Zeiterfassung einstellen

Zeiterfassung einstellen

Hier legst du fest, ob dein Team Arbeitszeiten erfasst und nach welchen Regeln. Du findest die Seite im Menü unter Einstellungen → Team & Zugriff → Zeiterfassung (/manager/settings/time-tracking). Die Einstellungen gelten für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Neben dem Titel erklärt eine kleine Hilfe („Woher die Stunden kommen“), wofür ein Schalter auf dieser Seite sorgt: Er entscheidet, wofür deine Leute mit Stundenlohn bezahlt werden. Festgehalt ist davon nie betroffen.

Zeiterfassung ein- und ausschalten

Ganz oben steht der Schalter Zeiterfassung mit dem Text „Mitarbeiter können ein- und ausstempeln, Einträge erscheinen in Berichten“. Er speichert für sich, ohne die Leiste am unteren Rand. Beim Ausschalten werden alle Zeiterfassungsseiten für Mitarbeiter ausgeblendet, also auch die Menügruppe „Zeiterfassung“ mit „Team-Zeiten“ und „Meine Zeiten“. Bereits erfasste Einträge bleiben erhalten.

Darunter prüft eine Karte „Arbeitszeitgesetz“ deine Grenzwerte gegen das Gesetz. Stimmen sie, steht dort „Grenzwerte eingehalten“. Sonst zählt sie die „Abweichungen“ und sagt zu jeder, was erlaubt ist, zum Beispiel „Das ArbZG lässt höchstens 10 Std. Arbeitszeit pro Tag zu.“, „Bei einer Sechstagewoche liegt die Grenze bei 48 Std. pro Woche.“ oder „Ab mehr als 6 Std. Arbeitszeit ist eine Pause vorgeschrieben.“ Ist die Zeiterfassung aus, greifen die Grenzwerte erst nach dem Einschalten. Die eingestellten Grenzwerte werden bei der Zeiterfassung durchgesetzt. Buchungen, die sie verletzen, gehen zur Prüfung an eine Führungskraft.

Alle anderen Einstellungen speicherst du gemeinsam. Sobald du etwas änderst, erscheint am unteren Rand die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Speichern und Verwerfen. Danach steht dort „Einstellungen gespeichert“.

Arbeitszeiten

Der Abschnitt „Arbeitszeiten“ hat zwei Felder:

• Max. tägliche Stunden: 1 bis 24, Vorgabe 10. Ab hier zählt die Arbeitszeit eines Tages als Überstunde. Gestempelte Zeit wird nie abgeschnitten. Beispiel: Bei 10 Stunden Grenze und 11 Stunden Arbeitszeit netto sind 10 Stunden regulär und 1 Stunde Überstunde.
• Max. wöchentliche Stunden: 1 bis 168, Vorgabe 48. Obergrenze über alle Schichten innerhalb einer Woche.

Stundenlohn aus dem Kalender

Der Abschnitt „Stundenlohn aus dem Kalender“ hat einen Schalter, Stunden aus dem Kalender ableiten (Vorgabe: an). Ist er an, baut Terminz für Mitarbeiter mit Stundenlohn jede Nacht den Vortag aus den Terminen. Bezahlt wird die Zeit an den Terminen plus freigegebene Zusatzzeit. Die Lücken dazwischen stehen im Nachweis als Leerlauf, kosten aber nichts. Wer selbst gestempelt hat, behält seine Stempelzeit.

Beispiel: Termine von 09:00 bis 10:00 und von 11:00 bis 12:30 ergeben 2,5 bezahlte Stunden. Die Stunde Leerlauf dazwischen bleibt unbezahlt.

Mit eingeschaltetem Schalter stehen Hinweise auf der Seite: Abgeleitete Tage sind Vorschläge und liegen im Freigabezentrum, bis du sie freigibst. Zusatzzeiten, die dein Team nachträgt (siehe „Meine Zeiten ansehen und Zusatzzeit erfassen“), liegen dort ebenfalls, bis du sie freigibst. Erst danach wandern sie in Lohnexport und Stundenzettel.

Ist der Schalter aus, zählt für Mitarbeiter mit Stundenlohn nur die Stempeluhr: die Zeit zwischen Ein- und Ausstempeln abzüglich der gesetzlichen Pause, egal ob Termine im Kalender standen. Wer das Stempeln vergisst, hat für den Tag keine Stunden. Mitarbeiter mit Festgehalt sind vom Schalter nie betroffen.

Pausen und Ruhezeiten

Der Abschnitt „Pausen & Ruhezeiten (Arbeitszeitgesetz)“ hat:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einhalten: Terminz prüft Pausen, Ruhezeit, Wochengrenze und Überstunden. Gestempelte Zeit wird nie gekürzt, nur markiert. Zeit, die von Hand oder per Import eingetragen wird und gegen die Regeln verstößt, wird abgelehnt.
• Fehlende Pause automatisch abziehen: Hat jemand keine Pause eingetragen und länger als die Grenze darunter gearbeitet, zieht Terminz die Pflichtpause ab. Ab 9 Stunden sind es 45 Minuten.
• Pflichtpause nach (Stunden): 1 bis 12, Vorgabe 6. Ab dieser Arbeitszeit wird eine Pause verpflichtend.
• Mindestpausendauer (Minuten): 0 bis 120, Vorgabe 30. Länge der Pflichtpause. Ab 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten.
• Mindestruhezeit (Stunden): 0 bis 24, Vorgabe 11. Die Zeit zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitsbeginn. Ist sie kürzer, wird ein gestempelter Tag markiert und ein Eintrag von Hand abgelehnt. Beispiel: Feierabend um 22:00 Uhr heißt bei 11 Stunden: frühestens wieder um 09:00 Uhr.

Überstunden

Der Abschnitt „Überstunden“ hat:

• Überstunden erlauben: Vorgabe an. Erlaubt Einträge über das Tagesmaximum hinaus. Ist er aus, sind die zwei Felder darunter grau.
• Überstundensatz-Multiplikator: 1 bis 3 in Schritten von 0,25, Vorgabe 1,5. Überstunden werden mit dem Stundenlohn mal diesem Faktor bezahlt. Hat jemand einen eigenen Überstundensatz, gilt der. Beispiel: Bei 20 € Stundenlohn kostet eine Überstunde 30 €.
• Max. Überstunden pro Tag: 0 bis 12, Vorgabe 2. So viele Überstunden pro Tag sind in Ordnung. Darüber wird ein gestempelter Tag markiert, ein Eintrag von Hand oder per Import abgelehnt.

Genehmigungsworkflow

Im Abschnitt „Genehmigungsworkflow“ stellst du ein, wer Zeiten freigibt:

• Managergenehmigung erforderlich: Jeder Eintrag braucht eine Freigabe, bevor er zählt. Vorgabe: aus. Solange der Schalter aus ist, steht dort der Hinweis „Die Manager-Freigabe ist für bestehende Betriebe ausgeschaltet. Einschalten, um erfasste Zeiten in die Prüfung zu geben.“
• Reguläre Stunden automatisch genehmigen: Einträge ohne Überstunden und ohne Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz gehen sofort durch. Nur der Rest wartet auf dich. Grau, solange die Managergenehmigung aus ist.
• Auto-Genehmigung nach (Tagen): 1 bis 90, Vorgabe 7. Was so lange offen bleibt, gibt Terminz von selbst frei. In der Freigabe steht dann kein Name, weil niemand unterschrieben hat. Grau, solange die Managergenehmigung aus ist.
• Manager bei Einstempeln benachrichtigen: Bei jedem Einstempeln geht eine Benachrichtigung raus. Vorgabe: aus.
• Ohne Zeitlimit importieren: erlaubt einem Import, beliebig weit zurückzugreifen. Dann steht im Feld darunter der Platzhalter „Unbegrenzt“.
• Rückwirkender Import (max. Tage): 1 bis 3650, Vorgabe 31. Wie weit zurück Einträge importiert werden können. Das Feld ist grau, solange „Ohne Zeitlimit importieren“ an ist.

Die Freigaben selbst bearbeitest du unter „Team-Zeiten“ (siehe „Team-Zeiten prüfen, freigeben und exportieren“).

Export und Gehaltsabrechnung

Im Abschnitt „Export & Gehaltsabrechnung“ steht der Hinweis: „Das deutsche Recht verlangt, Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§16 ArbZG).“

• Exportformat: „CSV“ oder „DATEV“, das Dateiformat für Zeitbericht-Downloads. Vorgabe CSV.
• DATEV-Lohnart Stunden: die Lohnart-Nummer aus LODAS, auf die bezahlte Arbeitsstunden gebucht werden. Nur Ziffern, höchstens 4. Frage dein Steuerbüro, wenn du sie nicht kennst.
• DATEV-Lohnart Überstunden: die Lohnart-Nummer für Überstunden, ebenfalls höchstens 4 Ziffern. Nur nötig, wenn im Zeitraum Überstunden anfallen.
• Gehaltsabrechnungsintegration aktivieren: bereitet monatliche Exporte für die Lohnabrechnung vor. Vorgabe: aus.
• Gehaltsexporttag des Monats: 1 bis 28, Vorgabe 1. An diesem Tag erstellt Terminz die Lohnabrechnung für den ganzen Vormonat. Grau, solange die Integration aus ist. Beispiel: Mit dem 5. entsteht die Abrechnung für September am 5. Oktober.
• Datenhaltung (Monate): 1 bis 120, Vorgabe 24. Danach archiviert Terminz abgeschlossene Einträge und entfernt den Personenbezug. Gelöscht wird nichts. Weniger als 24 Monate lehnt Terminz beim Speichern ab, weil du die Nachweise zwei Jahre aufbewahren musst.

Auf Standard zurücksetzen

Oben rechts setzt der Knopf zum Zurücksetzen die Seite auf die Standardwerte. Vorher zeigt Terminz, was zurückgeht und was bleibt.

• Zurück gehen: Arbeitszeit (Überstunden ab 10 Std. am Tag, 48 Std. pro Woche), Pausen und Ruhezeit (Pflichtpause nach 6 Std., 30 Min., 11 Std. Ruhezeit, fehlende Pause wird abgezogen), Überstunden (erlaubt, Faktor 1,5, bis 2 Std. am Tag), Freigabe (aus, Auto-Freigabe nach 7 Tagen, keine Meldung beim Einstempeln), Export (CSV, Lohnexport aus, Aufbewahrung 24 Monate, Import bis 31 Tage zurück) und „Stunden aus dem Kalender“ (an).
• Bleiben: ob die Zeiterfassung an ist, deine DATEV-Lohnarten und alle erfassten Zeiten.

Häufige Fragen

Wo schalte ich die Zeiterfassung ein? Oben auf dieser Seite mit dem Schalter „Zeiterfassung“. Danach erscheint im Menü die Gruppe „Zeiterfassung“.

Wie lange muss ich Zeiten aufbewahren? Mindestens 24 Monate. Terminz lässt bei „Datenhaltung (Monate)“ nichts darunter zu.

Werden meine Stunden aus dem Kalender gezählt oder die Stempelzeit? Für Mitarbeiter mit Stundenlohn kommt es auf „Stunden aus dem Kalender ableiten“ an. Mitarbeiter mit Festgehalt sind nie betroffen.

Wo gebe ich Zeiten frei? Unter „Team-Zeiten“ im Menü „Zeiterfassung“, nicht auf dieser Seite.

Warum kann ich nicht speichern? Dir fehlt vermutlich die Berechtigung „Zeiterfassung konfigurieren“, oder die Datenhaltung liegt unter 24 Monaten.