Finanzen
Rechnungen an Kunden schreiben und finden
Wo deine Kundenrechnungen liegen, wie du eine aus einem Termin oder von Hand erstellst, als bezahlt markierst, per E-Mail sendest und stornierst.
Im Dashboard
- Menü
- Finanzen → Berichte → Rechnungen
- Wer
- Manager mit der Berechtigung „Grundlegende Finanzberichte anzeigen“, im Tarif Komplett Kasse. Nach dem Ende der Kasse bleiben die Rechnungen lesbar, neue gehen dann nicht mehr.
Hier geht es um Rechnungen, die dein Standort an Kundinnen und Kunden schreibt. Die Rechnungen, die du von Terminz für dein Abo bekommst, stehen woanders: Abo und Terminz-Rechnungen.
Wo du deine Rechnungen siehst
Öffne im Menü Finanzen → Berichte → Rechnungen. Die Liste zeigt jede Rechnung mit Rechnungsnr., Kunde, Rechnungsdatum, Gesamt und Status. Oben filterst du nach Status und Zeitraum, mit Archivierte anzeigen siehst du auch archivierte.
Die Status:
- Entwurf: erstellt, noch nicht verschickt.
- Gesendet: per E-Mail verschickt oder als gesendet markiert.
- Bezahlt: das Geld ist da und gebucht.
- Storniert: über eine Stornorechnung ausgeglichen. Die Stornorechnung selbst trägt das Zeichen Storno.
Eine Rechnung erstellen
Tippe auf Rechnung erstellen. Es gibt zwei Wege, oben als Reiter.
Aus Termin
- Such den Termin nach Kundenname oder Leistung. Angeboten werden Termine der letzten zwölf Monate, die bestätigt, in Arbeit oder abgeschlossen sind.
- Tippe auf den Termin. Kunde, Leistungen und Betrag übernimmt Terminz aus dem Termin.
- Liegt der Betrag über 250 €, braucht die Rechnung den vollen Namen und die Anschrift. Fehlen sie beim Kunden, trägst du Kundenname und Kundenadresse direkt hier ein.
- Optional: Zahlungsbedingungen (zum Beispiel „Zahlbar innerhalb 14 Tagen“), Fälligkeitsdatum und Hinweise / Verwendungszweck.
- Tippe auf Rechnung erstellen.
Manuell
| Feld | Pflicht | Was du einträgst |
|---|---|---|
| Kundenname | ja | Name der Person oder Firma. |
| Kundenadresse | nein | Anschrift, mehrzeilig. |
| USt-IdNr. des Kunden | nein | Nur bei Firmenkunden, die sie angeben. |
| Rechnungsdatum | ja | Standard ist heute. |
| Leistungsdatum | ja | Wann die Leistung erbracht wurde. Standard ist heute. |
| Fälligkeitsdatum | nein | Bis wann gezahlt werden soll. |
| Steuerart | ja | Regelbesteuerung 19% (Standard), Ermäßigter Satz 7% oder Steuerbefreit. Ein Kleinunternehmer-Standort hat fest Kleinunternehmer (§19 UStG), dort geht die Rechnung ohne Umsatzsteuer raus. |
| Positionen | ja | Mindestens eine. Pro Position eine Beschreibung, die Menge und der Endpreis (inkl. MwSt.). Mit Position hinzufügen kommt eine weitere dazu. |
| Hinweise / Verwendungszweck | nein | Freier Text auf der Rechnung. |
| Zahlungsbedingungen | nein | Zum Beispiel „Zahlbar innerhalb 14 Tagen“. |
Unter den Positionen zeigt Terminz Netto, Steuer und Gesamt.
Mit Produkt hinzufügen setzt du ein Produkt aus deinem Bestand auf die Rechnung. Der Preis kommt dann aus dem Produkt, die Menge geht höchstens bis zum Bestand. Produkte sind nicht nach § 4 UStG steuerfrei, bei „Steuerbefreit“ verlangt Terminz einen Steuersatz. Ein Produkt mit einem anderen Steuersatz als die Rechnung schreibst du auf eine eigene Rechnung.
Was nach dem Erstellen passiert
Die Rechnung steht als Entwurf in der Liste und hat schon ihre Nummer. Nummern laufen lückenlos, deshalb lässt sich eine Rechnung nicht löschen.
In jeder Zeile gibt es diese Aktionen:
- PDF anzeigen: das PDF ist der Beleg, den Kunde und Steuerberatung bekommen. Es wird zehn Jahre aufbewahrt und bleibt auch nach einem Storno abrufbar. Ein Entwurf, der nie verschickt wurde, hat kein PDF.
- Per E-Mail senden: an die E-Mail-Adresse des Kunden oder eine, die du einträgst. Hat die Person nicht zugestimmt, E-Mails von deinem Standort zu bekommen, geht kein Versand. Lade das PDF dann herunter und gib es ihr direkt.
- Als gesendet markieren: wenn du die Rechnung auf anderem Weg übergeben hast.
- Als bezahlt markieren: wähle die Zahlungsart Überweisung, Bargeld oder Kartenzahlung. Das bucht die Rechnung ins Buchungsjournal, setze den Status also erst, wenn das Geld da ist.
- Rechnung stornieren: ein Entwurf wird einfach storniert. Eine versendete Rechnung bekommt automatisch eine Stornorechnung, die an den Kunden geht. Danach schreibst du eine neue.
- Archivieren: blendet die Rechnung aus der Liste aus, sie bleibt erhalten.
Häufige Fragen
Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung? Storniere sie und schreib eine neue. Ändern geht nicht, das verlangen die GoBD.
Kann ich eine Rechnung löschen? Nein. Eine fehlende Nummer ist das Erste, wonach eine Prüfung sucht.
Wo finde ich den Beleg einer Kassenzahlung? Ein Kassenbon ist keine Rechnung aus dieser Liste. Bons findest du unter Finanzen → Täglich → Zahlungen.
Kann ich eine Rechnung mit Reverse Charge (§ 13b) schreiben? Im Formular nicht. Schreib uns unter Hilfe → Nachrichten, wenn du das brauchst.