Friseur Kundenverwaltung: Was in die Kartei gehört und was nicht
Von der Karteikarte zur digitalen Kundenkartei: Welche Angaben im Salon wirklich helfen, was die DSGVO dazu sagt und woran die meisten Systeme scheitern.
Friseur Kundenverwaltung: Was in die Kartei gehört und was nicht
In den meisten Salons existiert die Kundenkartei zweimal. Einmal offiziell — ein Karteikasten oder eine Liste — und einmal dort, wo sie wirklich liegt: im Kopf der Kollegin, die Frau Berger seit neun Jahren macht und weiß, dass die Farbe zehn Minuten kürzer einwirken muss.
Solange die Kollegin da ist, funktioniert das besser als jede Software. Das Problem beginnt an dem Tag, an dem sie im Urlaub ist, kündigt oder krank wird. Dann steht Frau Berger vor jemandem, der von vorn anfängt, und die Kundin merkt es sofort.
Eine Kundenkartei ist deshalb kein Verwaltungsinstrument. Sie ist die Versicherung dagegen, dass Wissen mit einer Person den Salon verlässt.
Was tatsächlich hilft
Die Versuchung ist, alles zu erfassen. Das führt zu Feldern, die niemand pflegt, und zu einer Kartei, der man nicht mehr traut. Was sich im Alltag bewährt:
Fachliches, das die Leistung wiederholbar macht. Farbformel und Einwirkzeit, verwendete Produkte, Unverträglichkeiten und Allergien, was beim letzten Mal nicht funktioniert hat. Das ist der Kern — alles andere ist Komfort.
Die Historie. Welche Leistungen wann, bei wem, zu welchem Preis. Daraus ergibt sich fast von selbst, wann jemand fällig wäre.
Ein Stammbetreuer. Wer die Kundin normalerweise macht. Spart bei jeder Buchung eine Rückfrage.
Notizen im Klartext. Das Feld, das am meisten benutzt wird und am schwersten zu strukturieren ist. Lassen Sie es frei.
Was nicht hineingehört: private Details, die niemand für die Leistung braucht. Ein Vermerk über den Beruf des Ehemanns ist keine Kundendatenpflege, sondern ein DSGVO-Risiko ohne Gegenwert.
Der Teil, den viele unterschätzen: Gesundheitsdaten
Sobald Sie Allergien, Hautprobleme oder Unverträglichkeiten notieren, verarbeiten Sie Gesundheitsdaten. Die DSGVO behandelt sie als besondere Kategorie mit höheren Anforderungen.
Das heißt nicht, dass Sie es lassen müssen — Sie brauchen die Information ja, um niemanden zu verletzen. Es heißt, dass diese Daten nicht auf einem Zettel im offenen Regal liegen sollten, dass nicht jede Aushilfe Zugriff braucht und dass eine Löschung tatsächlich möglich sein muss, wenn jemand darum bittet.
Ein Karteikasten am Empfang erfüllt keine dieser drei Bedingungen.
Was Terminz dafür mitbringt
Die Kundenverwaltung liegt im Tarif Komplett, also auch ohne Kassenfunktion:
- Kundenkartei mit freien Notizen, VIP- und Sperrkennzeichen
- Stammfriseur je Kundin
- Besuchshistorie: Anzahl der Besuche, letzter Besuch, Umsatz — und zwar je Standort, damit Zahlen aus zwei Filialen nicht durcheinanderlaufen
- Treueprogramm und Rabattcodes
- Bewertungen einsammeln und beantworten
- E-Mail-Kampagnen an eine eigene Empfängerliste
- DSGVO-Export und Anonymisierung auf Knopfdruck
Der letzte Punkt ist der, nach dem selten jemand fragt und der im Ernstfall zählt. Wenn eine Kundin Auskunft verlangt oder Löschung, haben Sie dafür einen Knopf und keinen Nachmittag.
Was Terminz an dieser Stelle nicht tut
Zwei Lücken, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen:
Es gibt keine automatische Rückholung. Nichts erkennt von allein, dass eine Kundin seit acht Wochen überfällig ist, und schreibt ihr. Kampagnen verschicken Sie manuell. Das ist ärgerlich, weil genau dieser Mechanismus der größte ungenutzte Hebel im Salongeschäft ist — die meisten Betriebe holen nur einen kleinen Teil ihrer Neukundschaft ein zweites Mal zurück.
Und es gibt keine Warnung bei wiederholtem Nichterscheinen. Der Status „Nicht erschienen" steht in der Terminhistorie, aber kein Zähler im Kundenprofil weist Sie darauf hin. Sie sehen es, wenn Sie hinschauen — nicht, wenn Sie es bräuchten.
Von Papier auf digital, ohne Wochenendaktion
Der häufigste Grund, warum die Umstellung scheitert: Jemand nimmt sich vor, 800 Karteikarten abzutippen, schafft 60 und hört auf.
Der Weg, der funktioniert, ist der umgekehrte. Bestandsdaten importieren, wo eine Datei existiert — der Import in Terminz erkennt die Spaltenformate von Shore, Treatwell, Fresha, Timify und SimplyBook automatisch, markiert Dubletten vor der Übernahme und lässt sich vollständig zurückrollen. Für alles, was nur auf Papier existiert: die Karte beim nächsten Termin der Kundin erfassen, nicht vorher. Nach einem Zyklus sind die aktiven Kundinnen drin, und die karteileichen bleiben, wo sie hingehören.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Friseur-Kundenkartei? Farbformel und Einwirkzeit, verwendete Produkte, Allergien und Unverträglichkeiten, Besuchshistorie, Stammbetreuer und freie Notizen. Private Details ohne fachlichen Bezug gehören nicht hinein.
Darf ich Allergien meiner Kundinnen speichern? Ja, wenn es für die Behandlung nötig ist. Es handelt sich aber um Gesundheitsdaten mit erhöhten Anforderungen — Zugriff beschränken und Löschung ermöglichen.
Ist eine Kundenkartei auf Papier DSGVO-konform? Schwierig. Zugriffsbeschränkung, Löschbarkeit und Auskunftsfähigkeit sind auf Papier kaum nachweisbar zu erfüllen.
Ist die Kundenverwaltung in Terminz an die Kasse gebunden? Nein. Sie ist im Tarif Komplett enthalten, also auch ohne Kassenfunktion.
Kann ich meine Kundendaten aus dem alten Programm übernehmen? Ja. Der Import erkennt die Formate von Shore, Treatwell, Fresha, Timify und SimplyBook automatisch, erkennt Dubletten und lässt sich zurückrollen.
Erinnert Terminz Kundinnen automatisch, wenn sie lange nicht da waren? Nein. Eine automatische Rückholung gibt es nicht; E-Mail-Kampagnen verschicken Sie manuell.
Sehe ich, wie oft eine Kundin schon nicht erschienen ist? Der Status steht in ihrer Terminhistorie. Einen Zähler oder eine Warnung im Kundenprofil gibt es nicht.
Welche Friseur Software Salons insgesamt einsetzen, steht im Überblick. Was bei der Datenverarbeitung im Buchungsvorgang gilt, behandelt der DSGVO-Leitfaden. Die Zahlenseite des Betriebs steht unter Buchhaltung für Friseure.