E-Rechnung: Die Pflicht, die Sie schon haben, ohne eine zu schreiben
Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können — auch Kleinunternehmer. Was das im Salon bedeutet.
E-Rechnung: Die Pflicht, die Sie schon haben, ohne eine zu schreiben
Die Diskussion über die E-Rechnung dreht sich fast immer ums Schreiben: ab wann muss ich meine Rechnungen elektronisch ausstellen, welche Übergangsfristen gelten, brauche ich neue Software.
Für einen Friseursalon oder ein Kosmetikstudio ist das die weniger dringende Hälfte. Ihre Kundschaft bekommt einen Kassenbon, keine Rechnung. Die Pflicht, die Sie heute schon trifft, steht auf der anderen Seite: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.
Diese Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, und auch für Kleinunternehmer.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung im Sinne der Regelung ist kein PDF.
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software auslesen kann — in Deutschland üblicherweise als XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz zusätzlich in einem PDF, sodass die Datei für Menschen weiterhin aussieht wie eine Rechnung.
Praktische Folge: Wenn Ihr Großhändler ab morgen auf E-Rechnung umstellt, kommt bei Ihnen eine XML-Datei oder ein PDF mit eingebettetem XML an. Sie dürfen den Empfang nicht verweigern, und Sie müssen die Datei so aufbewahren, wie sie angekommen ist.
Der Teil, den fast alle falsch machen
Die Rechnung ausdrucken und abheften reicht nicht. Die Rechnung als PDF in einen Ordner auf dem Rechner ziehen reicht auch nicht.
Aufzubewahren ist das strukturierte Original, unverändert, über die gesamte Aufbewahrungsfrist, und die Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen: nachvollziehbar, unveränderbar, jederzeit lesbar zu machen. Ein Mail-Postfach ist kein Archiv — Mails werden gelöscht, Postfächer laufen voll, Anhänge verschwinden beim Providerwechsel.
Wer das über zehn Jahre sauber halten will, braucht entweder ein Dokumentenmanagement, das die Originale ablegt, oder einen Steuerberater mit einem Portal, in das die Belege direkt laufen.
Was das im Salon konkret heißt
Sie brauchen keine große Lösung. Sie brauchen eine Entscheidung, wo eingehende Rechnungen landen — und zwar bevor die erste XML-Datei im Posteingang liegt und jemand sie „später einsortiert".
Drei Wege, die funktionieren:
- Über den Steuerberater. Die meisten arbeiten mit einem Belegportal. Eingangsrechnungen wandern dorthin, das Archiv liegt beim Berater. Für kleine Betriebe der einfachste Weg.
- Eigenes Belegarchiv. Eine Dokumentenmanagement-Lösung, die Originale unverändert speichert und revisionssicher ablegt.
- Buchhaltungssoftware mit Eingangsrechnungsverwaltung. Sinnvoll, wenn Sie ohnehin selbst vorkontieren.
Was nicht funktioniert: der Ordner „Rechnungen 2026" auf dem Desktop.
Was Terminz damit zu tun hat
Nichts, und das ist die ehrliche Antwort.
Terminz verarbeitet keine E-Rechnungen — weder empfangen noch ausstellen noch archivieren. Der Tarif Komplett Kasse erzeugt Kassenbelege und einen DATEV-Export für Ihren Steuerberater. Das ist die Ausgangsseite Ihres Kassengeschäfts, nicht die Eingangsseite Ihrer Lieferantenrechnungen.
Für die E-Rechnung brauchen Sie eine der drei Lösungen oben. Ein Buchungssystem ist dafür das falsche Werkzeug, und wir wollen nicht, dass jemand die Pflicht für erledigt hält, weil er eine Kassensoftware hat.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer? Für den Empfang ja. Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein. Ein einfaches PDF ist ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss ich als Salon selbst E-Rechnungen ausstellen? Gegenüber Privatkunden nicht — dort genügt der Kassenbeleg. Relevant wird das Ausstellen erst bei Rechnungen an andere Unternehmen.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften? Nein. Aufzubewahren ist das strukturierte Original in unveränderter Form.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Es gelten die üblichen steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Die Form der Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen.
Kann Terminz E-Rechnungen empfangen oder archivieren? Nein. Terminz deckt die Kassenseite ab, nicht die Eingangsrechnungen.
Was auf der Kassenseite gilt, steht unter TSE-Pflicht für Friseure. Die Meldung Ihrer Kasse ans Finanzamt behandelt der Beitrag Kasse beim Finanzamt melden.
Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Rechtsrahmen wieder und ersetzt keine Steuerberatung.