Team-Zeiten prüfen, eintragen, importieren, exportieren

Team-Zeiten: Einträge prüfen, eintragen, importieren und exportieren

Hier siehst du, was dein Team an Arbeitszeit erfasst hat, woher jede Stunde kommt und was daraus an Stunden und Kosten wird. Die Seite findest du im Menü unter Zeiterfassung → Team-Zeiten (/manager/time-tracking). Sie gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Die Gruppe „Zeiterfassung“ erscheint nur, wenn die Zeiterfassung für den Standort eingeschaltet ist (siehe „Zeiterfassung einstellen“).

Einträge entstehen auf vier Wegen: Mitarbeiter stempeln ein und aus, die Stunden werden aus dem Kalender abgeleitet, du importierst eine Datei oder du trägst eine Zeit manuell ein. Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („So funktioniert die Zeiterfassung“) die Seite in vier Schritten.

Oben rechts stehen zwei Knöpfe: Einträge importieren und Manueller Eintrag (am Handy nur als Symbol). Darunter wechselst du mit den Reitern zwischen fünf Ansichten.

Reiter „Teamübersicht“

Die Ansicht beantwortet: Wer hat im Zeitraum wie viel gearbeitet? Über Zeitraum wählst du Beginn und Ende (voreingestellt sind die letzten 30 Tage). Oben stehen drei Zahlen: „Teammitglieder“, „Gesamtarbeitsstunden“ und „Überstunden“. Die Tabelle „Team-Leistung“ zeigt je Mitarbeiter Arbeitsstunden, Überstunden, Ø Täglich (nicht am Handy) und Tage. Du kannst suchen und nach jeder Spalte sortieren.

Mit CSV exportieren speicherst du die Einträge des Zeitraums als Datei, mit DATEV exportieren schickst du sie in das DATEV-Format (siehe unten). Nach dem Export erscheint „Export erfolgreich“.

Reiter „Alle Einträge“

Hier steht jeder Eintrag mit Mitarbeiter, Datum, Zeit, Arbeitszeit, Typ und Status. Als Typ erscheinen zum Beispiel „Auto-Abwesenheit“ und „Bearbeitet“. Alles, was noch auf Freigabe wartet oder abgelehnt wurde, steht hier, nicht nur in der Freigabe-Warteschlange.

• Filtern kannst du nach Status (Alle Status, Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt, Korrigiert) und nach Zeitraum.
• Bei einem eingereichten oder korrigierten Eintrag, über den noch niemand entschieden hat, bietet das Zeilenmenü Genehmigen, Ablehnen und Bearbeiten.
• Genehmigen ist endgültig: Ein genehmigter Eintrag zählt für die Lohnabrechnung und lässt sich danach weder ändern noch ablehnen. Korrigiere die Zeit also zuerst und genehmige danach.
• Ablehnen öffnet „Zeiteintrag ablehnen“. Der Ablehnungsgrund ist Pflicht (mindestens 5 Zeichen) und geht an die Person, die den Eintrag korrigieren und erneut einreichen kann. Mit „Ablehnung bestätigen“ ist es erledigt. Eine Ablehnung löscht nichts.
• Bearbeiten öffnet „Zeiteintrag bearbeiten“ mit Kommen, Gehen, Pause (Minuten), Eintragstyp, Abrechenbar, Tags (kommagetrennt), Mitarbeiter-Notizen, Manager-Notizen und dem Pflichtfeld Bearbeitungsgrund (mindestens 5 Zeichen: „Warum bearbeitest du diesen Eintrag?“). Speichern mit „Änderungen speichern“. Der Eintrag gilt danach als bearbeitet.
• Mehrere Zeilen markierst du und entscheidest gemeinsam mit Ausgewählte genehmigen oder Ausgewählte ablehnen. Die Rückfrage nennt Zeitraum, Zahl der Personen und die Gesamtstunden, denn es gibt danach keinen Weg zurück. Konnten einzelne Einträge nicht verarbeitet werden, sagt Terminz, wie viele.

Reiter „Monatsbericht“

Die Ansicht beantwortet: Wie sieht der Monat im Vergleich zum Soll aus? Über Monat wählst du den Monat. Oben stehen „Sollstunden“, „Iststunden“, „Überstunden“ und „Gesamtbrutto“. Die Tabelle „Mitarbeiterübersicht“ zeigt je Person Soll (mit Tagen), Ist (mit Tagen), Fortschritt, Überstunden, Abwesenheit (Urlaubstage, Krankheitstage, Feiertage), Brutto und Urlaub. Auch hier gibt es CSV exportieren und DATEV exportieren.

Reiter „Personalkosten“

Die Ansicht zeigt, was die Zeit kostet und wie gut sie ausgelastet ist. Über die Monatsauswahl wählst du den Monat. Dort zählen nur Mitarbeiter mit erfassten Zeiten im gewählten Monat. Für Monate ohne freigegebene Zeiten steht dort „Für diesen Monat sind keine freigegebenen Zeiten erfasst.“

Oben stehen „Personalkosten“, „Anteil am Umsatz“, „Auslastung“, „Leerlauf“ und „Umsatz“. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter den Stundensatz (oder „Monatsgehalt“), „Bezahlt“ (Stunden mit Tagen), „Am Kunden“, „Leerlauf“, „Auslastung“ und „Kosten“. Im Zeilenmenü erstellt Stundenzettel (PDF) den Stundenzettel der Person für den Monat; danach meldet Terminz „Stundenzettel steht bereit“.

Reiter „Tags verwalten“

Tags kategorisieren Arbeitszeiten, etwa „Programmierung“, „Marketing“ oder „Meeting“. Die Ansicht heißt „Zeiterfassungs-Tags“. Noch ohne Tags steht dort „Keine Tags verfügbar“ mit Erstes Tag erstellen.

• Tag erstellen hat die Felder Name, Farbe und Beschreibung (optional). Ohne Namen kommt „Bitte gib einen Tag-Namen ein“.
• Im Zeilenmenü findest du Bearbeiten („Tag bearbeiten“, Speichern mit Speichern) und Löschen. Löschen fragt noch einmal nach und lässt sich nicht rückgängig machen.

Zeit manuell eintragen

Manueller Eintrag öffnet „Manuelle Zeiterfassung“ für einen Nachtrag, zum Beispiel wenn jemand das Stempeln vergessen hat:

• Mitarbeiter: Pflicht, nur aktive Mitarbeiter, durchsuchbar.
• Datum: Pflicht, voreingestellt ist heute (in der Zeit des Standorts).
• Einstempeln und Gehen: Pflicht. Gehen muss nach Einstempeln liegen („Ausstempeln muss nach Einstempeln liegen“).
• Pause (Minuten): von 0 bis 480.
• Eintragstyp: Regulär, Überstunden, Urlaub, Krank, Homeoffice, Schulung, Dienstreise, Rufbereitschaft oder Unbezahlter Urlaub.
• Notizen: freiwillig.

Mit Eintrag speichern wird gespeichert („Zeiterfassung gespeichert“) und die Ansicht „Alle Einträge“ geöffnet.

Einträge importieren

Einträge importieren öffnet einen Vollbild-Editor. Du trägst Zeiten direkt in die Tabelle ein oder lädst die ausgefüllte Terminz-Vorlage (.xlsx). Die Vorlage bekommst du über Vorlage herunterladen; geladen wird sie über Ausgefüllte Vorlage laden. Die Spalten sind Mitarbeiter, Datum, Beginn, Ende, Pause (Min), Art und Notiz.

Mit Zeilen prüfen wird jede Zeile geprüft. Das Ergebnis zählt „Gültig“, „Mit bestehendem Eintrag“ und „Mit Fehler“. Zeilen mit Fehler werden nicht importiert, die anderen schon. x importieren speichert sie; danach steht dort „x Einträge importiert“, und Terminz wechselt zu „Alle Einträge“. Schließt du den Editor mit ungespeicherten Zeilen, fragt Terminz „Import verwerfen?“.

Export nach DATEV

Der DATEV-Export enthält ausschließlich freigegebene Zeit. Ein noch offener Eintrag verlässt diese Seite nie. Der Knopf ist erst aktiv, wenn ein Zeitraum gewählt ist. Fehlt für den Import in LODAS noch etwas, steht darunter „DATEV kann das noch nicht importieren“ mit Was fehlt?. Der Dialog „Das fehlt noch für DATEV“ nennt bis zu drei Dinge:

• die Berater- und Mandantennummer (vom Steuerbüro; Beraternummer 4 bis 7 Ziffern, Mandantennummer 1 bis 5);
• die Lohnarten für Stunden und Überstunden (legt das Steuerbüro in LODAS fest);
• die Personalnummer von Mitarbeitern mit bezahlter Zeit im Zeitraum (siehe „Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren“, Bereich Vergütung).

Mit Hinzufügen kommst du an die Stelle, an der du die Angabe einträgst. Danach geht der Export mit einem Tipp.

Häufige Fragen

Warum taucht ein Eintrag nicht im DATEV-Export auf? Nur freigegebene (genehmigte) Zeit wird exportiert.

Kann ich einen genehmigten Eintrag noch ändern? Nein, genehmigt ist endgültig.

Wo sehe ich offene Einträge? Unter „Alle Einträge“, gefiltert nach Status „Eingereicht“.

Warum fehlt die Gruppe „Zeiterfassung“ im Menü? Die Zeiterfassung ist für den Standort ausgeschaltet.