Friseur Kundenverwaltung: Was in die Kartei gehört und was nicht
Von der Karteikarte zur digitalen Kundenkartei: Welche Angaben im Salon wirklich helfen, was die DSGVO dazu sagt und woran die meisten Systeme scheitern.
In den meisten Salons existiert die Kundenkartei zweimal. Einmal offiziell — ein Karteikasten oder eine Liste — und einmal dort, wo sie wirklich liegt: im Kopf der Kollegin, die Frau Berger seit neun Jahren macht und weiß, dass die Farbe zehn Minuten kürzer einwirken muss.
Solange die Kollegin da ist, funktioniert das besser als jede Software. Das Problem beginnt an dem Tag, an dem sie im Urlaub ist, kündigt oder krank wird. Dann steht Frau Berger vor jemandem, der von vorn anfängt, und die Kundin merkt es sofort.
Eine Kundenkartei ist deshalb kein Verwaltungsinstrument — sie ist die Versicherung dagegen, dass Wissen mit einer Person den Salon verlässt.
Was tatsächlich hilft
Die Versuchung ist, alles zu erfassen. Das führt zu Feldern, die niemand pflegt, und zu einer Kartei, der man nicht mehr traut. Was sich im Alltag bewährt:
Fachliches, das die Leistung wiederholbar macht. Farbformel und Einwirkzeit, verwendete Produkte, Unverträglichkeiten und Allergien, was beim letzten Mal nicht funktioniert hat. Das ist der Kern — alles andere ist Komfort.
Die Historie. Welche Leistungen wann, bei wem, zu welchem Preis. Daraus ergibt sich fast von selbst, wann jemand fällig wäre.
Ein Stammbetreuer. Wer die Kundin normalerweise macht. Spart bei jeder Buchung eine Rückfrage.
Notizen im Klartext. Das Feld, das am meisten benutzt wird und am schwersten zu strukturieren ist. Lass es frei.
Was nicht hineingehört: private Details, die niemand für die Leistung braucht. Ein Vermerk über den Beruf des Ehemanns ist keine Kundendatenpflege, sondern ein DSGVO-Risiko ohne Gegenwert.
Der Teil, den viele unterschätzen: Gesundheitsdaten
Sobald du Allergien, Hautprobleme oder Unverträglichkeiten notierst, verarbeitest du Gesundheitsdaten. Die DSGVO behandelt sie als besondere Kategorie mit höheren Anforderungen.
Das heißt nicht, dass du es lassen musst — du brauchst die Information ja, um niemanden zu verletzen. Es heißt, dass diese Daten nicht auf einem Zettel im offenen Regal liegen sollten, dass nicht jede Aushilfe Zugriff braucht und dass eine Löschung tatsächlich möglich sein muss, wenn jemand darum bittet.
Ein Karteikasten am Empfang erfüllt keine dieser drei Bedingungen.
Was Terminz dafür mitbringt
Die Kundenverwaltung liegt im Tarif Komplett:
- Kundenkartei mit freien Notizen, Kundengruppen und Archivierung
- Stammfriseur je Kundin
- Besuchshistorie: Anzahl der Besuche, letzter Besuch, Umsatz — und zwar je Standort, damit Zahlen aus zwei Filialen nicht durcheinanderlaufen
- Treueprogramm und Rabattcodes
- Bewertungen einsammeln und beantworten
- E-Mail-Kampagnen an eine eigene Empfängerliste
- DSGVO-Export und Anonymisierung auf Knopfdruck
Der letzte Punkt ist der, nach dem selten jemand fragt und der im Ernstfall zählt. Wenn eine Kundin Auskunft verlangt oder Löschung, hast du dafür einen Knopf und keinen Nachmittag.
Was Terminz an dieser Stelle nicht tut
Zwei Lücken, die du kennen solltest, bevor du dich darauf verlässt:
Die automatische Rückholung ist auf 90 Tage festgelegt. Es gibt eine Winback-Kampagne, die Kundinnen anschreibt, die seit drei Monaten nicht da waren — aber die Schwelle lässt sich nicht verstellen. Wer nach acht Wochen anschreiben will, macht das als manuelle Kampagne.
Und es gibt keine Warnung bei wiederholtem Nichterscheinen. Die Zahl der versäumten Termine steht im Kundenprofil, aber niemand weist dich beim Buchen darauf hin. Du siehst es, wenn du hinschaust — nicht, wenn du es bräuchtest.
Von Papier auf digital, ohne Wochenendaktion
Der häufigste Grund, warum die Umstellung scheitert: Jemand nimmt sich vor, 800 Karteikarten abzutippen, schafft 60 und hört auf.
Der Weg, der funktioniert, ist der umgekehrte. Die Kartei tippt niemand ab: Deine Kundinnen tragen sich selbst ein, über deinen Registrierungslink oder den QR-Code am Tresen, und geben ihre Einwilligung dabei selbst. Das Terminbuch kommt über die Excel-Vorlage von Terminz mit, und wer darin steht, aber noch kein Konto hat, steht als Laufkundin mit Namen am Termin. Farbformel und Notizen trägst du nach, wenn die Kundin das nächste Mal kommt, nicht vorher. Nach einem Zyklus sind die aktiven Kundinnen drin, und die Karteileichen bleiben, wo sie hingehören.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Friseur-Kundenkartei? Farbformel und Einwirkzeit, verwendete Produkte, Allergien und Unverträglichkeiten, Besuchshistorie, Stammbetreuer und freie Notizen. Private Details ohne fachlichen Bezug gehören nicht hinein.
Darf ich Allergien meiner Kundinnen speichern? Ja, wenn es für die Behandlung nötig ist. Es handelt sich aber um Gesundheitsdaten mit erhöhten Anforderungen — Zugriff beschränken und Löschung ermöglichen.
Ist eine Kundenkartei auf Papier DSGVO-konform? Schwierig. Zugriffsbeschränkung, Löschbarkeit und Auskunftsfähigkeit sind auf Papier kaum nachweisbar zu erfüllen.
Ist die Kundenverwaltung in Terminz an die Kasse gebunden? Nein. Die Kundenverwaltung läuft unabhängig von der Kasse und ist im Tarif Komplett enthalten.
Kann ich meine Kundendaten aus dem alten Programm übernehmen? Leistungen, Team und Termine ja, die Kartei selbst nicht. Die Termine überträgst du in die Excel-Vorlage von Terminz, oder du schickst uns den Export aus deinem alten Programm, und wir übertragen ihn. Ein Kundenkonto legt jede Kundin selbst an, über deinen Registrierungslink; wer im Terminbuch steht und noch keins hat, kommt als Laufkundin mit Namen am Termin mit.
Erinnert Terminz Kundinnen automatisch, wenn sie lange nicht da waren? Ja, über die Winback-Kampagne nach 90 Tagen ohne Besuch. Die Schwelle ist fest; für andere Zeiträume verschickst du die Kampagne manuell.
Sehe ich, wie oft eine Kundin schon nicht erschienen ist? Ja, die Zahl steht im Kundenprofil. Eine Warnung beim Buchen eines neuen Termins gibt es nicht.
Welche Friseur Software Salons insgesamt einsetzen, steht im Überblick. Was bei der Datenverarbeitung im Buchungsvorgang gilt, behandelt der DSGVO-Leitfaden. Die Zahlenseite des Betriebs steht unter Buchhaltung für Friseure. Die Kundenkartei selbst ist Teil der Friseursoftware von Terminz.