zeile mit Zahlen: „Gesamte Kunden“, „Mit Terminen“ und, wenn dein Standort ein Treueprogramm mit Punkten benutzt, „VIP Kunden“. „Mit Terminen“ und „VIP Kunden“ zählen nur die Kunden, die auf der aktuellen Seite der Liste stehen, nicht alle.

Darunter steht die Tabelle mit den Spalten „Name“ (mit E-Mail darunter), „Telefon“, „Termine“, „Ausgaben“, „Letzter Besuch“ und bei Punkte-Treueprogramm „Tarif“. Auf dem Handy wird jede Zeile zu einer Karte.

• Suchen: Das Suchfeld sucht in Vorname, Nachname und E-Mail. Nach der Telefonnummer sucht es nicht.
• Sortieren: Die Liste startet mit „Nachname A–Z“. Du kannst auf „Vorname A–Z“, „Zuletzt da“ (wer zuletzt da war, steht oben) und „Meiste Termine“ umstellen.
• Entfernte Kunden: Der Filter „Entfernte Kunden anzeigen“ zeigt nur die entfernten. Sie tragen das Etikett „Entfernt“.
• Seitengröße: Die Liste zeigt 20 Kunden pro Seite.

Ein Tipp auf eine Zeile öffnet die Kundenakte. Das Zeilenmenü bietet „Buchen“, „Details anzeigen“, „Bearbeiten“ und „Aus Kundenliste entfernen“. Bei einem entfernten Kunden steht stattdessen „Wieder hinzufügen“.

Einen neuen Kunden anlegen

1. Tippe oben rechts auf Kunde hinzufügen. Es öffnet sich das Formular „Neuen Kunden erstellen“ (auf dem Handy als Vollbild-Blatt).
2. Fülle die Felder aus:
   • Vorname und Nachname: Pflicht.
   • E-Mail: ob Pflicht, optional oder gar nicht sichtbar, legt dein Standort unter Einstellungen → Termine & Buchung → Buchungsregeln (/manager/settings/booking) fest. Steht die Adresse schon in deiner Kundenliste, erscheint nach einer Sekunde der Hinweis „Diese E-Mail ist bereits registriert“ mit dem Knopf „Bestehenden Kunden auswählen“. Speichern bricht dann mit „E-Mail bereits registriert“ ab.
   • Telefonnummer: gleiche Regel wie die E-Mail, Beispiel +49 123 456789.
   • Geburtsdatum: Datumsfeld, optional.
   • Geschlecht: Auswahl aus Männlich, Weiblich, Keine Angabe, Divers, Non-Binary, Genderqueer, Transgender, Agender, Two-Spirit. Optional.
   • Interne Notizen: Freitext, nur für dein Team sichtbar.
   • Adresse hinzufügen (optional): klappt die Adressfelder auf (Adresse suchen, Straße, Nr., PLZ, Stadt, Bundesland, Land). Ist die Adresse in den Buchungsregeln Pflicht, sind die Felder immer offen, und ist sie ausgeblendet, fehlt der Punkt ganz.
3. Wenn du eine E-Mail einträgst, erscheint der Block Kontakt per E-Mail. Der Haken „Der Kunde hat mir diese Adresse selbst gegeben und ist mit E-Mails zu seinen Terminen einverstanden.“ ist standardmäßig aus. Terminz schreibt nur an Adressen mit festgehaltener Erlaubnis; ohne Haken bekommt die Adresse keine Mail, auch keine Terminbestätigung. Der zweite Haken „Er möchte zusätzlich Terminerinnerungen bekommen.“ lässt sich erst setzen, wenn der erste an ist.
4. Tippe auf Kunde erstellen.

Was dann passiert:

• Hat die Person weder E-Mail noch Telefon noch Geburtsdatum, fragt Terminz „Keine Kontaktdaten“: „Trotzdem erstellen“ legt sie an, „Zurück“ bricht ab.
• Es erscheint „Kunde erstellt“, das Formular schließt sich und die Liste lädt neu.
• Gehört die E-Mail zu einer Person, die schon ein Terminz-Profil hat, wird sie mit deinem Standort verknüpft und Terminz fragt sie per E-Mail um Freigabe ihres Profils. Bis dahin siehst du Vorname und den ersten Buchstaben des Nachnamens und deine eigenen Angaben, in der Liste steht ein Hinweis zur Freigabe.
• Für Laufkundschaft ohne Eintrag in der Kundenliste buchst du den Termin als Laufkunde (siehe „Einen Termin im Dashboard anlegen“).

Einen Termin für einen Kunden buchen

Im Zeilenmenü auf Buchen (oder an der Karte auf „Termin buchen“). Das öffnet den Buchungsassistenten unter Termine → Neuer Termin mit dem Kunden schon gewählt, du startest bei der Leistung. Der Eintrag fehlt, wenn dir die Berechtigung zum Buchen fehlt, und bei entfernten Kunden.

Die Kundenakte

Ein Tipp auf die Zeile oder „Details anzeigen“ öffnet /manager/customers/:id. Oben steht der Name, daneben „Aus Kundenliste entfernen“ (bei entfernten Kunden „Wieder hinzufügen“). Die kleine Hilfe neben dem Titel („Kundenakte und Terminz-Profil“) erklärt den Unterschied zwischen dem Terminz-Profil der Person und eurer Kundenakte.

Die Seite hat diese Bereiche:

• Besuchsrhythmus: wann die Person zuletzt da war und im Schnitt alle wie viele Tage sie kommt, mit „Im Rhythmus“ oder „Überfällig“. Mit nur einem Besuch steht dort „zu wenig für einen Rhythmus“, ohne Besuch „Noch kein Besuch erfasst“. Daneben „Gesamtausgaben“, „Besuche insgesamt“, bei Punkte-Treueprogramm „Treuepunkte“ und immer der „Engagement-Score“ (Stark, Mittel, Schwach).
• Termine: „Termine insgesamt“, „Abgeschlossen“, „Storniert“ und „Nicht erschienen“ (mit dem Datum des letzten Mals).
• Kontaktinformationen: was die Person selbst bei Terminz angegeben hat (E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Adresse). Das siehst du erst, wenn sie das Profil für euch freigegeben hat.
• Eigene Angaben: was ihr selbst über die Person notiert habt. Mit Bearbeiten wechselst du in den Bearbeitungsmodus und kannst Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Adresse ändern. Das gehört zu eurer Kundenakte und ändert das Profil der Person nicht. Fehlt etwas, das dein Standort für jede Buchung verlangt, steht dort „Nachtragen“.
• Kundenwert: „Gesamtumsatz“, „Durchschn. Tage zwischen Besuchen“, „Kundenlebensdauer (Tage)“ (erscheint, sobald Daten vorliegen).
• Kundennotizen: ein Textfeld „Notizen zu diesem Kunden hinzufügen...“, nur für dein Team an diesem Standort sichtbar. Weder die Person noch andere Betriebe sehen es.
• Merkmale: „Beziehung“ („Über einen Termin“ oder „Importiert“), „Gruppen“ und „Profilerweiterungen“ (Medizinisch, Fitness, Haustiere, Fahrzeug, Rechtliches), falls vorhanden.

Änderungen an „Eigene Angaben“ und an den Notizen speichern zusammen über die Leiste am unteren Rand (Speichern oder Verwerfen). Danach erscheint „Kundennotizen wurden erfolgreich gespeichert“.

Zu Angeboten einladen steht bei Kunden mit E-Mail, wenn du die Berechtigung „Werbe-E-Mails und SMS versenden“ hast. Der Knopf schickt eine Einladung zu den Angeboten; die Person entscheidet selbst. Hat die Adresse schon widersprochen oder bekommt sie schon Angebote, schickt Terminz nichts und sagt das auch.

Einen Kunden entfernen und wieder hinzufügen

Aus Kundenliste entfernen (Zeilenmenü oder Kundenakte) fragt nach: „<Name> wird aus deiner Kundenliste entfernt. Das Konto und die Termindaten bleiben erhalten, und du kannst den Kunden jederzeit wieder hinzufügen.“ Mit Entfernen bestätigst du. Es wird nichts gelöscht. Über den Filter „Entfernte Kunden anzeigen“ und Wieder hinzufügen kommt die Person zurück („Kunde wieder hinzugefügt“).

Häufige Fragen

Warum sehe ich bei einem Kunden nur Vorname und einen Buchstaben? Das Terminz-Profil der Person ist für deinen Standort noch nicht freigegeben. Terminz hat sie gefragt; bis zur Antwort siehst du nur deine eigenen Angaben.

Wo ändere ich, ob E-Mail oder Telefon Pflicht sind? Einstellungen → Termine & Buchung → Buchungsregeln.

Kann ich einen Kunden endgültig löschen? In der Kundenliste nicht, dort gibt es nur „Entfernen“. Für alles Weitere schreib uns unter Hilfe → Nachrichten.