Steuerberater einladen

Steuerberater einladen

Dein Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang mit eigenem Passwort. Er holt sich Monatszahlen, den DATEV-Export und den DSFinV-K-Export selbst, statt dass du ihm jeden Monat Dateien per Mail schickst. Der Zugang liest nur: Kundendaten, Termine und die Kasse bleiben gesperrt, und ändern kann er nichts außer der Freigabe der Kassenrundung.

Du findest den Abschnitt „Steuerberater“ im Menü unter Einstellungen → Team & Zugriff → Berechtigungen (/manager/settings/permissions), unter der Liste deiner Manager. Über die Suche im Menü kommst du mit „Steuerberater“ direkt dorthin.

Einladung senden

1. Tippe auf Steuerberater einladen. Ist noch niemand eingeladen, steht dort „Noch kein Steuerberater eingeladen“, und das Feld selbst ist der Knopf.
2. Trage unter E-Mail des Steuerberaters die Adresse ein, mit der er sich anmelden soll, zum Beispiel die Adresse der Kanzlei.
3. Wähle unter Was ist freigegeben?, was er sehen darf:
   • Buchhaltung: Umsätze, Rechnungen, Ausgaben, DATEV- und DSFinV-K-Export. Vorgabe: an.
   • Lohn: Lohnbericht, Arbeitszeiten, Provisionen und Trinkgeld. Vorgabe: aus.
   • Betriebsprüfung: dieselben Bücher wie Buchhaltung, für die Prüferin oder den Prüfer vom Finanzamt. Vorgabe: aus. Mehr dazu unten unter „Betriebsprüfung“. Mindestens eins muss an sein, sonst bleibt Einladung senden gesperrt.
4. Hast du mehrere Standorte, wählst du unter Für welche Standorte? jeden, dessen Bücher er sehen soll. Der Standort, auf dem du gerade bist, ist vorausgewählt. Mit nur einem Standort fehlt diese Frage.
5. Optional setzt du unter Zugang bis ein Enddatum. Leer heißt: Der Zugang gilt, bis du ihn entziehst.
6. Unter den Feldern steht in einem Satz, wer was für welchen Standort sieht und wie lange. Prüfe ihn und tippe auf Einladung senden.

Danach steht dort „Einladung verschickt“. Dein Steuerberater bekommt eine Mail mit einem Link, der 14 Tage gilt. In der Liste steht er mit dem Status „Eingeladen“, bis er annimmt, danach „Aktiv“.

Abgelehnt wird die Einladung, wenn für diese Adresse schon eine Einladung läuft oder ein Zugang besteht, und wenn die Adresse zu jemandem aus deinem Team gehört: Ein Mitarbeiter oder Manager kann nicht gleichzeitig Steuerberater desselben Standorts sein.

Betriebsprüfung

Kommt das Finanzamt zur Außenprüfung, öffnest du der Prüferin oder dem Prüfer die Bücher eines Standorts für die Wochen der Prüfung, statt Dateien auf einen Stick zu kopieren.

1. Tippe auf Steuerberater einladen und schalte Betriebsprüfung an. Buchhaltung und Lohn gehen dabei aus: Die Prüfung ist ein eigener Zugang.
2. Das Feld heißt jetzt E-Mail der Prüferin oder des Prüfers. Trag die Adresse aus dem Prüfungsschreiben ein.
3. Mit mehreren Standorten fragt das Formular Für welchen Standort?, und es bleibt genau einer an. Tippst du einen anderen an, geht der vorige aus. Prüft das Finanzamt zwei Standorte, schickst du zwei Einladungen.
4. Zugang bis ist schon auf den spätesten Tag gesetzt, 92 Tage ab heute, und muss gesetzt bleiben. Endet die Prüfung früher, wählst du einen früheren Tag. Ein späterer Tag lässt sich nicht wählen.
5. Prüfe den Satz unter den Feldern und tippe auf Einladung senden.

Die Prüferin oder der Prüfer sieht danach dasselbe wie ein Steuerberater mit Buchhaltung: Monatszahlen, DATEV-Buchungsstapel, Buchungen als CSV und den DSFinV-K-Export, nur lesend. Am Enddatum endet der Zugang von selbst. Schaltest du Betriebsprüfung wieder aus, ist das Enddatum wieder leer.

Abgelehnt wird eine Betriebsprüfung mit mehr als einem Standort, ohne Enddatum oder mit einem Enddatum mehr als 92 Tage in der Zukunft. Dauert die Prüfung länger, entziehst du den Zugang am Ende und lädst neu ein.

Was dein Steuerberater sieht

Der Link öffnet eine eigene Seite (/accountant/invite/:token). Hat er schon ein Terminz-Konto mit dieser Adresse, meldet er sich an und nimmt an. Sonst legt er dort mit Vorname, Nachname und Passwort seinen Zugang an. Danach meldet er sich einmal neu an.

Sein Zugang (/accountant) zeigt nur die Standorte, die du freigegeben hast, ohne dein Menü, ohne Kalender und ohne Kunden. Mit einem Standort landet er direkt auf dessen Seite (/accountant/:businessId). Hast du ein Enddatum gesetzt, steht dort unter dem Namen „Zugang bis …“ mit dem letzten Tag, in der Liste seiner Mandanten ebenso. Dort wählt er einen Monat und sieht mit Buchhaltung Umsatz brutto und netto, Umsatzsteuer, Erstattungen, Ausgaben und Ergebnis, dazu die Downloads DATEV-Buchungsstapel, Buchungen als CSV und DSFinV-K-Export. Mit Lohn kommt der Arbeitszeit-Monatsbericht dazu. Mit Buchhaltung steht darunter noch der Abschnitt „Kassenrundung“ (siehe unten). Wer in deinem Team arbeitet, sieht er nicht. Arbeitet er für mehrere Salons auf Terminz, sieht er alle seine Mandanten an einer Stelle.

Kassenrundung freigeben

Barzahlungen auf 5 oder 10 Cent runden darfst du erst, wenn dein Steuerberater zugestimmt hat. Das macht er selbst in seinem Zugang, du musst nicht beim Support anfragen. Es geht nur mit Buchhaltung, nicht mit Lohn allein und nicht mit Betriebsprüfung.

1. Auf der Seite des Standorts (/accountant/:businessId) steht unten der Abschnitt „Kassenrundung“. Solange nichts freigegeben ist, steht dort „Noch nicht freigegeben. … rundet Barzahlungen erst nach Ihrer Freigabe auf 5 oder 10 Cent.“
2. Er tippt auf Freigeben. Die Rückfrage „Kassenrundung für … freigeben?“ sagt, was danach gilt: Bei Barzahlung darf die Kasse den Endbetrag auf 5 oder 10 Cent runden, Kartenzahlungen bleiben centgenau, und die Rundungsdifferenz wird noch nicht auf ein eigenes Konto gebucht, sie bleibt im Umsatz.
3. Er bestätigt mit Freigeben. Danach steht dort „Freigegeben. … darf Barzahlungen auf 5 oder 10 Cent runden.“

Erst jetzt kannst du unter Einstellungen → Kasse & Zahlung → Kasse & Steuern im Abschnitt „Rundungseinstellungen“ Runden auf und Rundungsmethode wählen (siehe „Kasse und Steuern einstellen“). Mit Freigabe zurücknehmen und Zurücknehmen zieht er die Freigabe zurück. Ab dem nächsten Bon rechnet die Kasse dann wieder centgenau, schon signierte Bons bleiben, wie sie sind.

Beides steht im Aktivitätsverlauf unter „Zugriff“ mit seinem Namen: „… hat die Kassenrundung freigegeben“ und „… hat die Freigabe der Kassenrundung zurückgenommen“.

Zugang entziehen

In der Liste steht pro Steuerberater, was er sieht und bis wann. Mit Einladung zurückziehen (solange er noch nicht angenommen hat) oder Zugang entziehen öffnest du eine Rückfrage. Nach der Bestätigung kann er ab sofort nichts mehr lesen oder exportieren, auch in einer offenen Sitzung nicht. Du kannst ihn später neu einladen.

Mit einem Enddatum endet der Zugang an diesem Tag von selbst. Eine Woche vorher bekommt er eine Mail.

Häufige Fragen

Kann der Steuerberater etwas ändern? Nur eins: Mit Buchhaltung gibt er die Kassenrundung frei oder nimmt die Freigabe zurück. Sonst liest und exportiert er. Rechnungen, Erstattungen, Preise und Einstellungen bleiben bei dir, auch die Rundung selbst stellst du ein.

Sieht er meine Kunden? Nein. Kundenliste, Kundendaten und Termine sind für ihn gesperrt.