Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren

Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren

Hier pflegst du dein Team: wer bei dir arbeitet, welche Leistungen die Person übernimmt, wann sie da ist, was sie verdient und ob sie sich ins Dashboard einloggen darf. Du findest die Seite im Menü unter Team → Mitarbeiter (/manager/staff). Sie gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Wichtig vorab: Ohne zugeordnete Leistung kann niemand diese Person buchen. Ohne Arbeitszeiten bietet Terminz für sie keine Zeiten an.

Die Seite hat zwei Reiter: Mitarbeiter (die Liste) und Zuordnung (auch über /manager/staff?tab=assignment erreichbar). Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („Mitarbeiter und ihre Leistungen“) in vier Schritten, wie das zusammenhängt.

Reiter „Mitarbeiter“

Oben stehen drei Zahlen: „Gesamt“, „Aktiv“ und „Positionen“. Darunter die Liste mit den Spalten Mitarbeiter (Name, bei Inhabern das Kennzeichen „Owner“, „Aktiv“ oder „Inaktiv“ und die E-Mail), Telefon, Positionen und Erfahrung (in „J.“, also Jahren).

• Du kannst suchen und nach Status (aktiv oder inaktiv) filtern. Sortieren geht nach Vorname, Nachname, E-Mail, Erfahrung und Anlagedatum; die Voreinstellung ist das Anlagedatum, neueste zuerst.
• Ein Tipp auf eine Zeile öffnet Mitarbeiter bearbeiten.
• Das Zeilenmenü bietet Bearbeiten, Berechtigungen (nur wenn du selbst Berechtigungen vergeben darfst), Deaktivieren und bei einer deaktivierten Person Aktivieren.
• Oben rechts legt Mitarbeiter hinzufügen eine neue Person an.

Oben auf der Seite steht die Karte „Möchtest du selbst Termine annehmen?“. Mit Als Dienstleister aktivieren wirst du selbst buchbar („Du bist jetzt buchbar“) und erscheinst in der Liste und bei der Buchung. Danach zeigt die Karte „Du nimmst selbst Termine an“, das Kennzeichen „Buchbar“ und, wo noch etwas fehlt, die Wege Dienste zuweisen und Wochenplan einrichten („Kein Wochenplan hinterlegt“). Modus beenden macht dich wieder unbuchbar; bestehende Termine bleiben, zukünftige sagst du vorher ab oder verschiebst sie.

Einen Mitarbeiter anlegen

1. Tippe auf Mitarbeiter hinzufügen. Es öffnet sich „Neuer Mitarbeiter“. Die Felder sind in fünf Bereiche gegliedert: Person, Position, Vergütung, Leistungen und Zeiten, dazu kommt die Karte „Status & Zugang“. Am Handy stehen Persönliches, Position, Vergütung und Zugang unter „Mehr“.
2. Person:
   • Foto ändern (beim ersten Mal „Bild hochladen“, mit „Entfernen“ wieder weg): „Max. 5 MB, JPG, PNG oder GIF“.
   • Standort: nur sichtbar, wenn du aus mehreren Standorten wählen kannst.
   • Vorname und Nachname: Pflicht, mindestens 2 Zeichen.
   • E-Mail: freiwillig. „Ohne E-Mail arbeitet die Person nur am Terminal.“ Für den Dashboard-Zugang brauchst du sie.
   • Telefon, Geburtsdatum, Adresse.
   • Geschlecht: Männlich, Weiblich, Non-Binary, Genderqueer oder Keine Angabe.
3. Position:
   • Vorhandene Positionen (Optional): Positionen, die es in deinem Betrieb schon gibt, eine oder mehrere.
   • Position / Titel (Optional): neue Bezeichnungen wie „Assistenz“, „Fachkraft“ oder „Leitung“. Nach jeder Eingabe Enter drücken.
   • Berufsjahre: von 0 bis 50.
   • Notizen: Freitext, etwa „Besondere Fähigkeiten oder Hinweise“.
4. Leistungen: Hier wählst du aus, was die Person anbietet. Es gibt eine Suche („Leistung suchen …“), die Knöpfe „Alle“ und „Keine“ und eine Anzeige „x von y aktiviert“. Die Leistungen stehen nach Kategorien gruppiert. Eine neue Person ist zunächst für alle Leistungen freigegeben. Am Handy steht dort „Alle y Leistungen“ mit Anpassen.
5. Zeiten: Arbeitszeiten je Wochentag mit Von, Bis und optional einer Pause („+ Pause“, mit „Pause entfernen“ wieder weg). Ein freier Tag zeigt „Nicht verfügbar“; wird ein Tag zum Arbeitstag, steht er auf 09:00 bis 17:00. Die Voreinstellungen „Mo-Fr 9-17h“ und „Mo-Sa 10-18h“ füllen die Woche in einem Tipp, „Zurücksetzen“ leert sie. Am Handy klappst du die Wochentage mit Tage anpassen auf und mit „Einklappen“ wieder zu.
6. Status & Zugang:
   • Mitarbeiter aktiv: „Aktivierung ermöglicht Terminbuchungen“.
   • System-Zugang: „Zugang zum Mitarbeiter-Dashboard“. Ohne E-Mail steht dort „E-Mail-Adresse nötig für den Dashboard-Zugang“.
   • Passwort-Setup-E-Mail senden: beim Anlegen an. Die Person bekommt einen Link und legt ihr Passwort selbst fest. Der Schalter geht nur, wenn die Person aktiv ist, System-Zugang hat und eine E-Mail eingetragen ist.
7. Unten zeigt die Leiste „Es fehlen noch: …“, solange Pflichtangaben offen sind. Dann Erstellen (Abbrechen verwirft). Danach erscheint eine Bestätigung mit dem Namen.

Die Vergütung kannst du schon beim Anlegen eintragen, sie wird mit der Person gespeichert. Fehlt dir dafür die Berechtigung „Gehaltsabrechnungen einsehen“, wird die Person trotzdem angelegt und eine Meldung sagt, dass die Vergütung nicht gespeichert wurde. Trage sie dann über Bearbeiten nach.

Vergütung

Im Bereich „Vergütung“ wählst du eine von drei Arten:

• Nicht hinterlegt: Die Stunden werden weiter erfasst und aus dem Kalender abgeleitet. Es wird nur kein Betrag ausgewiesen: Im Kostenüberblick steht „—“ statt 0,00 €, und die Lohnabrechnung wird abgelehnt, bis du einen Betrag einträgst.
• Stundenlohn: Feld Stundensatz in Euro, bezahlt für jede erfasste Anwesenheitsstunde. Liegt der Satz unter dem gesetzlichen Mindestlohn, warnt Terminz; für Azubis und Praktikanten ist das zulässig.
• Festgehalt: Feld Monatsgehalt in Euro, ein fester Betrag pro Monat, unabhängig von den Stunden.

Zusätzlich gibt es Überstundensatz (optional); bleibt es leer, gilt der Zuschlag aus den Zeiterfassungs-Einstellungen. Die Personalnummer steht in jeder DATEV-Zeile. Ohne sie kann dein Steuerberater die Lohndaten nicht zuordnen.

Die Vergütung wird beim Speichern der Person übernommen, aber nur, wenn du daran etwas geändert hast. Wer nur einen Namen ändert, löst nichts aus. Dafür brauchst du die Berechtigung „Gehaltsabrechnungen einsehen“.

Bearbeiten, Berechtigungen und Zugang

Bearbeiten öffnet dasselbe Formular unter „Mitarbeiter bearbeiten“, gefüllt mit den bisherigen Werten. Speichern übernimmt die Änderungen. Bei einer Person mit System-Zugang findest du dort Passwort zurücksetzen mit dem Knopf E-Mail senden; die Person bekommt dann einen Link zum Zurücksetzen.

Berechtigungen im Zeilenmenü öffnet einen Dialog, in dem du einzelne Funktionen freischaltest. Du suchst eine Berechtigung („Berechtigung suchen“), wählst eine Vorlage („Vorlage wählen oder Berechtigungen manuell festlegen“) oder setzt Haken einzeln, nach Kategorien geordnet. Eine Vorschau zeigt „Was sieht …?“, also wie viele Seiten die Person damit sieht. Speichern mit Änderungen speichern; schließt du den Dialog vorher, fragt Terminz „Änderungen verwerfen?“. Eine Berechtigung ändert die Rolle nicht: Die Person bleibt Mitarbeiter und bekommt nur einzelne Funktionen dazu. Inhaber haben ohnehin alles.

Deaktivieren und wieder aktivieren

Wer nicht mehr bei dir arbeitet, löschst du nicht, sondern deaktivierst du. Deaktivieren im Zeilenmenü öffnet „… deaktivieren“ mit der Frage, ab wann und wofür:

• Gültig ab: jetzt oder ein zukünftiges Datum.
• Was betroffen ist: mindestens ein Bereich, sonst erscheint „Mindestens einen Bereich auswählen.“ Zur Wahl stehen „Buchungen“ (keine neuen Termine mehr mit dieser Person), „Systemanmeldung“ (kein Login mehr), „E-Mail-Benachrichtigungen“ (keine System- oder Ticket-Mails mehr) und „Ticket-Zuweisungen“.
• Grund: Freitext, freiwillig.

Sind für die Person schon Termine in der Zukunft gebucht, zeigt Terminz „Bestehende zukünftige Termine“ mit der Zahl und dem ersten Datum. Wer mit Weiter und freigeben bestätigt, gibt diese Termine frei; sie werden mit einem roten Rand markiert, damit du sie einer anderen Person zuweist. Willst du nur neue Buchungen verhindern, lässt du „Systemanmeldung“ aus und die Termine bleiben bei der Person.

Liegt das Datum in der Zukunft, steht danach „Deaktivierung geplant“ und in der Liste „Deaktiviert am …“; sonst „Mitarbeiter deaktiviert“ und „Inaktiv seit …“. Aktivieren bei einer inaktiven Person öffnet „… reaktivieren“ mit denselben Feldern Gültig ab, Was betroffen ist und Grund; das Ergebnis heißt „Mitarbeiter reaktiviert“ oder „Reaktivierung geplant“.

Reiter „Zuordnung“

Hier legst du fest, welche Mitarbeiter welche Leistung übernehmen, ohne jede Person einzeln zu öffnen. Links stehen die Mitarbeiter, rechts die Leistungen. Die Karte „Buchbar“ zeigt, wie viele Leistungen schon jemand übernimmt. Mit „Alle“ und „Offen“ schaltest du zwischen allen und den noch unbesetzten Leistungen um.

• Am Computer ziehst du eine Leistung auf einen Mitarbeiter oder wählst den Mitarbeiter aus und tippst die Leistungen an („Autorisieren“, danach „Autorisiert“).
• Am Handy tippst du einen Mitarbeiter an, dann die Leistungen. Mit „Mitarbeiter ändern“ wechselst du die Person.
• Geändert ist erst etwas, wenn du in der Leiste am unteren Rand auf Speichern tippst. Danach steht dort zum Beispiel „2 Änderungen gespeichert“.

Häufige Fragen

Wie kann ich einen Mitarbeiter ohne Dashboard-Zugang führen? E-Mail leer lassen oder System-Zugang ausschalten. Die Person arbeitet dann nur am Terminal.

Warum sieht ein Mitarbeiter keine Termine im Dashboard? Prüfe, ob Mitarbeiter aktiv und System-Zugang an sind und eine E-Mail eingetragen ist.

Warum kann niemand diese Person buchen? Meist fehlt eine Leistung (Bereich Leistungen, oder Reiter „Zuordnung“) oder die Arbeitszeiten (Bereich Zeiten).

Wie nehme ich jemanden aus dem Team? Im Zeilenmenü auf Deaktivieren, mit Datum und Bereichen. Die Person lässt sich später mit Aktivieren zurückholen.