Anamnesebogen und Formulare digital unterschreiben lassen

Mit Formularen ersetzt du den Papierbogen: Anamnese, Einwilligung, Allergietest oder Ausfallvereinbarung legst du einmal an, und jeder passende Termin fragt das Formular an. Die Kundin füllt es auf ihrem Handy aus und unterschreibt mit dem Finger. Daraus wird ein PDF mit Zeitpunkt und Prüfsumme, das du im Termin und in der Kundenakte findest.

Du findest die Seite im Menü unter Leistungen → Formulare (/manager/forms). Die Formulare gehören immer zu dem Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Die Liste

Jede Zeile zeigt den Namen, den Status (Entwurf, Aktiv oder Archiviert), den Inhalt (wie viele Leistungen, „Alle Leistungen“, „Gesundheitsdaten“, „Pflicht vor der Behandlung“) und wann es zuletzt Geändert wurde. Steht „Änderungen nicht veröffentlicht“ daneben, ist ein aktives Formular bearbeitet, die neue Version aber noch nicht veröffentlicht. Die Liste hat zwei Reiter: Aktuell zeigt Entwürfe und aktive Formulare, Archiviert die archivierten. Oben suchst du nach dem Namen; unter Aktuell filterst du außerdem nach Status. Ein Formular ohne Namen steht als „Ohne Titel“ in der Liste. Die drei Punkte am Ende jeder Zeile öffnen die Zeilenaktionen: unter Aktuell Bearbeiten, Archivieren und Löschen, unter Archiviert Öffnen und Wiederherstellen. Löschen geht nur bei einem Entwurf, der nie veröffentlicht war; ein veröffentlichtes Formular archivierst du, weil Unterschriebenes erhalten bleiben muss. Bei so einem Formular ist Löschen ausgegraut, und darunter steht, warum. Der Wegweiser neben dem Titel („So funktionieren Formulare“) erklärt den Ablauf in vier Schritten.

Was aus den verschickten Formularen geworden ist, siehst du im Verlauf (siehe unten).

Ein Formular anlegen

Tippe auf Neues Formular. Ganz oben steht der Hauptweg, darunter unter „Oder nicht bei null anfangen“ die zwei Abkürzungen:

• Eigenes Formular bauen: oben auf der Seite, mit dem Knopf Leer anfangen. Es legt ein leeres Formular an, und du legst jede Frage selbst an: Ja/Nein, Auswahl, Text, Datum oder ein Häkchen zum Bestätigen. Im Formular zeigt dir die Liste Bis zum Veröffentlichen, was noch fehlt.
• Papierformular übernehmen: die erste Abkürzung. Es öffnet sich ein Fenster: füge unter „Text des Formulars“ den Text deines Papierbogens ein. Ist die erste Zeile ein Titel wie „Anamnesebogen“, steht er schon als Name drin („Aus der ersten Zeile übernommen“), du kannst ihn ändern. Dann Fragen erstellen. Solange Text oder Name fehlt, steht über dem Knopf, was noch fehlt. Jede Zeile wird eine Frage oder ein Textblock. Zeilen, die Terminz keiner Frage zuordnen konnte, stehen danach unten, und fragt dein Text nach Gesundheit, schaltet Terminz „Enthält Gesundheitsdaten“ gleich ein und sagt es dir im Hinweis oben. Terminz liest den Text nach festen Regeln, keine KI. Schließt du das Fenster, bleibt dein Text stehen, bis du die Seite verlässt. Hast du den Bogen nur auf Papier, steht im Fenster die Karte „Vom Foto abschreiben lassen“ mit dem Knopf Formular fotografieren (nur mit der Berechtigung „Formulare und Vorlagen verwalten“ und wenn Minz für deinen Standort an ist). Minz ist eine KI und kann Fehler machen: Minz schreibt den gedruckten Text ab und setzt ihn ins Feld, du liest jede Zeile, gespeichert wird erst mit Fragen erstellen. Fotografiere nur ein leeres Formular. Steht auf dem Bogen etwas von Hand, schreibt Minz nichts ab und bittet um ein unbenutztes Exemplar. Für einen zweiten Bogen tippst du danach auf Nächste Seite fotografieren, sein Text kommt unten dazu.
• Vorlagen: fertige Formulare von Terminz. Was zu deiner Branche passt, steht oben unter „Passt zu deiner Branche“, der Rest unter „Weitere Vorlagen“. Ein Tipp auf eine Vorlage legt sofort einen Entwurf an und öffnet ihn. Es gibt Neukundenbogen, Kosmetik-Anamnese, Allergietest für Haarfarbe, Wimpern und Brauen, Permanent Make-up, Laser- und IPL-Haarentfernung, Microneedling und Peeling, Tattoo und Piercing, Fußpflege, Massage, eine Anamnese für Heilpraktik und Physiotherapie, eine Foto- und Social-Media-Freigabe und eine Ausfallvereinbarung. Vorlagen mit Behandlungsrisiko (Permanent Make-up, Laser, Microneedling, Tattoo) fragen bei jedem Termin neu und brauchen eine Beratung. Jede Karte sagt, wie viele Fragen sie hat und ob sie Gesundheitsdaten oder eine Beratung enthält. Die Vorlagen sind ein Startpunkt, keine Rechtsberatung: lies sie und pass sie an, bevor du veröffentlichst.

Danach öffnet sich das Formular als Entwurf. Ganz oben steht Name des Formulars (bis 200 Zeichen; er steht oben auf dem Formular und in deiner Liste), darunter die Liste Bis zum Veröffentlichen mit drei Punkten: Name geben, Erste Frage anlegen und Leistungen verknüpfen (optional, geht auch nach dem Veröffentlichen). Ein erledigter Punkt bekommt einen Haken. Tippst du auf einen offenen Punkt, kommst du direkt dorthin: ins Namensfeld, zur Auswahl der Frageart oder zum Abschnitt Leistungen unter Einstellungen. Darunter liegen die Reiter Fragen und Einstellungen, auf dem Handy dazu Vorschau; auf einem breiten Bildschirm steht die Vorschau stattdessen rechts daneben. Brauchst du einen Entwurf doch nicht, tippst du unten auf Entwurf löschen. Das geht nur, solange er nie veröffentlicht war, und löscht ihn ganz.

Fragen

Frage hinzufügen öffnet ein Fenster. Zuerst wählst du die Art; jede Karte zeigt als kleines Bild, was die Kundin sieht. Oben stehen die Fragen, unten der Aufbau (Überschrift, Infotext). Danach steht sie oben im Fenster unter Art, mit Ändern wählst du eine andere. Hat eine Ja/Nein-Frage Folgefragen und du wechselst die Art, fallen die Folgefragen weg; Terminz sagt dir das vorher. Die Arten:

• Überschrift und Infotext: keine Frage, nur Text für die Kundin. Ein Infotext kann lang sein (bis 20.000 Zeichen), zum Beispiel die Aufklärung über Risiken. Er steht Wort für Wort im PDF.
• Kurze Antwort, Lange Antwort, Zahl, Datum.
• Ja / Nein: nur diese Art kann Folgefragen bei Ja haben, die erst erscheinen, wenn jemand Ja antwortet („Allergien?“ → „Welche Allergie?“). Folgefragen haben selbst keine Folgefragen.
• Eine Antwort wählen und Mehrere Antworten wählen: unter Antworten legst du 2 bis 30 Antworten an, jede höchstens 200 Zeichen und keine doppelt.
• Bestätigung zum Abhaken: ein Satz, den die Kundin abhakt, etwa „Ich wurde über die Risiken aufgeklärt.“

Das Textfeld heißt je nach Art „Frage“, „Überschrift“, „Text“ oder „Was bestätigt wird“ (bis 500 Zeichen). Darunter:

• Hinweis: kleiner Text unter der Frage, bis 500 Zeichen, z. B. warum du das wissen musst.
• Pflicht: ohne Antwort lässt sich das Formular nicht abschicken.
• Wichtig: die Antwort steht vor der Behandlung oben im Termin, z. B. eine Allergie.
• Füllt das Team aus: die Kundin sieht die Frage nicht. Du trägst die Antwort nach der Behandlung im Termin nach (Farbe, Mischung, Chargennummer, Allergietest-Ergebnis).

Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Frage an den sechs Punkten links festhältst und an die neue Stelle ziehst. Folgefragen wandern mit ihrer Ja/Nein-Frage mit und stehen in der Liste darunter als „Bei Ja: …“. Ein Formular hat höchstens 200 Fragen, Folgefragen mitgezählt. Eine Frage, der etwas fehlt, ist mit „Unvollständig“ markiert.

Name, Telefon und E-Mail fragt jedes Formular in einem festen Teil oben („Deine Angaben“) ab. Was Terminz schon weiß, ist dort vorausgefüllt. Korrigiert die Kundin etwas, gilt das nur für dieses Formular, das Kundenprofil ändert sich nicht.

Einstellungen

• Einleitung: steht oben im Formular, bis 2.000 Zeichen.
• Anrede: du oder Sie. Gilt für den festen Teil des Formulars (Überschriften, Unterschrift, Einwilligung). Deine eigenen Fragen bleiben so, wie du sie schreibst. Steht in deinem Text die andere Anrede, zeigt das Formular oben „Anrede gemischt“ mit den Wörtern, die nicht passen.
• Unterschrift gilt: Einmalig (gilt für alle weiteren Termine), Vor jedem Termin oder Einige Monate, dann unter Monate 1 bis 120.
• Beim nächsten Mal nur Änderungen abfragen: beim nächsten Mal sind die letzten Antworten vorausgefüllt, die Kundin bestätigt oder korrigiert sie.
• Enthält Gesundheitsdaten: das Formular holt die ausdrückliche Einwilligung dafür ein, und die Antworten sieht nur, wer „Ausgefüllte Formulare ansehen (Gesundheitsdaten)“ hat. Für einen reinen Vertrag wie die Ausfallvereinbarung schaltest du es aus.
• Beratung bestätigen: nach der Unterschrift bestätigt jemand aus dem Team im Termin, dass das Gespräch stattgefunden hat. Name und Zeitpunkt stehen im PDF.
• Für Minderjährige möglich: ein Elternteil kann für ein Kind unter 18 unterschreiben. Beide Namen stehen im PDF.
• Geburtsdatum abfragen und Anschrift abfragen: erweitern den festen Teil oben. Die Anschrift landet nur im Formular, nicht im Kundenprofil.
• Pflicht vor der Behandlung: ohne Unterschrift lässt sich der Termin nicht starten (siehe unten).
• Für alle Leistungen: jeder Termin an diesem Standort fragt das Formular an, auch für Leistungen, die du später anlegst.
• Ausgefüllt spätestens: wie viele Stunden vor dem Termin das Formular ausgefüllt sein soll, 1 bis 168, oder leer. Wer kurzfristiger bucht, online oder im Dashboard und in der Kassen-App, sieht vor dem Buchen einen Hinweis wie „Das Formular zu dieser Leistung soll mindestens 48 Stunden vor dem Termin ausgefüllt sein.“ Gebucht wird trotzdem; der Hinweis sperrt nie.
• Versand per Mail: unter Wann kommt der Link? wählst du, welche Mails an den Kunden den Link zum Formular mitbringen: Bestätigung und Erinnerung (Standard; die Erinnerung bringt ihn nur, wenn das Formular dann noch offen ist), Nur Bestätigung, Nur Erinnerung oder Keine Mail (du schickst den Link selbst oder lässt vor Ort ausfüllen). Ein Satz darunter sagt es mit deiner ersten Leistung, etwa „Bucht jemand Wimpernlifting: Der Link kommt in der Buchungsbestätigung und, falls dann noch offen, in der Erinnerung.“ und, je nach Unterschrift gilt, ob der nächste Termin wieder fragt. Soll ein Formular nur beim ersten Mal kommen, stellst du Unterschrift gilt auf Einmalig.
• Leistungen: mit Leistung hinzufügen wählst du, wer das Formular bekommt. Ohne Leistung fragt kein Termin das Formular an; du kannst es aber jederzeit selbst senden. Solange das so ist, steht oben ein Hinweis mit Leistungen wählen.

Änderungen speicherst du über die Leiste am unteren Rand. Fehlt etwas, sagt die Leiste, wie viele Punkte noch offen sind, und bringt dich hin.

Vorschau

Die Vorschau zeigt das Formular so, wie deine Kunden es ausfüllen, und zwar mit deinen Änderungen sofort, auch bevor du speicherst. Auf einem breiten Bildschirm steht sie immer rechts neben den Fragen und bleibt beim Scrollen stehen; du siehst also gleich, wo eine neue Frage landet. Auf dem Handy und auf schmalen Bildschirmen liegt sie im Reiter Vorschau.

Oben wählst du Handy oder Desktop: das Formular in Handybreite (390 px) oder so, wie es im Browser am Computer aussieht (1280 px, verkleinert). Eine Frage, die noch nicht fertig ist (ohne Text oder bei einer Auswahl mit leerer Antwort), fehlt in der Vorschau, bis du sie fertig hast; darunter steht, wie viele das sind. Abgeschickt wird aus der Vorschau nichts. Neu laden baut die Vorschau neu auf, In neuem Tab öffnet das Formular groß, dort aber im zuletzt gespeicherten Stand.

Veröffentlichen und neue Versionen

Ein Entwurf fragt noch nichts an. Veröffentlichen macht das Formular aktiv: ab dann fragt jeder Termin mit einer verknüpften Leistung es an. Dazu braucht es einen Namen und mindestens eine Frage mit Antwort, und es muss gespeichert sein. Beim ersten Mal sitzt Veröffentlichen unter der Liste Bis zum Veröffentlichen; solange es ausgegraut ist, steht darunter, was fehlt. Danach steht der Knopf oben neben dem Status. Zwei aktive Formulare mit demselben Namen gibt es an einem Standort nicht; gib dem zweiten einen anderen Namen. Formulare gibt es ab der Vertragsfassung vom 10.11.2026 (AGB B.11c). Hat dein Konto sie noch nicht bestätigt, lehnt Terminz das Veröffentlichen ab und zeigt Zur Vertragsfassung; der Knopf führt zu Einstellungen → Konto & Daten → Abo & Rechnungen, wo der Inhaber des Kontos die neue Fassung bestätigt.

Änderst du ein aktives Formular, wird daraus eine neue Version, sobald du Neue Version veröffentlichen tippst. Für alle, die schon unterschrieben haben, wählst du:

• Unterschrift bleibt gültig: für kleine Korrekturen, niemand muss neu unterschreiben.
• Beim nächsten Termin neu unterschreiben: wenn sich Inhalt oder Risiken geändert haben. Der nächste Termin fragt das Formular wieder an.

Jede Unterschrift behält ihre Version mit ihrem PDF. Gelöscht wird dabei nichts.

Archivieren nimmt ein Formular aus dem Betrieb: neue Termine fragen es nicht mehr an, alles Unterschriebene bleibt mit PDF erhalten. Gleich danach kannst du es in der Meldung mit Rückgängig zurückholen. Du findest es danach unter dem Reiter Archiviert. Ein archiviertes Formular kannst du ansehen, aber nicht mehr ändern; mit Wiederherstellen ist es wieder aktiv (oder wieder ein Entwurf, wenn es nie veröffentlicht war), und offene Anfragen von Terminen, die noch gebucht sind, gelten wieder. Heißt schon ein aktives Formular so, benenne es um oder archiviere es zuerst, sonst lehnt Terminz das Wiederherstellen ab.

In anderen Standort kopieren (wenn du mehrere Standorte führst) legt die Fragen und Einstellungen im gewählten Standort als Entwurf an. Leistungen verknüpfst du dort selbst, Unterschriften bleiben hier.

Formulare an einer Leistung

Auf der Leistungsseite (/manager/services/:id) zeigt der Bereich Formulare, welche Formulare diese Leistung anfragt, und ein Satz sagt es in Worten („Wer Wimpernlifting bucht, wird um dieses Formular gebeten.“). Unter jedem Formular steht, mit welcher Mail sein Link kommt: „mit Bestätigung und Erinnerung“, „mit der Bestätigung“, „mit der Erinnerung“ oder „ohne automatische Mail“, so wie du es unter Versand per Mail am Formular eingestellt hast. Mit Formular verknüpfen wählst du weitere aus. Formulare „für alle Leistungen“ stehen dort auch, ändern lassen sie sich aber nur am Formular selbst.

Wie die Kundin das Formular bekommt

Bucht jemand eine verknüpfte Leistung, entsteht eine Anfrage. Der Link kommt in den Mails, die du unter Versand per Mail gewählt hast, und nur, wenn die Person Mails vom Standort bekommen darf: Sie hat selbst gebucht oder ein Konto und hat zugestimmt. Eine Adresse, die das Team eingetragen hat, bekommt keine Mail. Der Link einer Bestätigung oder Erinnerung öffnet nur die Formulare, die mit dieser Mail kommen; ein Formular auf „Nur Erinnerung“ steht also nicht schon in der Bestätigung. Im Verlauf gilt ein Formular erst als „Mail am …“, wenn eine Mail es wirklich mitgebracht hat. Eine eigene Mail „Formular noch offen“ schickt Terminz nicht; dafür gibt es Per E-Mail senden im Termin und den Reiter Anstehend im Verlauf. Die Erfolgsseite der Online-Buchung zeigt das Formular gleich mit. Bei einem Paket fragt der Termin jedes Formular nur einmal an. Braucht ein Termin mehrere Formulare, öffnet der Link sie nacheinander („Formular 1 von 2“), und „Deine Angaben“ kommt nur einmal.

Ist ein Formular noch gültig (zum Beispiel einmalig schon unterschrieben), fragt der Termin es nicht noch einmal an. Wird der Termin abgesagt, verfällt die Anfrage.

Auf dem Handy beantwortet die Kundin die Fragen, prüft ihre Angaben und unterschreibt mit dem Finger oder tippt ihren Namen. Bei Gesundheitsdaten gibt sie dabei die Einwilligung. Auf Wunsch bekommt sie eine Kopie per E-Mail und kann das PDF sofort speichern. Danach zeigt der Link die Antworten nicht mehr. Über denselben Link kann sie ihre Einwilligung widerrufen.

Ein Link per Mail oder zum Teilen gilt bis sieben Tage nach dem Termin (ohne Termin 30 Tage). Ein QR-Code und das Tablet der Kasse gelten 30 Minuten. Ein neuer Link ersetzt den alten.

Im Termin

Im Termin-Fenster steht der Bereich Formulare:

Jedes Formular zeigt seinen Weg als Schritte untereinander: ein Haken ist erledigt, ein gestrichelter Kreis wartet noch.

• Offen mit „Pflicht vor der Behandlung“ bei Pflichtformularen. Die Schritte sind „Angefragt“ mit dem Datum und „Wartet auf die Unterschrift“. Mit Link teilen öffnest du den Link der Person: Link kopieren oder Teilen (WhatsApp, SMS, Mail). Papier hochladen direkt darunter öffnet das Hochladen mit diesem Formular schon gewählt.
• Per E-Mail senden schickt der Person eine Mail mit dem Link zu allen offenen Formularen dieses Termins. Ist eins davon Pflicht vor der Behandlung, nennt die Mail es beim Namen. Danach steht dort „Per Mail geschickt am …“ und „Erneut senden ab …“: dieselbe Person bekommt für denselben Termin höchstens alle zwölf Stunden eine Mail von Hand. Solange die Mail unterwegs ist, steht „Mail ist unterwegs.“ Ausgegraut ist der Knopf mit „Keine Mail-Adresse hinterlegt. Teile den Link oder nutze Papier.“ oder, wenn das Team die Adresse eingetragen hat, mit „Die Adresse hat das Team eingetragen, ohne Erlaubnis geht keine Mail raus. Teile den Link oder nutze Papier.“
• Formular anfragen: ein Formular, das der Termin nicht von allein anfragt, für diesen Termin anfragen.
• Papier hochladen: siehe unten.
• Ein unterschriebenes Formular zeigt den Schritt „Unterschrieben“ mit Datum, wie unterschrieben wurde (online, per QR-Code vor Ort, am Tablet der Kasse, auf Papier) und der Version. Der letzte Schritt sagt, ob es gilt: „Gültig“ bis zu einem Datum oder „ohne Ablaufdatum“, „Abgelaufen“, wenn das Datum vorbei ist, „Neu unterschreiben“, wenn du das Formular geändert hast, oder „Widerrufen“ und „Beendet“. Unter Wichtige Antworten stehen die als wichtig markierten Antworten, auch für die Person, die den Termin behandelt. Das ganze Formular, das PDF und wer es geöffnet hat, siehst du bei Gesundheitsdaten nur mit „Ausgefüllte Formulare ansehen (Gesundheitsdaten)“ oder wenn dir der Standort gehört. Sonst steht dort „Die Antworten sehen nur Berechtigte.“, und das Dokument darunter fehlt.
• Darunter liegt das Dokument: Unterschriebenes PDF oder bei Papier Scan vom Papier. Ein Tipp öffnet es in einem neuen Tab. In derselben Zeile steht, wer es zuletzt angesehen oder heruntergeladen hat, sonst „Noch von niemandem geöffnet“. Solange das PDF noch entsteht, steht dort „PDF wird erstellt“.
• Beratung bestätigen, wenn das Formular eine Beratung verlangt. Bis dahin steht der Schritt „Beratung offen“ mit dem Knopf, danach „Beratung bestätigt“ mit Datum und Namen.
• Im Menü des Formulars: Behandlungsdaten eintragen für die Fragen, die das Team ausfüllt (das PDF wird danach neu erstellt, mit deinem Namen), Ins Kundenprofil übernehmen und Widerruf eintragen (bei einer Vereinbarung Vereinbarung beenden).

Ins Kundenprofil übernehmen gibt es bei unseren Vorlagen und nur für Kunden mit Terminz-Profil. Allergien, Medikamente, Vorerkrankungen, Schwangerschaft, Herzschrittmacher und Implantate kommen dann ins Profil, damit ihr sie beim nächsten Termin seht. Bevor du übernimmst, zeigt das Fenster bei jedem Feld, was bisher im Profil steht („Bisher: …“), oder „unverändert“, wenn sich nichts ändert. Ohne diesen Schritt ändert ein Formular das Profil nie. Bei einem Formular mit Gesundheitsdaten übernimmt nur, wer auch die Antworten sehen darf.

Das Gesundheitsprofil im Termin (Medizinisch oder Fitness) sieht und ändert nur, wem der Standort gehört oder wer „Ausgefüllte Formulare ansehen (Gesundheitsdaten)“ hat. Allen anderen fehlt der Bereich. Jedes Öffnen wird protokolliert. Gilt die Einwilligung der Person nicht mehr, bleiben die Gesundheitsfelder leer; Versicherung und Mitgliedschaft stehen weiter da.

Gesundheitshinweis: Hat die Person eine Allergie angegeben, im Gesundheitsprofil oder in einem unterschriebenen Formular mit Gesundheitsdaten, steht im Termin unter dem Kunden eine kurze Zeile wie „Latex“, höchstens 80 Zeichen. Mehr aus dem Formular steht dort nie. Die Zeile sieht, wer den Termin behandelt, ab dem Vortag bis der Termin abgeschlossen, abgesagt oder als nicht erschienen markiert ist, dazu wem der Standort gehört und wer „Ausgefüllte Formulare ansehen (Gesundheitsdaten)“ hat. Die anderen Kolleginnen sehen sie nicht. Sie steht im Dashboard und in der Kassen-App gleich; an der Kasse zählt die Person, die mit ihrer PIN angemeldet ist. Ohne gültige Einwilligung oder nach einem Widerruf fehlt die Zeile sofort. Jedes Mal, wenn sie angezeigt wird, hält Terminz fest, wer sie gesehen hat, ohne den Text selbst.

Widerruf eintragen nutzt du, wenn die Kundin ihre Einwilligung bei dir zurückzieht. Das PDF bleibt als Nachweis, die Unterschrift gilt aber nicht mehr für künftige Termine. Bei der Ausfallvereinbarung aus unseren Vorlagen heißt derselbe Schritt Vereinbarung beenden: das PDF bleibt, die Vereinbarung gilt nicht mehr für künftige Termine.

Das Zeichen in den Listen

Überall, wo ein Termin in einer Liste steht, zeigt ein Klemmbrett, wie es um seine Formulare steht: im Kalender (Tag, Woche, Agenda und die Liste hinter „+ weitere“), auf Heute, auf der Startseite der Mitarbeiter und in der Kassen-App auf Jetzt, im Kalender und in der Liste zum Kassieren.

• Gelbes Klemmbrett mit „Formular fehlt“: ein Formular mit „Pflicht vor der Behandlung“ ist noch nicht unterschrieben. In einem schmalen Kalenderblock steht nur das gelbe Klemmbrett.

• Graues Klemmbrett: ein anderes Formular ist noch offen.

• Grauer Haken: jedes Formular des Termins ist unterschrieben.

• Kein Zeichen: der Termin fragt kein Formular an, etwa weil eine frühere Unterschrift noch gilt. Abgesagte Termine und Nichterscheinen zeigen nie ein Zeichen.

• Auge mit „Vorher ansehen“: neben dem Zeichen, wenn der Termin vor der Behandlung einen Blick ins Termin-Fenster braucht. Warum, steht nur dort; die Liste nennt nie einen Grund. Bei einem fehlenden Pflichtformular steht nur „Formular fehlt“.

Das Zeichen ändert sich von selbst, sobald ein Formular angefragt oder unterschrieben wird. Am Computer zeigt es beim Darüberfahren, wie viele Formulare offen sind.

Den Termin starten, wenn ein Formular fehlt

Vor dem Start warnt der Termin:

• Bei einem Formular mit Pflicht vor der Behandlung steht „… ist noch nicht unterschrieben. Die Behandlung kann erst nach der Unterschrift beginnen.“ Starten, Einchecken und „In Behandlung“ werden abgelehnt, bis unterschrieben ist. Deshalb steht an Stelle von Starten Formular zuerst mit dem Namen des Formulars. Im Dashboard teilst du dort mit Link teilen den Link, in der Kassen-App gibt es Hier ausfüllen und QR-Code. Sobald unterschrieben ist, steht Starten wieder da. Du kannst das Formular auch auf Papier unterschreiben lassen und hochladen.
• Bei einem anderen offenen Formular steht „… ist noch offen. Startest du trotzdem, wird das mit deinem Namen vermerkt.“ Der Termin startet, und im Termin steht danach, wer wann ohne das Formular gestartet hat.

Kassieren, ohne dass gestartet wurde

Kassierst du einen Termin, der nie gestartet wurde, oder setzt du einen Termin von „Nicht erschienen“ auf „Abgeschlossen“, ist die Behandlung schon vorbei. Terminz lehnt dann nichts ab, hält aber für jedes noch offene Formular fest, dass ohne es behandelt wurde, unter dem Namen der Person, die kassiert oder abgeschlossen hat. Im Termin steht das als „… hat am … ohne „Formular“ behandelt (kassiert)“, getrennt von „… gestartet“. Vor der Zahlung warnt die Kasse: im Dashboard steht beim Kassieren „Pflichtformular offen“, in der Kassen-App „Formular nicht unterschrieben“, jeweils mit dem Namen des Formulars. Ein Formular, das schon so vermerkt ist, steht dort nicht noch einmal. Gleich darunter kannst du den Link teilen (Dashboard) oder Hier ausfüllen und QR-Code nutzen (Kassen-App).

Bei einer Terminserie fragt jeder Termin der Serie das Formular für sich an. Ein Formular, das nur einmal unterschrieben werden muss, gilt nach der ersten Unterschrift auch für die übrigen Termine.

Auf Papier unterschrieben

Hat jemand den Papierbogen unterschrieben, tippe im Termin oder beim Kunden auf Papier hochladen. Wähle das Formular, das Datum unter Unterschrieben am und unter Scan oder Foto eine Datei (PDF, JPG, PNG oder WebP, höchstens 6 MB). Unter Notiz kannst du festhalten, wer es entgegengenommen hat. Das Papier zählt danach wie eine Unterschrift und schließt die offene Anfrage. Antworten liest Terminz aus dem Bild nicht. Im Formular öffnet Scan vom Papier die Datei.

Beim Kunden

In der Kundenakte (/manager/customers/:id) zeigt der Bereich Formulare jedes Formular dieser Person, mit denselben Schritten und demselben Dokument wie im Termin, in drei Gruppen: Zu erledigen (wartet auf die Unterschrift, die Beratung oder eine neue Unterschrift), Gültig und Beendet (widerrufen, beendet oder abgelaufen). Die beendeten sind eingeklappt, Beendete anzeigen klappt sie auf. Mit Formular senden fragst du ein Formular ohne Termin an und teilst gleich den Link, zum Beispiel einen Neukundenbogen vor dem ersten Besuch. Papier hochladen geht auch hier.

Der Verlauf

Oben auf der Seite wechselst du zwischen Vorlagen (der Liste oben) und Verlauf (/manager/forms/activity). Im Verlauf steht jedes Formular, das ein Kunde bekommen oder unterschrieben hat, eine Zeile pro Formular, auch Papier und Tablet ohne Anfrage. Die Spalten: Kunde mit dem Namen des Formulars darunter, Version, Status, Gesendet (Datum und wie es ausgefüllt wurde: „Online“, „QR-Code vor Ort“, „Tablet der Kasse“ oder „Papier“), Unterschrieben, Gültig bis und Termin. Die Antworten stehen hier nicht.

Die Leiste oben zählt Offen, Beratung offen, Neu unterschreiben, Unterschrieben (30 Tage) und Abgelaufen. Ein Tipp auf Offen, Beratung offen, Neu unterschreiben oder Abgelaufen zeigt nur diese Zeilen. Die Reiter teilen die Liste ebenso: Alle, Braucht Aufmerksamkeit (offen, Beratung offen, neu unterschreiben), Anstehend (siehe unten), Gültig und Abgeschlossen (widerrufen, beendet, abgelaufen, abgesagt). Die Suche findet den Namen der Person und des Formulars. Unter den Filtern wählst du Ausgefüllt über und Gesendet im Zeitraum.

Ein Tipp auf eine Zeile öffnet das Formular mit denselben Schritten, demselben Dokument und demselben Menü wie im Termin. Kundenprofil öffnen bringt dich zur Kundenakte. Wurde ein Formular nie unterschrieben, steht dort „Nicht unterschrieben, der Link ist abgelaufen“ oder „Termin abgesagt, Formular zurückgezogen“.

Exportieren oben gibt es nur für Inhaber. Terminz packt die PDFs aller Zeilen, die Suche, Reiter und Filter gerade übrig lassen, in eine ZIP-Datei, dazu die Liste formulare.xlsx mit allen Spalten. Sobald die Datei fertig ist, lädt dein Browser sie herunter. Jedes PDF im Export wird wie ein Öffnen protokolliert.

Anstehend: Formulare vor dem Termin schicken

Der Reiter Anstehend ist die tägliche Liste fürs Team: offene Formulare für Termine heute und in den nächsten sieben Tagen, nach Tag gruppiert („Heute, …“, „Morgen, …“), der früheste Termin zuerst. Jede Zeile sagt, wie es mit der Mail steht: „Mail am …“, „noch keine Mail“, „keine Mail-Adresse“ oder „Mail nicht erlaubt“. Ein Tipp öffnet das Formular mit Per E-Mail senden.

Oben schickt … Mails senden allen Zeilen, an die gerade eine Mail gehen kann, je eine Mail mit dem Link zu allen offenen Formularen ihres Termins. Vorher fragt Terminz „Formulare an … Kunden schicken?“ und nennt die Namen. Danach steht „… Mails sind unterwegs.“, oder „Keine neue Mail, alle Termine hatten schon eine.“, wenn jeder Termin in den letzten zwölf Stunden schon eine bekommen hat. Ist nichts offen, steht dort „Nichts offen für die nächsten Tage“.

Auf der Startseite des Managers steht unter den Hinweisen „… Formulare offen bis morgen“, sobald für heute oder morgen ein Formular offen ist; ein Tipp öffnet diesen Reiter. In der Suche des Menüs findest du ihn als „Anstehende Formulare“.

Ein Formular löschen

Im Menü eines unterschriebenen Formulars (die drei Punkte neben dem Status) steht für Inhaber Löschen. Nach Endgültig löschen sind Formular, PDF, Unterschrift und Scan weg, das lässt sich nicht rückgängig machen. Andere Manager sehen den Punkt nicht.

An der Kasse

In der Kassen-App steht im Termin derselbe Bereich Formulare:

• Hier ausfüllen öffnet das Formular auf dem Tablet für die Kundin. Die Kasse ist so lange gesperrt. Oben steht Zurückgeben; zurück kommt nur, wer die PIN der angemeldeten Person eingibt. Rührt drei Minuten niemand das Tablet an, fragt es „Bist du noch da?“. Antwortet niemand, schließt sich das Formular nach einer weiteren Minute, das Eingegebene geht verloren und die Kasse ist gesperrt.
• QR-Code zeigt einen Code, den die Kundin mit ihrer Handykamera scannt. Sobald sie unterschrieben hat, zeigt die Kasse das an Stelle des Codes, ohne dass jemand nachlädt.
• Per E-Mail senden wie im Dashboard. Darunter steht, wann die letzte Mail ging und ab wann eine neue geht, oder warum keine Mail möglich ist; dort heißt es dann „Teile den Link oder lass hier ausfüllen.“
• Link teilen schickt einen eigenen Link über das Teilen-Menü des Tablets.
• Beratung bestätigen und Formular anfragen wie im Dashboard.
• Papier fotografieren öffnet die Kamera des Tablets. Leg das unterschriebene Blatt flach hin, tippe Foto aufnehmen und dann Ablegen; Neu aufnehmen verwirft das Foto. Das Foto zählt wie ein hochgeladenes Papier. Ohne Kamera-Erlaubnis sagt die Kasse, dass du sie in den Einstellungen des Tablets erlauben musst.
• Ansehen an einem unterschriebenen Formular öffnet das PDF nur zum Lesen. Das sieht nur, wer „Ausgefüllte Formulare ansehen (Gesundheitsdaten)“ hat, und jedes Öffnen wird protokolliert wie im Dashboard.

Unter Mehr → Formulare steht dieselbe Liste wie im Reiter Anstehend: die Termine der nächsten sieben Tage mit offenen Formularen, nach Tag gruppiert. Die Kachel zählt, wie viele Termine noch Formulare offen haben. Jede Zeile hat Hier ausfüllen und QR-Code, und darunter steht, ob eine Mail gehen kann, oder warum nicht: keine Mail-Adresse, keine Erlaubnis für Mails oder Laufkundschaft. Pro Termin schickt Per E-Mail senden eine Mail mit allen offenen Formularen, oben schickt … Mails senden allen Terminen, an die eine Mail gehen kann. Ohne Verbindung gehen keine Mails und keine Links raus.

Ohne Termin gibst du ein Formular über den Kundenverlauf: Wähle unter Neu den Kunden, tippe Verlauf ansehen und im Bereich Formulare auf Formular geben. Wähle das Formular und dann Hier ausfüllen, QR-Code oder Papier fotografieren. Angeboten werden nur Formulare, die diese Person nicht schon offen oder gültig unterschrieben hat.

Wie lange Formulare aufbewahrt werden

Wie lange du ein Formular aufbewahrst, entscheidet dein Standort. Solange dein Vertrag läuft, löscht Terminz kein unterschriebenes Formular von selbst. Weg ist es nur, wenn du es löschst, wenn die Person ihre Daten löschen lässt (nach Ablauf der Sperrfrist ihrer Kundenakte) oder 90 Tage nach dem Ende deines Vertrags mit allen anderen Daten des Standorts; davor erinnert dich Terminz per Mail. Bis dahin exportierst du die Formulare jederzeit im Verlauf, auch wenn dein Tarif abgelaufen ist. Der Datenexport des Standorts enthält keine Gesundheitsantworten aus Formularen. Das Protokoll, wer einen Gesundheitshinweis gesehen hat, löscht Terminz nach zwölf Monaten von selbst. Im Formular selbst steht für die Kundin unter „Wer sieht deine Angaben?“, wer den Fragebogen und wer nur den kurzen Hinweis sieht; derselbe Absatz steht im PDF.

Häufige Fragen

Warum kann ich den Termin nicht starten? Ein Formular mit „Pflicht vor der Behandlung“ ist noch nicht unterschrieben. Lass es per QR-Code oder am Tablet der Kasse ausfüllen oder lade das unterschriebene Papier hoch, dann geht der Start. Bis dahin steht im Termin Formular zuerst an Stelle von Starten.

Was passiert, wenn ich kassiere und das Pflichtformular fehlt? Die Zahlung geht durch. Terminz hält unter deinem Namen fest, dass ohne das Formular behandelt wurde, und die Kasse sagt dir das vor der Zahlung.

Sind die Vorlagen rechtlich geprüft? Nein. Sie sind ein Startpunkt, keine Rechtsberatung. Lies sie durch und pass sie an deinen Standort an.

Kann ich eine Frage später ändern, ohne dass alle neu unterschreiben? Ja. Veröffentliche die neue Version mit „Unterschrift bleibt gültig“.

Wo stelle ich ein, welche Kundendaten aus dem Formular ins Profil wandern? Nirgends. Ins Profil kommt nur etwas, wenn jemand aus dem Team im Termin „Ins Kundenprofil übernehmen“ tippt. Die Zuordnung der Fragen zu Profilfeldern bringen unsere Vorlagen mit, im eigenen Formular gibt es sie nicht.

Kann ich Formulare per SMS verschicken? Terminz verschickt keine SMS. Mit „Link teilen“ schickst du den Link selbst per WhatsApp, SMS oder Mail.