Hinweise in Kunden-Mails

Hinweise in Kunden-Mails

Ein Hinweis ist ein kurzer Satz, den Terminz in die Terminbestätigung, die Terminerinnerung oder beide Mails setzt, nur für die Kunden, die du auswählst. Typische Fälle: „Bei uns zahlst du nur bar“ für Neukunden, „Bitte rasier die Stelle am Vortag“ für Laser-Termine, „Bitte komm 5 Minuten früher“ für alle.

So kommst du hin: Einstellungen → Mails an Kunden (/manager/settings/customer-mails). Für eine einzelne Leistung geht es schneller über Leistungen → Leistungen, die Leistung antippen, dann der Bereich „Hinweis in der Mail“ (siehe unten). In Buchungsregeln gibt es unter der Erinnerung außerdem die Zeile „Hinweise in Mails“, die auf dieselbe Seite führt.

Die Liste

Ohne Hinweise steht dort „Noch kein Hinweis in deinen Mails“, darunter fertige Vorlagen zum Antippen, etwa „Nur Barzahlung · Neukunden“, „Erster Besuch · Neukunden“, „Pünktlich sein · Alle Kunden“ und „Vorbereitung · Alle Kunden“. Ein Tipp öffnet den Hinweis schon ausgefüllt auf der Übersicht, du musst nur noch Speichern drücken. Eigenen Hinweis schreiben führt Schritt für Schritt durch einen leeren Hinweis.

Mit Hinweisen zeigt jede Zeile den Text, darunter für wen er gilt, in welcher Mail er steht und, falls gesetzt, die Leistungen und den Zeitraum, zum Beispiel „Neukunden · nur in der Erinnerung · alle Leistungen · jeder Tag“. Davor steht „Aktiv“ oder „Inaktiv“. Ein Tipp auf eine Zeile öffnet „Hinweis bearbeiten“ auf der Übersicht.

Rechts in jeder Zeile öffnet Optionen ein Menü: Bearbeiten, Ausschalten (bei einem ausgeschalteten Hinweis Einschalten), Kopie anlegen und Löschen. Aus- und Einschalten speichert sofort, alles andere am Hinweis bleibt gleich. Kopie anlegen öffnet einen neuen Hinweis mit denselben Antworten auf der Übersicht, gespeichert wird er erst mit Speichern. Dieselbe Liste mit denselben Optionen steht auch im Bereich „Hinweis in der Mail“ einer Leistung.

Oben auf der Seite stehen Mail ansehen und Neuer Hinweis.

Einen Hinweis anlegen

Neuer Hinweis zeigt zuerst die Vorlagen „Nur Barzahlung“, „Erster Besuch“, „Pünktlich sein“ und „Vorbereitung“, jede mit ihrem Text und der Kundengruppe. Ein Tipp auf eine Vorlage setzt den Text ein, wählt die passende Kundengruppe und springt direkt zur Übersicht. Eigenen Hinweis schreiben führt dich in fünf Schritten durch einen leeren Hinweis. Oben steht, wo du bist, etwa „Schritt 2 von 5“, der Pfeil links führt einen Schritt zurück und behält, was du schon eingegeben hast. Weiter geht zum nächsten Schritt. Bei jedem Schritt ist schon eine Antwort gewählt, du änderst nur, was nicht passt:

1. Text: Pflicht, höchstens 300 Zeichen. Darunter siehst du beim Tippen eine kleine Mail, in der dein Text unter „Bitte beachte“ steht, so wie er nach den Termindaten in der echten Mail steht.
2. Für wen: „Alle Kunden“ (Standard), „Neukunden“ (nur beim ersten Termin an diesem Standort) und „Stammkunden“ (nur wer schon da war).
3. In welcher Mail: „Beide Mails“ (Standard), „Nur Bestätigung“ (geht direkt nach der Buchung raus) oder „Nur Erinnerung“ (geht vor dem Termin raus, so wie in den Buchungsregeln eingestellt). Die kleine Mail darunter zeigt, in welcher Mail er landet.
4. Für welche Leistungen: „Alle Leistungen“ (Standard) oder „Nur bestimmte“. Bei „Nur bestimmte“ tippst du unter „Ganze Kategorien“ eine oder mehrere Kategorien an und suchst unter „Einzelne Leistungen“ weitere Leistungen dazu. Der Hinweis steht dann nur in Mails zu Terminen mit einer dieser Leistungen. Ist nichts gewählt, steht neben Weiter, warum es nicht weitergeht. Wechselst du zurück auf „Alle Leistungen“ und wieder auf „Nur bestimmte“, ist deine Auswahl noch da.
5. Zeitraum: „Immer“ (Standard) oder „Nur in einem Zeitraum“ mit Ab und Bis, beide optional. Es zählt der Tag des Termins, nicht der Tag, an dem die Mail rausgeht. Liegt das Enddatum vor dem Startdatum, geht es nicht weiter.

Danach kommt die Übersicht: oben die kleine Mail mit deinem Text, darunter je eine Zeile für Text, Für wen, In welcher Mail, Für welche Leistungen und Zeitraum mit dem, was gerade gilt, etwa „Neukunden“ oder „Nur Erinnerung“. Ein Tipp auf eine Zeile öffnet nur diese Frage, Fertig bringt dich zurück zur Übersicht.

Beim Bearbeiten öffnet der Hinweis direkt auf der Übersicht, dort gibt es außerdem Aktiv. Ausgeschaltet bleibt der Hinweis gespeichert, steht aber in keiner Mail.

Speichern auf der Übersicht legt den Hinweis an. Ab dann steht er in jeder passenden Mail, die Terminz verschickt. Mails, die schon raus sind, ändern sich nicht.

Hinweis für eine Leistung oder Kategorie

Auf der Seite einer Leistung (Leistungen → Leistungen, dann die Leistung antippen) zeigt der Bereich „Hinweis in der Mail“ alle Hinweise, die bei dieser Leistung in der Mail stehen. Darunter stehen zwei Knöpfe:

• Hinweis für diese Leistung öffnet einen neuen Hinweis, der nur für diese Leistung gilt.
• Für alle in … (mit dem Namen der Kategorie) öffnet einen neuen Hinweis für jede Leistung dieser Kategorie. Der Knopf fehlt, wenn die Leistung keine Kategorie hat.

Von hier aus gibt es unter Für wen eine vierte Wahl: „Erstmals diese Leistung“. Der Hinweis steht dann nur in der Mail, wenn jemand die Leistung zum ersten Mal bucht, zum Beispiel die Vorbereitung für die erste Laser-Sitzung. Alle Mails an Kunden führt zur Liste in den Einstellungen.

Die echte Mail ansehen

Auf der Übersicht öffnet So sieht die Mail aus die Mail so, wie deine Kunden sie bekommen: mit deinem Logo, dem Betreff und allen festen Texten, die Terminz selbst schreibt. Die Vorschau zeigt deinen noch nicht gespeicherten Text. Zurück zum Hinweis führt zurück zur Übersicht, nichts geht verloren. Der Knopf Mail ansehen auf der Seite zeigt dieselbe Mail mit den gespeicherten Hinweisen. Dort wählst du unter „Beispielleistung wählen“, mit welcher Leistung der Beispieltermin gebucht ist, denn ein Hinweis nur für bestimmte Leistungen steht auch nur bei diesen in der Mail. Darüber steht, wie viele Hinweise in dieser Mail stehen, zum Beispiel „1 Hinweis steht in dieser Mail.“, oder dass bei dieser Leistung keiner drin ist.

Oben wählst du „Terminbestätigung“ oder „Terminerinnerung“ und „Neukunde“ oder „Stammkunde“. Darüber steht, ob dein Hinweis in dieser Mail landet: „Dein Hinweis steht in dieser Mail.“ oder der Grund, warum nicht, zum Beispiel weil er für eine andere Kundengruppe gedacht ist oder der Beispieltermin keine der gewählten Leistungen hat.

An mich senden schickt genau diese Mail an die E-Mail-Adresse deines Logins. Die Vorschau nutzt einen Beispieltermin mit einer deiner Leistungen, ihre Links führen nirgendwohin.

Löschen

In der Liste unter Optionen → Löschen, oder im Fenster „Hinweis bearbeiten“ ganz unten auf der Übersicht, getrennt von Speichern. Davor fragt Terminz „Hinweis löschen?“. Danach steht der Hinweis in keiner Mail mehr. Willst du ihn nur eine Weile nicht, nimm Ausschalten oder schalte Aktiv aus.

Häufige Fragen

Woher weiß Terminz, dass jemand Neukunde ist? Neukunde ist, wer an diesem Standort noch keinen bestätigten, laufenden oder abgeschlossenen Termin hatte. Abgesagte Termine zählen nicht. Ein anderer Standort deiner Firma zählt nicht mit. Bist du neu bei Terminz, gelten deine Stammkunden so lange als neu, bis ihr erster Termin in Terminz stattgefunden hat oder du ihre alten Termine übernommen hast (siehe „Daten aus dem alten System übernehmen“).

Bekommt jeder Kunde den Hinweis? Nur wer eine Mail bekommt. Kunden ohne E-Mail-Adresse und Laufkunden bekommen keine Mail und damit auch keinen Hinweis.

Mehrere Hinweise passen auf einen Termin, was passiert? Alle passenden stehen in der Mail, in der Reihenfolge der Liste. Derselbe Satz steht nur einmal drin, auch wenn er in zwei Hinweisen vorkommt.

Wie viele Hinweise kann ich anlegen? Höchstens 30 pro Standort. Darüber sagt Terminz „Ein Standort kann höchstens 30 Hinweise haben.“

Gilt ein Hinweis für alle Standorte? Nein, jeder Standort hat seine eigene Liste.

Kann ich den Hinweis in einer anderen Mail zeigen, etwa bei einer Absage? Nein, nur in der Terminbestätigung und der Terminerinnerung.

Warum kommt „An mich senden“ nicht an? Hat dein Login keine E-Mail-Adresse, sagt Terminz das. Sonst schau im Spam-Ordner nach.