Ressourcen anlegen, Leistungen zuordnen und blockieren

Ressourcen anlegen, Leistungen zuordnen und blockieren

Eine Ressource ist ein Raum, ein Stuhl oder ein Gerät. Du findest sie im Menü unter Leistungen → Ressourcen (/manager/resources).

Wichtig vorab: Eine Ressource allein ändert am Kalender nichts. Erst wenn du sie einer Leistung zuordnest, belegt jede Buchung dieser Leistung die Ressource, und eine Uhrzeit fällt weg, sobald sie besetzt ist. Eine Leistung ohne zugeordnete Ressource wird nie durch Ausstattung begrenzt. Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („So steuern Ressourcen die Buchbarkeit“) das noch einmal.

Die Seite hat zwei Reiter: Ressourcen und Zuordnung. Der Reiter „Zuordnung“ ist auch über /manager/resources?tab=assignment erreichbar.

Reiter „Ressourcen“

Oben stehen fünf Zahlen: „Gesamte Ressourcen“, „Verschiedene Typen“, „Verfügbare Ressourcen“, „In Wartung“ und „Service-Zuordnungen“. Die Liste hat die Spalten Ressource, Typ, Status, Parallel-Kapazität und Leistungen. Filtern kannst du nach „Typ“ und „Status“. Ist die Liste leer, steht dort „Füge deine erste Ressource hinzu, um loszulegen.“; filterst du zu eng, „Keine Ressourcen gefunden. Versuche andere Filter.“

Im Zeilenmenü findest du Details (öffnet „Ressourcen-Details“ mit Standort, paralleler Kapazität und den zugeordneten Leistungen), Bearbeiten, Blockieren und Löschen.

Eine Ressource anlegen

1. Tippe oben rechts auf Ressource hinzufügen. Es öffnet sich „Neue Ressource erstellen“.
2. Fülle aus:
   • Vorlage verwenden (optional): übernimmt Name, Typ und Beschreibung aus einer Vorlage für deine Branche.
   • Name: Pflicht, mindestens 2 Zeichen („Name zu kurz“ sonst). Beispiel: „Behandlungsliege“.
   • Typ: Pflicht. Auswahl aus Raum, Ausstattung, Möbel, Werkzeug, Anlage, Fahrzeug, Software, Sonstiges.
   • Anzahl (gleichzeitig nutzbar): die parallele Kapazität, mindestens 1, höchstens 99. Das ist die Zahl der Termine, die die Ressource zur selben Zeit nutzen dürfen. Vier gleiche Maniküretische sind eine Ressource mit Kapazität 4, nicht vier einzelne Ressourcen. Trage nur ein, wie viele es wirklich gibt: Ist die Zahl zu hoch, werden Termine doppelt vergeben. Eine Zeile unter dem Feld zeigt ein Beispiel für 10:00 Uhr.
   • Status: Verfügbar, In Verwendung, Wartung, Außer Betrieb, Reserviert oder Stillgelegt. Steht der Status auf Wartung, Außer Betrieb oder Stillgelegt, wird die Ressource nicht gebucht und fällt sofort aus allen freien Zeiten. Den Status zu ändern geht nur, wenn keine zukünftigen Buchungen existieren.
   • Wo am Standort: Freitext, Beispiel „z. B. Raum 2, Obergeschoss“.
   • Beschreibung: Freitext.
3. Tippe auf Ressource erstellen. Danach steht dort „Ressource erstellt“. Zum Ändern nimmst du Bearbeiten im Zeilenmenü und speicherst mit Ressource aktualisieren.

Reiter „Zuordnung“

Hier legst du fest, welche Leistung welche Ressource braucht. Links stehen die Ressourcen („Antippen zum Auswählen, ziehen zum Zuordnen“), rechts die Leistungen. Du kannst nach einer Leistung suchen („Leistung suchen…“) und zwischen „Alle“ und „Offen“ umschalten. Oben zeigt „Abdeckung“, wie viele Leistungen schon eine Ressource haben; sind alle versorgt, steht dort „Alle Leistungen abgedeckt“.

• Am Computer ziehst du eine Leistung auf eine Ressource oder wählst die Ressource aus und tippst die Leistungen an.
• Am Handy tippst du eine Ressource an, dann die Leistungen, die sie brauchen. Mit „Ressource ändern“ wechselst du die Ressource.
• „Ressource hinzufügen“ an einer Leistung wählt eine Ressource direkt, „Entfernen“ löst die Zuordnung.

Geändert ist erst etwas, wenn du in der Leiste am unteren Rand auf Speichern tippst (dort steht zum Beispiel „2 nicht gespeicherte Änderungen“).

Eine Ressource blockieren

Fällt ein Gerät aus oder ist ein Raum belegt, gehört das als Blockierung mit Zeitraum in den Kalender, nicht als gelöschte Ressource. Im Zeilenmenü auf Blockieren öffnet „Ressource blockieren“:

• Ressource/Raum: welche Ressource.
• Blockierungstyp: Wartung, Reinigung, Reparatur, Reserviert, Private Veranstaltung, Renovierung oder Sonstiges.
• Datum, dann entweder „Ganzer Tag“ oder ein „Zeitfenster“ mit Von und Bis.
• Notiz (optional): Beschreibung für dein Team.
• Betroffene Kunden benachrichtigen: schickt eine E-Mail an Kunden, deren Termine diese Ressource nutzen.

Terminz prüft den Zeitraum, zeigt Konflikte mit bestehenden Blockierungen und die betroffenen Termine. Für jeden betroffenen Termin wählst du bei „Aktion wählen:“ eine Alternative: eine andere Ressource zuweisen (der Termin behält seinen Status) oder neu planen (der Termin wird als „Verschoben“ markiert). Gibt es keine Alternative, wird der Termin automatisch als „Verschoben“ markiert. Mit Blockierung erstellen wird gespeichert.

Archivieren und endgültig löschen

Löschen im Zeilenmenü öffnet „Ressource endgültig löschen“. Das kann nicht rückgängig gemacht werden: Alle Zuordnungen zu Leistungen werden aufgehoben und die Ressourcendaten werden dauerhaft entfernt. Du musst die Löschung bestätigen. Danach steht dort „Ressource „<Name>“ wurde erfolgreich gelöscht“. Willst du eine Ressource nur vorübergehend aus der Planung nehmen, setze den Status auf „Stillgelegt“ oder blockiere sie.

Häufige Fragen

Warum verschwinden Termine, obwohl niemand gebucht hat? Weil die Ressource einer Leistung zugeordnet und besetzt ist. Prüfe die Kapazität und die Zuordnung.

Brauche ich Ressourcen überhaupt? Nein. Eine Leistung ohne zugeordnete Ressource wird nie durch Ausstattung begrenzt.

Wie bilde ich vier gleiche Stühle ab? Eine Ressource „Stuhl“ mit „Anzahl (gleichzeitig nutzbar)“ 4.