Pufferzeit für alle Leistungen einstellen

Pufferzeit für alle Leistungen einstellen

Der Puffer ist Zeit neben einem Termin, die niemand buchen kann: zum Aufräumen, Desinfizieren, Vorbereiten oder für den Weg zum nächsten Kunden. Du findest die Seite im Menü unter Einstellungen → Termine & Buchung → Pufferzeit (/manager/settings/catalog). Sie gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („Wie der Puffer wirkt“) drei Dinge: Treffen zwei Puffer aufeinander, zählt der längere von beiden, nicht die Summe. Der Wert hier gilt für den ganzen Standort. Und gebuchte Termine behalten den Puffer, mit dem sie gebucht wurden.

Der Puffer wirkt auf die Buchungsseite, den Termin-Assistenten, den Kalender und die Leistungen. Kunden sehen ihn nie: Im Buchungsfenster stehen weiterhin nur die Minuten der Leistung.

Puffer einschalten

Oben steht die Karte „Pufferzeit“ mit dem Schalter. Daneben steht „An“ oder „Aus“. Standardmäßig ist der Puffer aus. Ist er aus, kann keine Leistung einen eigenen Puffer haben. Schaltest du ihn ein und beide Werte stehen noch auf 0, setzt Terminz „Nach dem Termin“ auf den ersten Schritt des Rasters.

Der Schalter speichert nicht für sich. Erst die Leiste am unteren Rand übernimmt die Änderung.

Minuten vor und nach dem Termin

Mit dem Puffer an erscheint der Abschnitt „Minuten vor und nach dem Termin“ mit zwei Auswahlen:

• Vor dem Termin: „Zeit zum Vorbereiten, bevor der Kunde da ist.“
• Nach dem Termin: „Zeit zum Aufräumen, nachdem der Kunde gegangen ist.“

Jede Auswahl bietet 0 und ein paar Vielfache deines Rasters an (bei einem 15-Minuten-Raster zum Beispiel 15, 30, 45 und 60 Minuten). Mit „Andere“ tippst du eine eigene Zahl ein. Ein Puffer geht nur in Schritten deines Rasters, genau wie die Termine. Tippst du etwas dazwischen, rundet Terminz auf („Auf 30 Min aufgerundet, denn deine Termine gehen in Schritten von 15 Minuten.“). Länger als 240 Minuten geht nicht. Das Raster stellst du unter Buchungsregeln ein: Der Hinweis „Ein Puffer geht nur in Schritten von 15 Minuten“ hat dafür den Link Raster ändern.

Eine Vorschau unter der Überschrift „Ein Termin im Tag“ zeigt dir, was die Werte bedeuten, zum Beispiel: „Auf einen Termin von 60 Minuten folgen 15 Minuten Puffer. Dadurch passen an deinem längsten Öffnungstag statt 9 noch 7 Termine à 60 Minuten.“ Sie rechnet mit deinen echten Öffnungszeiten und ändert sich mit, bevor du speicherst.

Pufferzeit zählt als Arbeitszeit

Der Schalter „Pufferzeit zählt als Arbeitszeit“ ist standardmäßig an. Die Auslastung im Zeiterfassungs-Bericht zählt dann den Puffer zwischen zwei Terminen als Arbeitszeit. Sonst stünde jemand mit vollem Kalender nur halb ausgelastet da. Die Einstellung gilt ab jetzt, bereits abgerechnete Monate bleiben stehen. Sie wirkt auf die Zeiterfassung und den Lohnexport.

Leistungen mit eigenem Puffer

Hast du einer Leistung einen eigenen Puffer gegeben (im Formular der Leistung), listet Terminz sie unter dem Hinweis „3 Leistungen haben einen eigenen Puffer“ auf, mit dem Zusatz „Diese Werte überschreibst du, wenn du den Puffer oben speicherst.“ Je Leistung steht dort „vor / nach“ in Minuten.

Speichern und was dabei passiert

Wie bei den anderen Einstellungsseiten erscheint am unteren Rand die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Speichern und Verwerfen. Beim Speichern setzt Terminz den Wert für jede Leistung des Standorts. Vorher fragt es nach, wenn das etwas überschreibt:

• Hat keine Leistung einen abweichenden Puffer, fragt „Puffer für alle Leistungen übernehmen?“ nach: „Jede Leistung bekommt 15 Min vorher und 15 Min nachher. Soll nur eine einzelne Leistung einen Puffer haben, lass den Standard auf „Kein Puffer“ und lege ihn in der Leistung selbst fest.“ Du bestätigst mit Auf alle anwenden.
• Haben Leistungen einen eigenen Puffer, lautet die Frage „2 Leistungen verlieren ihren eigenen Puffer“. Terminz listet bis zu sechs davon mit „alt → neu“ auf, danach „und 3 weitere“. Du bestätigst mit Auf alle anwenden.
• Schaltest du den Puffer aus, lautet die Frage „2 Leistungen verlieren ihren Puffer“ mit dem Satz „Pufferzeit aus heißt überall aus.“ Du bestätigst mit Pufferzeit ausschalten.

Der neue Puffer gilt ab der nächsten Buchung. Bereits gebuchte Termine behalten den Puffer, mit dem sie gebucht wurden.

Dein Team kann nach einer Bestätigung trotzdem in den Puffer und außerhalb der Arbeitszeiten buchen. Kunden können das nie.

Auf Standard zurücksetzen

Oben rechts setzt Auf Standard zurücksetzen zurück. Vorher zeigt Terminz, was zurückgeht („Puffer: aus, bei jeder Leistung auf 0“ und „Puffer zählt als Arbeitszeit: an“) und fragt nach. Hat eine Leistung einen eigenen Puffer, steht dort auch, dass sie ihn dabei verliert.

Häufige Fragen

Kann nur eine einzelne Leistung einen Puffer haben? Ja. Lass hier den Puffer aus oder auf 0 und lege ihn im Formular der Leistung fest (siehe „Eine Leistung anlegen und bearbeiten“). Schaltest du den Puffer hier an und speicherst, überschreibst du die Werte aller Leistungen.

Warum passt mein Puffer nicht ins Raster? Das Raster hat sich geändert. Dein gespeicherter Puffer bleibt, wie er ist, und wird aufgerundet, sobald du den Puffer speicherst.

Sehen Kunden den Puffer? Nein. Sie sehen nur die Minuten der Leistung.