Manager ernennen und Berechtigungen vergeben

Manager ernennen, Berechtigungen vergeben und Inhaberschaft übertragen

Hier legst du fest, wer deinen Standort mitverwalten darf und was jede Person sehen und tun kann. Du findest die Seite im Menü unter Einstellungen → Team & Zugriff → Berechtigungen (/manager/settings/permissions). Tenant-Admins finden sie im Menü unter Management → Manager-Berechtigungen (/tenantadmin/permissions). Dort wählst du oben zuerst den Standort, die Seite zeigt dann dessen Manager.

Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („So funktionieren Berechtigungen“):

• Rechte gelten pro Person und pro Standort. Wer an zwei Standorten arbeitet, braucht die Rechte an beiden Stellen, und ein Entzug an einem Standort rührt den anderen nicht an.
• Wer bei dir im Team oder als Manager anfängt, darf Termine sofort, sonst könnte am ersten Tag niemand buchen. Willst du das bei einer Person nicht, nimmst du es ihr hier wieder weg. Einen Schalter für den ganzen Standort gibt es nicht.
• Ohne ein Recht ist die Seite oder der Knopf schlicht nicht da. Wenn jemand etwas vermisst, lohnt der erste Blick also hierher.
• Wem der Betrieb gehört, hält alle Rechte implizit und lässt sich hier nicht einschränken.

Wer als Mitarbeiter nur einzelne zusätzliche Funktionen bekommen soll, ohne Manager zu werden, bekommt sie im Zeilenmenü der Mitarbeiterliste (siehe „Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren“).

Die Seite im Überblick

Die Seite hat zwei Abschnitte:

1. Aktuelle Manager: die Liste aller Manager des Standorts, daneben die Zahl der aktiven Manager. Der Inhaber steht immer oben. Pro Person siehst du Name, Rolle, Berechtigungen und Status. Die Rolle ist „Inhaber“ oder „Manager“, der Status „Aktiv“ oder „Inaktiv“. Die Berechtigungen stehen als Kurzform wie „Volle Rechte“, „Keine Berechtigungen“ oder „4/6 Berechtigungen“. Dazu kommen die Bereiche Mitarbeiter, Leistungen, Buchungen, Finanzen und Einstellungen, ausgegraut wenn die Person ihn nicht hat. Ohne Manager steht dort „Noch keine Manager“ und „Befördere Mitarbeiter unten zu Managern, um Team-Zugriff zu erteilen.“
2. Mitarbeiter befördern: eine Karte pro Mitarbeiter mit Name und E-Mail. Daneben steht, wie viele „verfügbar“ sind. Ist jemand schon Manager, steht an der Karte „Manager“. Inaktive Mitarbeiter sind markiert und lassen sich nicht befördern. Gibt es noch keinen Mitarbeiter, steht dort „Keine Mitarbeiter“ mit dem Knopf Ersten Mitarbeiter erstellen.

Oben auf der Seite verweist die Karte „Service-Provider-Modus“ in die Mitarbeiterliste: „Verwalte deinen Service-Provider-Status in der Mitarbeiterliste.“ Dort schaltest du dich selbst als buchbaren Dienstleister ein.

Einen Mitarbeiter zum Manager befördern

Ein Manager ist zuerst ein Mitarbeiter. Lege ihn also zuerst unter Team → Mitarbeiter an.

1. Tippe in „Mitarbeiter befördern“ bei der Person auf Befördern. Es öffnet sich „Zum Manager befördern“ mit Name und E-Mail der Person und dem Hinweis „Dieser Mitarbeiter wird zum Manager befördert. Du kannst die Berechtigungen festlegen.“
2. Stelle unter „Berechtigungen“ die Schalter ein:
   • Mitarbeiter verwalten: „Kann Mitarbeiter hinzufügen und verwalten“. Vorgabe: an.
   • Dienstleistungen verwalten: „Kann Leistungen erstellen und bearbeiten“. Vorgabe: an.
   • Termine verwalten: „Termine erstellen und bearbeiten, nach Bestätigung auch über Puffer, Pause und Arbeitszeiten hinweg“. Vorgabe: an.
   • Finanzen einsehen: „Kann Umsätze und Berichte sehen“. Vorgabe: aus.
   • Einstellungen ändern: „Kann Business-Einstellungen ändern“. Vorgabe: aus.
3. Optional trägst du unter Notizen (optional) eine Anmerkung ein, zum Beispiel warum die Person Manager wird.
4. Tippe auf Zum Manager befördern. Danach steht dort „Erfolgreich befördert“ und „… ist jetzt Manager“. Die Person erscheint in „Aktuelle Manager“. Mit Abbrechen schließt du den Dialog.

Diese fünf Schalter sind der Start. Die vollständige Liste aller Einzelrechte stellst du danach im Dialog „Berechtigungen verwalten“ ein.

Berechtigungen eines Managers ändern

In der Zeile eines Managers tippst du auf Berechtigungen verwalten. Das ist derselbe Dialog wie bei Mitarbeitern: Du suchst eine Berechtigung („Berechtigung suchen“), wählst eine Vorlage („Vorlage wählen oder Berechtigungen manuell festlegen“) oder setzt Haken einzeln, nach Kategorien geordnet. Es gibt fünf Vorlagen von einem Basis-Zugang bis zum vollen Zugriff (alle Rechte außer „Geschäft löschen“). Eine Vorlage ist nur ein Startpunkt: Danach lässt sich jedes Recht einzeln schalten. Eine Vorschau zeigt „Was sieht …?“, also wie viele Seiten die Person damit sieht. Speichern mit Änderungen speichern. Der Inhaber hat die Aktion nicht, sein Zugriff lässt sich nicht einschränken.

Einen Manager entfernen

In der Zeile des Managers tippst du auf Entfernen. Terminz öffnet „Manager entfernen“ und fragt „Bist du sicher, dass du diesen Manager entfernen möchtest? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Mit Entfernen bestätigst du, mit Abbrechen brichst du ab. Danach steht dort „Manager wurde erfolgreich entfernt“. Die Person bleibt als Mitarbeiter bestehen und taucht wieder unter „Mitarbeiter befördern“ auf.

Das geht nur dem Inhaber. Den Inhaber selbst und dich selbst kannst du nicht entfernen. Soll der Inhaber wechseln, überträgst du zuerst die Inhaberschaft.

Inhaberschaft übertragen

In der Zeile des Inhabers (nur du selbst siehst sie, wenn du Inhaber bist) tippst du auf Inhaberschaft übertragen. Es öffnet sich ein Dialog gleichen Namens:

1. Warnung: „Die Übertragung der Inhaberschaft entfernt deine Inhaberrechte. Diese Aktion kann nicht einfach rückgängig gemacht werden.“
2. Neuen Inhaber auswählen: wähle einen bestehenden Manager des Standorts („Wähle einen Manager für die Übertragung…“). Gibt es keinen, steht dort „Keine berechtigten Manager gefunden“. Befördere die Person dann zuerst zum Manager.
3. Hinweis: „Der ausgewählte Manager wird der neue Inhaber mit voller Kontrolle. Du bleibst als regulärer Manager erhalten.“
4. Bestätige mit Inhaberschaft übertragen. Danach steht dort „Die Inhaberschaft wurde erfolgreich übertragen“.

Das darf nur der aktuelle Inhaber.

Häufige Fragen

Wie mache ich jemanden zum Manager? Zuerst als Mitarbeiter anlegen (Team → Mitarbeiter), dann hier bei „Mitarbeiter befördern“ auf Befördern tippen.

Warum sehe ich die Seite nicht? Dir fehlt die Berechtigung „Geschäftseinstellungen ändern“.

Warum kann ich niemanden befördern? Dir fehlt die Berechtigung „Berechtigungen anderer Manager verwalten“. Der Inhaber darf es immer.

Ein Manager sieht eine Seite nicht. Was tun? Öffne bei ihm Berechtigungen verwalten und schalte das fehlende Recht ein. Ohne Recht ist die Seite im Menü gar nicht vorhanden.

Kann ein Manager an zwei Standorten arbeiten? Ja, aber die Rechte gelten pro Standort. Du vergibst sie an jedem Standort einzeln.