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Textbausteine für Antworten anlegen
So legst du Antworten, die du oft schreibst, einmal als Textbaustein an, bearbeitest und löschst sie und fügst sie in einer Unterhaltung mit einem Tipp ein.
Im Dashboard
- Menü
- Support → Nachrichten
- Wer
- Jeder Manager und jeder Organisations-Admin, ohne eigene Berechtigung und in jedem Tarif. Es gibt keine eigene Menüzeile: du erreichst die Seite über den Knopf „Textbausteine“ oben auf der Seite Nachrichten. Organisations-Admins haben im Menü „Management → Nachrichten“ zusätzlich die Unterzeile „Textbausteine“.
Textbausteine für Antworten anlegen
Ein Textbaustein ist eine gespeicherte Antwort, zum Beispiel deine Öffnungszeiten oder der Hinweis, wie man einen Termin verschiebt. Du legst sie einmal an und fügst sie in einer Unterhaltung mit einem Tipp in deine Antwort ein (siehe „Nachrichten“).
So kommst du hin: Support → Nachrichten, oben auf der Seite auf Textbausteine tippen (/manager/tickets/settings). Organisations-Admins erreichen sie auch über Management → Nachrichten → Textbausteine (/tenantadmin/tickets/settings). Mitarbeiter haben die Seite nicht.
Die Liste
Ohne Einträge steht dort „Noch keine Textbausteine“ und „Antworten, die du oft schreibst, legst du einmal an und fügst sie dann mit einem Tipp ein.“. Mit Einträgen zeigt jede Zeile den Name des Bausteins, ein „Inaktiv“, wenn er ausgeschaltet ist, und die ersten zwei Zeilen des Textes. Ein Tipp auf eine Zeile öffnet das Fenster „Textbaustein bearbeiten“.
Die Liste zeigt neben den Bausteinen deiner Organisation auch solche, die Terminz für alle angelegt hat. Diese kannst du lesen und beim Antworten benutzen, aber weder anlegen noch ändern noch löschen.
Einen Textbaustein anlegen oder bearbeiten
Neuer Textbaustein öffnet das Fenster „Neuer Textbaustein“, eine Zeile antippen das Fenster „Textbaustein bearbeiten“. Die Felder:
- Name: Pflicht. Der Name erscheint nur in der Liste, nie beim Kunden, zum Beispiel „Öffnungszeiten“.
- Antworttext: Pflicht. Der Text, der in die Antwort eingefügt wird.
- Aktiv: ein Schalter. Nur aktive Textbausteine erscheinen beim Antworten.
Mit Speichern legst du den Baustein an oder speicherst deine Änderung, Abbrechen schließt das Fenster. Klappt das Speichern nicht, steht dort „Speichern hat nicht geklappt. Versuche es noch einmal.“.
Löschen
Im Fenster „Textbaustein bearbeiten“ gibt es Löschen. Davor fragt Terminz „Textbaustein löschen?“ und sagt: „„Öffnungszeiten“ wird gelöscht. Bereits gesendete Nachrichten bleiben, wie sie sind.“ (mit dem Namen deines Bausteins). Wenn du den Baustein nur eine Weile nicht brauchst, schalte stattdessen Aktiv aus.
Einen Textbaustein benutzen
In einer Unterhaltung öffnest du unten Textbausteine. Die Liste zeigt nur aktive Bausteine. Das Suchfeld „Textbausteine durchsuchen“ filtert nach Name und Text. Ein Tipp fügt den Text in einer neuen Zeile an deinen Entwurf an, du kannst ihn danach noch ändern und dann senden.
Häufige Fragen
Kann ich Platzhalter wie den Namen des Kunden einfügen? Nein, der Text wird so eingefügt, wie du ihn gespeichert hast.
Gelten meine Textbausteine für mein ganzes Team? Sie gelten für die ganze Organisation: alle Manager und Organisations-Admins mit denselben Standorten sehen und bearbeiten dieselbe Liste. Der Hinweis „Nur im Team sichtbar“ beim Namen heißt: der Kunde sieht den Namen nie.
Warum sehe ich Textbausteine, die ich nie angelegt habe? Terminz kann Bausteine für alle hinterlegen. Sie erscheinen in der Liste, du kannst sie aber weder ändern noch löschen.
Ich habe einen Baustein ausgeschaltet, wo ist er? In der Liste, mit dem Zusatz „Inaktiv“. Schalte Aktiv wieder ein, dann erscheint er beim Antworten wieder.
Haben Mitarbeiter Textbausteine? Die Seite und der Knopf in der Unterhaltung sind für Manager und Organisations-Admins.
Gibt es ein Kürzel zum schnellen Einfügen? Nein, in den Feldern der Seite gibt es keins. Die Schnittstelle kennt zusätzlich Kürzel, Betreff, Kategorie und Anlass-Zuordnung, die Seite zeigt sie nicht an.