Wochenplan lesen

Wochenplan lesen

Der Wochenplan zeigt auf einen Blick, wer an welchem Wochentag arbeitet und zu welchen Zeiten Kunden bei wem buchen können. Du findest ihn im Menü unter Team → Wochenplan (/manager/staff/week-plan). Er gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist. Die Seite zeigt nur an. Arbeitszeiten änderst du bei der Person unter Team → Mitarbeiter (siehe „Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren“).

Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („So liest du den Wochenplan“) die Seite in vier Schritten. Ohne aktive Mitarbeiter steht dort „Noch keine aktiven Mitarbeiter“; lege Mitarbeiter an und hinterlege ihre wöchentlichen Arbeitszeiten, dann erscheint der Plan.

Dauerplan oder Woche

Oben wählst du zwischen zwei Sichten auf dasselbe Team:

• Dauerplan: das Muster, das sich Woche für Woche wiederholt. Er kennt kein Datum und lässt Urlaub, Krankheit und Feiertage bewusst weg.
• Woche: eine konkrete Kalenderwoche mit Datum, markiertem „Heute“, genehmigten Abwesenheiten und Schließungen. Darüber steht eine Leiste mit „KW …“ und dem Zeitraum von Montag bis Sonntag. Mit den Pfeilen („Vorherige Woche“, „Nächste Woche“) blätterst du, Heute springt zur aktuellen Woche. Die Woche richtet sich nach der Zeitzone des Standorts, nicht nach deiner.

Was du siehst

Am Computer ist der Plan ein Raster: oben die sieben Wochentage, links die aktiven Mitarbeiter alphabetisch mit ihrer ersten Position. Die erste Zeile zeigt die Öffnungszeiten des Standorts („Öffnungszeiten“, bei Ruhetagen „Geschlossen“, bei durchgehend offenen Tagen „24 Std.“). Jede Zelle zeigt Beginn und Ende der Schicht der Person an diesem Tag. Ein Strich bedeutet, dass die Person an dem Tag nicht arbeitet. Rechts steht die Spalte „Gesamt“ mit den Wochenstunden. Unter jedem Wochentag steht, wie viele Personen an diesem Tag buchbar sind.

Am Handy ist der Plan nach Tagen gruppiert: Pro Tag eine Liste der eingeplanten Personen mit Zeit, darunter bei Bedarf die Pause. Ist niemand eingetragen, steht dort „Niemand eingeplant“.

Buchbar und nicht buchbar

Eine Zelle mit türkisem Rand ist buchbar. Durchgestrichene Zeiten sind nicht buchbar („Nicht buchbar“). Das passiert, wenn:

• die Person an dem Tag abwesend ist („Abwesend: …“, nur genehmigte Abwesenheiten);
• der Standort an dem Tag geschlossen hat, ob wegen Ruhetag oder Schließtag/Feiertag (im Dauerplan zählen nur die Ruhetage aus den Öffnungszeiten).

Fährst du mit der Maus über eine Zelle, erklärt ein Hinweis den Grund. Ein offener Urlaubsantrag („Antrag offen“) zeigt einen blauen Punkt, die Zeiten gelten dabei weiter. Erst mit der Genehmigung werden die Zeiten nicht mehr buchbar.

Wochenstunden

Die Summe zählt nur buchbare Tage, abzüglich der Pause. Geschlossene Tage und genehmigte Abwesenheiten fallen heraus, deshalb hat dieselbe Person in einer Feiertagswoche weniger Stunden. Offene Anträge zählen weiter.

Gültigkeit einer Schicht

Eine Schicht zählt nur in ihrem Gültigkeitszeitraum (Gültig-ab und Gültig-bis). Ein Dienstplan, der erst nächsten Monat beginnt, steht deshalb heute nicht im Dauerplan. Pro Tag gilt genau eine Schicht. Bei zwei überlappenden Einträgen siehst du nur den ersten, und die Buchung rechnet mit demselben.

Die Zahlen oben

Über dem Plan können zwei Hinweise stehen:

• offene Urlaubsanträge: führt ins Genehmigungscenter.
• Tage ohne Besetzung: Tage, an denen der Standort offen hat und niemand buchbar ist. Der Hinweis führt in die Mitarbeiterliste.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Person im Plan? Nur aktive Mitarbeiter erscheinen. Eine deaktivierte Person ist nicht dabei.

Warum steht jemand mit Zeiten da, ist aber nicht buchbar? Der Tag ist ein Ruhetag oder Schließtag des Standorts, oder die Person hat genehmigten Urlaub.

Warum fehlt ein Tag im Dauerplan, den ich gerade angelegt habe? Die Schicht beginnt erst später (Gültig-ab in der Zukunft).

Kann ich hier Schichten ändern? Nein, der Plan zeigt nur an. Arbeitszeiten stehen im Formular der Person unter Zeiten.