Ausfallhonorar: Warum die Rechnung nach dem No-Show fast nie ankommt
Was Sie verlangen dürfen, wenn ein Kunde nicht erscheint — und warum die nachträgliche Rechnung meistens zwei Verluste bringt statt einem. Mit Musterformulierung.
Ausfallhonorar: Warum die Rechnung nach dem No-Show fast nie ankommt
In einem Nageldesign-Forum steht ein Satz, der das ganze Problem in zwei Zeilen erledigt:
„Rechnung habe ich auch schon geschickt die wurde allerdings nie bezahlt — dafür bekam ich im I-net ne schlechte Bewertung."
Das ist die Erfahrung, die fast jeder macht, der es einmal versucht hat. Der Termin fällt aus, die Stunde ist weg, Sie schreiben eine Rechnung über 40 Euro. Die Rechnung wird ignoriert. Zwei Wochen später steht bei Google eine Ein-Stern-Bewertung von jemandem, der bei Ihnen nie auf dem Stuhl saß.
Unterm Strich: kein Geld, dazu ein Reputationsschaden, den Sie schlechter loswerden als die 40 Euro. Deshalb lassen es die meisten nach dem zweiten Versuch bleiben — und deshalb lohnt es sich, das Thema von hinten aufzurollen.
Dürfen Sie überhaupt etwas verlangen?
Grundsätzlich ja. Mit der Terminvereinbarung kommt ein Vertrag zustande, und wenn der Kunde nicht erscheint, entsteht Ihnen ein Schaden: Die Zeit war reserviert, Sie konnten sie nicht anders vergeben.
Rechtlich hängt es daran, wie der Vertrag einzuordnen ist. Bei einem Werkvertrag — der Haarschnitt als geschuldetes Ergebnis — greift der Gedanke des § 642 BGB: Der Kunde muss mitwirken, indem er erscheint; unterlässt er das, kann eine angemessene Entschädigung verlangt werden. Wird die Leistung eher als Dienstvertrag verstanden, führt § 615 BGB über den Annahmeverzug zu einem ähnlichen Ergebnis.
Über die Einordnung streitet die Literatur, und für Ihren Alltag ist der Streit ziemlich egal. Wichtig sind die drei Bedingungen, die in beiden Fällen erfüllt sein müssen.
Die drei Bedingungen
1. Die Vereinbarung muss vor dem Termin bestehen. Eine Ausfallgebühr, von der der Kunde zum ersten Mal in der Rechnung liest, ist keine Vereinbarung. Sie muss bei der Terminbuchung bekannt und akzeptiert sein. Ein Aushang im Laden hilft dem Kunden nicht, der telefonisch gebucht hat.
2. Sie müssen ersparte Aufwendungen abziehen. Sie verlangen keinen Umsatz, sondern Ersatz für einen Schaden. Material, das nicht verbraucht wurde, gehört nicht dazu. Deshalb sind Beträge wie ein Drittel oder die Hälfte des Leistungspreises üblich und nicht der volle Preis. Ein Salon in Siegen berechnet ein Drittel bei Absagen unter 24 Stunden — das ist eine Größenordnung, die sich begründen lässt.
3. Der Kunde muss die Absage zu vertreten haben. Wer mit Grippe im Bett liegt oder im Stau nach einem Unfall steht, hat den Ausfall in der Regel nicht zu vertreten. Eine Klausel, die auch bei Krankheit kassiert, ist angreifbar. Nehmen Sie die Ausnahme freiwillig auf — das kostet Sie ein paar Termine im Jahr und erspart Ihnen die Diskussion, die Sie ohnehin verlieren.
Wie hoch darf die Gebühr sein?
Es gibt keinen gesetzlich festgelegten Prozentsatz. Was sich in der Praxis begründen lässt:
| Absage | Übliche Höhe |
|---|---|
| mehr als 24 Stunden vorher | nichts |
| weniger als 24 Stunden vorher | ein Drittel bis die Hälfte des Preises |
| Nichterscheinen ohne Absage | bis zur Hälfte, bei langen Terminen auch mehr |
Bei einer dreistündigen Behandlung — Balayage, Wimpernverlängerung, ein größeres Tattoo — ist der Schaden real und ein höherer Ansatz nachvollziehbar. Bei einem Herrenhaarschnitt für 25 Euro steht der Aufwand der Eintreibung in keinem Verhältnis zum Betrag.
Fällt Umsatzsteuer an?
Das ist die Frage, die kaum jemand beantwortet, und sie ist praktisch relevant.
Echter Schadensersatz ist grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar, weil ihm keine Leistung gegenübersteht. Sie stellen dem Kunden nichts in Rechnung, was Sie geliefert haben — Sie verlangen Ersatz für einen Ausfall. Nach dieser Logik gehört auf die Ausfallrechnung keine Umsatzsteuer, und sie darf dort auch nicht ausgewiesen werden.
Anders liegt es, wenn die Zahlung wirtschaftlich als Entgelt für eine Leistungsbereitschaft ausgestaltet ist. Die Abgrenzung ist im Einzelfall heikel. Lassen Sie Ihre Formulierung einmal von Ihrem Steuerberater ansehen, bevor Sie sie in die AGB übernehmen — eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer schulden Sie dem Finanzamt trotzdem.
Musterformulierung
Als Ausgangspunkt für Ihre Buchungsbedingungen, nicht als Rechtsberatung:
Absagen und Nichterscheinen Vereinbarte Termine können bis 24 Stunden vor Terminbeginn kostenfrei abgesagt oder verschoben werden. Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir eine Ausfallentschädigung in Höhe von 50 % des Preises der reservierten Leistung. Ersparte Aufwendungen werden angerechnet. Die Entschädigung entfällt, wenn Sie den Ausfall nicht zu vertreten haben, etwa bei Krankheit. Der Nachweis eines geringeren Schadens bleibt Ihnen unbenommen.
Der letzte Satz gehört dazu. Ohne ihn ist die Klausel in AGB angreifbar.
Der Punkt, an dem es trotzdem scheitert
Sie können alles richtig machen — Vereinbarung vorher, angemessene Höhe, saubere Klausel — und stehen am Ende wieder da, wo der Forumsbeitrag oben endet.
Denn eine Forderung ist nur so viel wert wie Ihre Bereitschaft, sie durchzusetzen. Für 40 Euro schreibt niemand ein Mahnverfahren. Und der Kunde weiß das.
Was in der Praxis wirkt, ist deshalb weniger die Rechnung als das, was vor dem Termin passiert:
- Eine verbindliche Bestätigung, bei der der Kunde die Bedingungen tatsächlich zur Kenntnis nimmt, statt sie im Aushang zu überlesen
- Eine Erinnerung rechtzeitig vor dem Termin, die das Vergessen als Ausrede ausschließt
- Eine verifizierte Identität — jemand, der mit bestätigter E-Mail-Adresse gebucht hat, verhält sich anders als eine anonyme Telefonnotiz
- Ein einfacher Weg zum Absagen und Verschieben, weil eine rechtzeitige Absage besser ist als ein leerer Stuhl
Der wirksamste Hebel ist die Anzahlung bei der Buchung — Geld, das schon da ist, muss man nicht eintreiben. In der Tattoo-Branche ist das seit Jahren Standard. Im Friseur- und Kosmetikbereich bietet es kaum jemand an, und die wenigen Systeme, die es können, lösen die rechtlich saubere deutsche Variante nicht: individuell vereinbart, dokumentiert zugestimmt, mit Rückzahlung des übersteigenden Betrags.
Kennen Sie Ihre eigene Quote?
Vermutlich nicht, und das ist keine Unterstellung.
Die Zahl, die in der Branche kursiert — 15 bis 25 Prozent aller Termine seien No-Shows — hat keine belastbare Quelle. Wir haben sie zurückverfolgt: Fachpresse zitiert eine Anbieterseite, die Anbieterseite zitiert niemanden. Der Zentralverband des Friseurhandwerks hat nie eine Zahl veröffentlicht; in seinem Branchenbericht kommt der Begriff No-Show nicht vor. Studien gibt es nur aus dem Gesundheitswesen.
Gemessen wurde nur dort, wo Software mitzählt: rund 3 Prozent No-Shows, kurzfristige Absagen zwei- bis dreimal so häufig. Das sind Salons, die bereits mit Erinnerungen arbeiten — also die Untergrenze, nicht der Durchschnitt.
Was das für Sie heißt: Bevor Sie über die Höhe einer Ausfallgebühr nachdenken, wäre die eigene Zahl hilfreich. Ein Salon mit zwei Ausfällen im Monat braucht eine andere Antwort als einer mit zwei pro Tag.
Was Terminz an dieser Stelle tut
Konkret, ohne die Lücken zu übermalen:
Jede Buchung über die eigene Buchungsseite kommt mit einer bestätigten E-Mail-Adresse — ohne Verifizierung entsteht kein Termin. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch per E-Mail raus, mit Kalenderanhang. Absagen und Verschieben läuft über einen Link in dieser Mail, ohne Anruf. Erscheint jemand nicht, setzen Sie den Termin auf „Nicht erschienen"; der Status bleibt in der Terminhistorie stehen, und Ihre No-Show-Quote steht in der Auswertung.
Was Terminz nicht tut: Es zieht keine Anzahlung bei der Online-Buchung ein, schreibt keine Ausfallrechnung, erhebt keine Postanschrift und warnt Sie nicht automatisch, wenn ein Kunde schon einmal nicht erschienen ist. Die Telefonnummer ist bei der Buchung optional — verlässlich ist die E-Mail-Adresse.
Für eine Forderung, die Sie notfalls durchsetzen wollen, brauchen Sie eine ladungsfähige Anschrift. Die haben Sie über die Online-Buchung nicht.
Häufige Fragen
Wie hoch darf ein Ausfallhonorar sein? Einen gesetzlichen Satz gibt es nicht. Üblich und begründbar sind ein Drittel bis die Hälfte des Leistungspreises, weil ersparte Aufwendungen abgezogen werden müssen. Der volle Preis ist in der Regel zu hoch.
Darf ich bei Krankheit eine Ausfallgebühr verlangen? Meist nicht. Wer den Ausfall nicht zu vertreten hat, schuldet in der Regel keine Entschädigung. Eine Klausel, die auch dann kassiert, ist angreifbar.
Muss ich auf die Ausfallgebühr Umsatzsteuer ausweisen? Echter Schadensersatz ist grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar, weil keine Leistung gegenübersteht. Die Abgrenzung hängt an der Formulierung — vor der Übernahme in die AGB mit dem Steuerberater klären.
Reicht ein Aushang im Salon als Vereinbarung? Für Kunden, die im Laden buchen, kann er ausreichen. Für telefonische oder Online-Buchungen nicht — dort muss die Bedingung im Buchungsvorgang selbst erscheinen.
Ist eine Anzahlung beim Friseur zulässig? Ja, wenn sie vorher vereinbart ist und der Betrag angemessen bleibt. Sie ist deutlich wirksamer als eine nachträgliche Rechnung, weil das Geld bereits geflossen ist.
Kann ich mit Terminz eine Anzahlung online einziehen? Nein. Anzahlungen lassen sich am Tresen verrechnen, aber die Online-Buchung zieht kein Geld ein.
Sehe ich in Terminz, ob ein Kunde schon einmal nicht erschienen ist? Der Status „Nicht erschienen" steht in der Terminhistorie des Kunden. Eine automatische Warnung oder einen Zähler im Kundenprofil gibt es nicht — Sie müssen in die Historie schauen.
Wie Erinnerungen und ein einfacher Absageweg die Ausfälle senken, steht im Beitrag No-Shows reduzieren. Was bei der Datenverarbeitung im Buchungsvorgang gilt, behandelt der DSGVO-Leitfaden zur Terminbuchung.
Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Rechtsrahmen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob Ihre Klausel im Einzelfall wirksam ist, prüft eine Anwältin oder ein Anwalt.