Termine
Warum ist ein Termin nicht frei?
Welche Regeln eine Zeit sperren, welche Meldung dazu erscheint und wo du die Regel änderst, für die Buchungsseite und für dein Team.
Im Dashboard
- Wer
- Gilt für jeden, der bucht, im Dashboard, in der Kassen-App und auf der Buchungsseite. Funktioniert in jedem Tarif.
Warum ist ein Termin nicht frei?
Eine Zeit ist nur frei, wenn alle Regeln deines Standorts sie erlauben: Öffnungszeiten, Arbeitszeit und Abwesenheit der Person, andere Termine samt Puffer, Ressourcen und die Buchungsregeln. Terminz bietet eine Zeit gar nicht erst an, wenn eine Regel sie sperrt. Wählt jemand sie trotzdem, zum Beispiel weil sie inzwischen vergeben ist, steht beim Buchen eine Meldung mit dem Grund.
Nur online gesperrt
Manche Regeln gelten nur für die Buchungsseite. Dein Team bucht im Dashboard und in der Kassen-App weiter.
- Online-Buchung aus: „Die Online-Buchung ist für dieses Geschäft derzeit deaktiviert“. Einschalten unter Einstellungen → Termine & Buchung → Buchungsregeln (siehe „Buchungsregeln einstellen“).
- Zeiten online sperren: „Diese Zeit ist online nicht buchbar.“ Die Zeit steht im Kalender als Band „Online aus“. Mit Freigeben gibst du sie wieder frei (siehe „Den Kalender benutzen und Termine ändern“).
- Mindestvorlaufzeit: „Termin muss mindestens 2 Stunden im Voraus gebucht werden“. Sie gilt nur online (nicht im Dashboard und nicht an der Kasse) und steht unter Buchungsregeln im Abschnitt „Buchungszeitraum“.
Regeln, die vom Weg abhängen
Vergangenheit, Vorlaufzeit, Buchungszeitraum und ausgesetzte Leistungen prüft Terminz nicht überall gleich. Dein Team bucht und verschiebt an der Kasse und im Dashboard mit weniger Hürden als eine Kundin online:
| Meldung | Buchungsseite | Neuer Termin im Dashboard | Termin im Dashboard verschieben oder ändern | Kassen-App (neu und verschieben) |
|---|---|---|---|---|
| „Diese Zeit ist schon vorbei. Bitte wähle eine spätere Zeit.“ | gilt | gilt nicht bis 30 Tage zurück, nur mit Bestätigung | gilt nicht | gilt nicht |
| „Termin muss mindestens 2 Stunden im Voraus gebucht werden“ | gilt | gilt nicht | gilt nicht | gilt nicht |
| „Termine können maximal 30 Tage im Voraus gebucht werden“ | gilt | gilt | gilt nicht | gilt nicht |
| „Diese Leistung ist nicht verfügbar (…)“ | gilt | gilt | gilt nicht | gilt nicht |
Einen vergangenen Besuch trägst du im Dashboard bis 30 Tage zurück nach, wenn du über Regeln hinweg buchen darfst. Terminz fragt vorher nach, der Termin heißt danach „Nachgetragen“, und der Kunde bekommt keine Bestätigungsmail. Liegt die Zeit weiter zurück, steht „Nachtragen geht nur bis 30 Tage zurück.“ (siehe „Einen Termin im Dashboard anlegen“). An der Kasse gibt es diese Grenze nicht. Einen bestehenden Termin kannst du in beiden auf eine Zeit verschieben, die schon vorbei ist. Die Zahlen in den Meldungen stammen aus den Buchungsregeln, Abschnitt „Buchungszeitraum“.
Für alle gesperrt
| Meldung | Grund | Wo du es änderst |
|---|---|---|
| „Geschäft ist an diesem Tag geschlossen“ oder „Am … von … bis … geschlossen“ | Ein Schließtag, ein Feiertag oder eine Schließung für ein paar Stunden. | „Ausfälle, Schließungen und Blockierungen anlegen“ |
| „Der Mitarbeiter ist am Montag nicht eingeplant.“ | Die Person hat an dem Tag keine Arbeitszeit. | „Wochenplan lesen“ oder die Verfügbarkeit der Person |
| „Der Mitarbeiter ist vom … bis … abwesend“ | Urlaub, Krankheit oder eine andere Abwesenheit. | „Ausfälle, Schließungen und Blockierungen anlegen“ |
| „Mitarbeiter hat bereits einen Termin zu dieser Zeit“ | Die Person ist schon gebucht. | Andere Zeit oder andere Person wählen. |
| „Kunde hat bereits einen Termin zu dieser Zeit“ | Derselbe Kunde ist zu der Zeit schon gebucht. | Andere Zeit wählen. |
| „… ist nicht berechtigt, … durchzuführen“ | Die Leistung ist der Person nicht zugeordnet. | „Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, zuordnen und deaktivieren“ |
| „… ist nicht verfügbar (…). Wieder verfügbar ab …“ | Eine Ressource wie ein Raum oder eine Liege ist belegt oder blockiert. | „Ressourcen anlegen, Leistungen zuordnen und blockieren“ |
| „Dieser Termin wird gerade von jemand anderem gebucht.“ | Jemand hat die Zeit gerade reserviert. | Kurz warten oder eine andere Zeit wählen. |
| „Dieses Geschäft nimmt derzeit keine Buchungen an.“ | Terminz hat neue Termine für den Standort gesperrt. Das gilt für alle Wege, auch für dein Team und die Kassen-App. | Das stellt nur Terminz um: Schreib uns unter Hilfe → Nachrichten. |
Die Meldung „Diese Leistung ist nicht verfügbar (…)“ heißt, dass die Leistung vorübergehend ausgesetzt ist. Du änderst das in der Leistung (siehe „Eine Leistung anlegen und bearbeiten“).
Nur mit Bestätigung buchbar
Diese Regeln sperren die Zeit für Kunden immer. Dein Team kann sie im Termin-Assistenten nach der Frage „Über die Regel buchen?“ mit Trotzdem buchen übergehen, wenn es die passende Berechtigung hat (siehe „Einen Termin im Dashboard anlegen“):
- Puffer: „Zwischen zwei Terminen bleiben bei „Färben“ 15 Minuten Puffer. Der nächste freie Start ist 11:15 Uhr.“ Den Puffer stellst du unter „Pufferzeit für alle Leistungen einstellen“ oder in der Leistung ein.
- Pause: „Mitarbeiter hat Pause von 13:00 bis 13:30“.
- Arbeitszeit: „Die Schicht des Mitarbeiters beginnt erst um 10:00“ oder „endet um 18:00, bevor der Termin endet“.
- Öffnungszeiten: „Der Termin beginnt vor der Öffnungszeit“ oder er endet nach Geschäftsschluss. Wie weit dein Team darüber hinaus buchen darf, steht unter Buchungsregeln im Abschnitt „Außerhalb der Öffnungszeiten“.
Nicht übergehen lässt sich ein echter Konflikt: Dieselbe Person oder dieselbe Ressource kann nicht doppelt belegt sein, und ein freier Tag eines Mitarbeiters bleibt gesperrt, auch mit Bestätigung.
Der Termin endet nach Geschäftsschluss
Wer keine Regel übergehen darf, also jede Kundin online und jedes Teammitglied ohne die passende Berechtigung, bekommt je nach Einstellung unter Buchungsregeln im Abschnitt „Außerhalb der Öffnungszeiten“ (Wie weit darf es gehen?) eine dieser Meldungen:
- Aus: „Der Termin dauert 90 Minuten und endet um 18:30, 30 Minuten nach Geschäftsschluss (18:00).“
- An, aber der Termin geht weiter als erlaubt: „Termin überschreitet das Überstundenlimit um 45 Minuten (max. 30 Minuten)“.
- An und innerhalb der Grenze: Der Termin wird gebucht, dazu steht der Hinweis „Der Termin endet um 18:20, 20 Minuten nach Geschäftsschluss (18:00). Dies liegt innerhalb der erlaubten Überstunden von 30 Minuten.“
Ein Termin, der über Mitternacht hinausgehen würde, wird nie angeboten. Auch wer Regeln übergehen darf, bekommt dafür die Meldung „Der Termin dauert … Minuten und endet um …, … Minuten nach Geschäftsschluss (…).“
Die Zeit fehlt in der Auswahl
Steht eine Uhrzeit gar nicht in der Liste, obwohl im Kalender nichts liegt, prüfe das Raster. Startzeiten gibt es nur im Basis-Intervall deines Standorts, zum Beispiel alle 15 Minuten. Ist Kontinuierliche Slots aus, beginnt eine Leistung nur in Schritten ihrer eigenen Dauer. Beides steht unter Buchungsregeln im Abschnitt „Zeitfenster“. Außerdem muss die ganze Leistung samt Puffer in die freie Lücke passen, nicht nur der Beginn.
Häufige Fragen
Warum kann ein Kunde online nicht buchen, ich aber schon? Online gelten zusätzlich die Mindestvorlaufzeit, die online gesperrten Zeiten und der Schalter für die Online-Buchung, und Vergangenheit, Buchungszeitraum und ausgesetzte Leistungen greifen strenger (siehe „Regeln, die vom Weg abhängen“). Außerdem kann dein Team Puffer, Pausen, Arbeitszeit und Öffnungszeiten mit Bestätigung übergehen, Kunden nie.
Warum kann ich nicht über einen freien Tag buchen? Ein Tag ohne Arbeitszeit ist kein Grenzfall, sondern ein freier Tag. Trage erst eine Arbeitszeit für den Tag ein, dann ist er buchbar.