Meine Zeiten ansehen und Zusatzzeit erfassen

Meine Zeiten ansehen und Zusatzzeit erfassen

„Meine Zeiten“ zeigt dir deine eigenen Arbeitszeiten, einen Monat nach dem anderen, und ob sie freigegeben sind. Du findest die Seite im Menü unter Zeiterfassung → Meine Zeiten. Je nach Rolle liegt sie unter /staff/time-tracking/my-times, /manager/time-tracking/my-times oder /tenantadmin/time-tracking/my-times. Die Seite sieht nur deine Zeiten. Die Zeiten des ganzen Teams siehst du als Manager unter „Team-Zeiten“ (siehe „Team-Zeiten prüfen, freigeben und exportieren“).

Die Seite erscheint nur, wenn die Zeiterfassung für den Standort eingeschaltet ist. Ist sie aus, fehlt die ganze Menügruppe „Zeiterfassung“. Das schaltet ein Manager unter „Zeiterfassung einstellen“ ein.

Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („Deine Zeiterfassung“) die Seite in Schritten: ein Monat ist eine Abrechnung, nachgetragene Zeiten zählen erst nach der Freigabe.

Zwei Arten von Zeiten

Wie deine Seite aussieht, hängt davon ab, wie dein Standort deine Stunden ermittelt:

• Aus dem Kalender: Du wirst nach Stunden bezahlt, und dein Tag läuft vom ersten bis zum letzten Termin. Diese Zeit wird bezahlt. Die Seite hat dann die Ansichten Kalender und Einträge, den Knopf Zusatzzeit erfassen und den Knopf Stundenzettel (PDF).
• Gestempelt: Du stempelst dich ein und aus (oder dein Vorgesetzter trägt Zeiten ein). Die Seite zeigt dann direkt die Tabelle der Einträge.

Bei Personen mit Festgehalt leitet Terminz keine Stunden aus dem Kalender ab. Sie sehen die Variante „Gestempelt“.

Monat wählen und Summe lesen

Oben auf der Seite blätterst du mit den Pfeilen („Vorheriger Monat“, „Nächster Monat“) durch die Monate. „Aktueller Monat“ springt zurück zum laufenden Monat. Stunden, Kalender, Einträge und Stundenzettel gehören immer zu dem Monat, der dort steht.

Die Karte darunter fasst den Monat zusammen: die Bezahlte Anwesenheit in Stunden, „Erfasst an … Tagen“ und, falls es welche gibt, „davon … Überstunden“. In der Tabelle der Einträge stehen als Kennzahlen zusätzlich Gesamtarbeitsstunden, Überstunden und Arbeitstage.

Ohne Zeiten im Monat steht dort „In diesem Monat hast du noch keine Zeiten.“

Wartet oder abgelehnt

Unter der Summe melden zwei Hinweise offene Einträge:

• „… Einträge warten auf Freigabe“: „Bezahlt wird die Zeit erst, wenn deine Führungskraft sie freigibt.“
• „… Einträge wurden abgelehnt“: „Sieh dir den Grund an und trage die Zeit neu ein.“ Mit Hinweis ausblenden räumst du den Hinweis weg.

Tippst du einen der Hinweise an, wechselt die Seite zur Ansicht „Einträge“ und filtert auf diese Einträge. Ein zweiter Tipp hebt den Filter wieder auf.

Ansicht „Kalender“

In der Ansicht Kalender bekommt jeder Tag des Monats eine Zeile mit einem Band. Alle Zeilen laufen auf derselben Uhr. Das Band ist dein Tag: Teal ist Zeit mit Terminen („mit Terminen“), grau sind die Lücken dazwischen („Leerlauf, unbezahlt“). Leerlauf ist Zeit zwischen zwei Terminen. Sie steht im Nachweis, wird aber nicht vergütet. Bezahlt wird die Zeit an den Terminen. Tage ohne Arbeit stehen als „frei“. Die Spalte „Std.“ zeigt die Stunden des Tages.

Tippst du eine Zeile an, zeigt ein Panel den Tag im Detail (am Handy klappt es direkt unter der Zeile auf):

• „Davon … mit Terminen und … Leerlauf.“ Waren alle Stunden belegt, steht dort „Jede Stunde war mit Terminen belegt.“
• Hast du dich gestempelt und die Stempelzeit weicht vom Kalender ab: „Deine Stempelzeit weicht um … Min vom Kalender ab.“ Ohne Stempel steht dort „Keine Stempelzeit“.
• Nachgetragene Zeiten stehen unter „Nachgetragen“.
• An einer freien Lücke steht Hier erfassen. Das öffnet „Zusatzzeit erfassen“ mit Datum, Von und Bis schon ausgefüllt.

Ansicht „Einträge“ und die Tabelle

Die Ansicht Einträge zeigt „nur gestempelte und nachgetragene Zeiten. Deinen ganzen Monat zeigt der Kalender.“ Bei der Variante „Gestempelt“ ist das die einzige Ansicht. Die Tabelle hat die Spalten Datum, Arbeitszeit, Grund (die Art des Eintrags, zum Beispiel „Reinigung“, oder woher er stammt), Pause, Überstunden, Tags und Status. Am Handy werden daraus Karten.

Der Status ist einer von:

• Genehmigt: dein Vorgesetzter hat die Zeit freigegeben.
• Ausstehend: wartet auf Freigabe.
• Abgelehnt: abgelehnt, daneben steht „Grund: …“, was der Vorgesetzte angegeben hat.
• Entwurf: noch nicht eingereicht.

Als Herkunft eines Eintrags kommen vor: „Aus dem Kalender“, „Gestempelt“, „Zusatzzeit“, „Vom Vorgesetzten“, „CSV-Import“ und „Abwesenheit“.

Zusatzzeit erfassen

Reinigung, Vorbereitung oder Warenannahme sieht der Kalender nicht. Die trägst du selbst nach. Das geht nur in der Variante „Aus dem Kalender“.

1. Tippe oben auf Zusatzzeit erfassen. Oder tippe im Tagesdetail auf Hier erfassen, dann sind Datum und Zeiten schon ausgefüllt. Es öffnet sich „Zusatzzeit erfassen“.
2. Fülle aus:
   • Typ: Reinigung, Vorbereitung, Warenannahme, Schulung, Team-Meeting oder Sonstiges. Vorgabe ist „Reinigung“.
   • Datum: der Tag der Arbeit. Ein Datum in der Zukunft ist nicht erlaubt. Vorgabe ist heute.
   • Von und Bis: Uhrzeiten. „Bis“ muss nach „Von“ liegen, sonst bleibt der Knopf grau. Vorgabe ist 18:00 bis 18:45.
   • Notiz: kurze Beschreibung, zum Beispiel „Vorbereitung, Aufräumen, Materialbestellung“. Bei „Sonstiges“ ist sie Pflicht, mindestens 3 Zeichen: „Bei „Sonstiges“ brauchen wir eine kurze Beschreibung.“
3. Tippe auf Erfassen. Danach steht dort „Zusatzzeit erfasst“ und „Der Eintrag liegt jetzt zur Freigabe bereit.“ Mit Abbrechen schließt du den Dialog.

Deine Führungskraft gibt die Zeit frei, bevor sie bezahlt wird. Bis dahin steht sie als „Ausstehend“ in der Liste und zählt oben als wartender Eintrag.

Exportieren

• CSV-Export (in der Ansicht „Einträge“) exportiert die Zeiten des gewählten Monats. Danach steht dort „Export erfolgreich“ und „Deine Zeiten wurden exportiert“.
• Stundenzettel (PDF) (nur in der Variante „Aus dem Kalender“) erstellt den Stundenzettel für den gewählten Monat.

Häufige Fragen

Warum fehlt „Meine Zeiten“ im Menü? Die Zeiterfassung ist für diesen Standort nicht eingeschaltet. Ein Manager schaltet sie unter „Zeiterfassung einstellen“ ein.

Warum sehe ich keinen Knopf „Zusatzzeit erfassen“? Deine Stunden kommen nicht aus dem Kalender, weil du ein Festgehalt hast oder der Standort die Stunden nicht aus dem Kalender ableitet. Dann stempelst du dich ein und aus.

Warum zählt meine nachgetragene Zeit noch nicht? Sie wartet auf die Freigabe deines Vorgesetzten. Erst danach wird sie bezahlt.

Was tue ich bei einem abgelehnten Eintrag? Lies den Grund in der Spalte Status, trage die Zeit korrekt neu ein und tippe auf Hinweis ausblenden, wenn du den Hinweis nicht mehr brauchst.

Warum ist Leerlauf nicht bezahlt? Bezahlt wird die Zeit an den Terminen. Zeit zwischen zwei Terminen steht im Nachweis, wird aber nicht vergütet.