Steuern und Buchhaltung einstellen

Steuern und Buchhaltung einstellen

Hier legst du fest, mit welchem Steuersatz deine Kasse rechnet und auf welche Konten Produkte laufen. Darunter siehst du die DATEV-Nummern deines Unternehmens, meldest die Kasse ans Finanzamt und erzeugst die Verfahrensdokumentation. Du findest die Seite im Menü unter Einstellungen → Steuern & Buchhaltung → Steuern & Buchhaltung (/manager/settings/tax). Zahlungsarten, Trinkgeld, Beleg und Rundung stehen auf der Seite Zahlungsarten und Beleg.

Die Seite öffnet sich, sobald die Kasse des Standorts eingeschaltet ist, und nicht im Demo-Konto. Alles gilt für den Standort, der oben im Dashboard gewählt ist.

Sobald du bei den Steuereinstellungen etwas änderst, erscheint am unteren Rand die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Speichern und Verwerfen. Speichern fragt noch einmal „Änderungen speichern?“. Danach steht dort „Kasseneinstellungen wurden erfolgreich aktualisiert“. Die Abschnitte „Kasse melden (ELSTER)“ und „Verfahrensdokumentation“ speichern für sich.

Steuereinstellungen

Der Abschnitt „Steuereinstellungen“ gilt für Kasse, Dashboard, Belege, Rechnungen und den DATEV-Export. Welcher Satz für eine einzelne Leistung gilt, legst du bei der Leistung fest.

• Steuerbefreit: Schalter für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Belege und Rechnungen laufen dann ohne Umsatzsteuer, und die Felder für Steuersatz und Erlöskonten verschwinden.
• Steuersatz: der normale Satz in Prozent, 0 bis 100, bis zu zwei Nachkommastellen. In Deutschland 19 %. Gilt für alle Leistungen und Produkte mit normalem Steuersatz.
• Ermäßigter Steuersatz: optional, 0 bis 100 Prozent. Für Leistungen und Produkte, die auf ermäßigt stehen, in Deutschland 7 %.
• Steuerbefreiung nach § 4 UStG: nur wenn du Leistungen ohne Umsatzsteuer abrechnest, etwa eine Heilbehandlung. Zur Wahl stehen „Keine Befreiung“, „Heilbehandlung (§ 4 Nr. 14)“, „Bildung (§ 4 Nr. 21)“, „Betreuung, Pflege (§ 4 Nr. 16)“ und „Anderer Grund“. Bei „Anderer Grund“ erscheint Grund in deinen Worten, dort trägst du den Paragrafen selbst ein, zum Beispiel „Steuerfrei nach § 4 Nr. 22 UStG“. Der Grund steht auf jeder steuerfreien Rechnung. Hast du steuerfreie Leistungen und keinen Grund gewählt, warnt die Seite „Grund der Steuerbefreiung fehlt“: Ohne ihn fehlt der Hinweis nach § 14 UStG, und Firmenkunden bekommen keine E-Rechnung.
• Erlöskonto Produkte, normaler Satz: vierstellige Kontonummer. Produkte mit normalem Steuersatz werden auf dieses Konto gebucht. Mit 8400 laufen Produkte und Leistungen auf einem Konto. Viele Steuerberater wollen Produkte getrennt sehen, dann trägst du das Konto aus der Kontenklasse 8 ein, das dein Steuerberater nennt, zum Beispiel 8410. Es gilt ab dem nächsten Verkauf, frühere Belege bleiben, wo sie gebucht sind. Ein Beispiel unter dem Feld zeigt dein Konto mit einem Produktpreis.
• Erlöskonto Produkte, ermäßigter Satz: dasselbe für ermäßigte Produkte. Mit 8300 laufen sie mit den ermäßigten Leistungen zusammen.
• Preise inkl. MwSt. (Brutto): An heißt, die Preise deiner Leistungen sind Endpreise, die Mehrwertsteuer steckt schon drin. Aus heißt, beim Kassieren kommt die Mehrwertsteuer auf jeden Preis oben drauf. Ein Beispiel unter dem Schalter rechnet mit deinem Satz vor, was der Kunde zahlt.

DATEV

Der Abschnitt „DATEV“ zeigt die Zeile Berater- und Mandantennummer mit beiden Nummern, zum Beispiel „Beraternummer 1234567 · Mandantennummer 55003“. Fehlen beide, steht dort „Noch nicht eingetragen“. Jeder DATEV-Export des Standorts trägt diese Nummern, ohne sie lässt er sich beim Steuerberater nicht automatisch importieren.

Die Nummern gelten für das ganze Unternehmen, also für jeden Standort gleich. Darum trägst du sie nicht hier ein, sondern unter Unternehmen → Buchhaltung (siehe Unternehmen einstellen). Bist du Inhaberin oder Inhaber, führt ein Tipp auf die Zeile direkt dorthin. Alle anderen sehen die Nummern nur und den Hinweis „Ändern kann sie nur die Inhaberin oder der Inhaber unter Unternehmen › Buchhaltung.“

Kasse melden (ELSTER)

Der Abschnitt „Kasse melden (ELSTER)“ ist eine Merkhilfe. Nach § 146a Abs. 4 AO muss jede elektronische Kasse über Mein ELSTER ans Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung selbst übermittelt Terminz nicht. Hier stehen die Angaben, die ELSTER abfragt, jeweils mit einem Tipp zum Kopieren:

• Betriebsstätte: Name und Adresse deines Standorts.
• Art des Systems und Hersteller.
• Unter Geräte jede Kasse mit ihrem Namen (ohne Namen steht „Kasse ohne Namen“), ihrer Seriennummer der Kasse und dem Hinweis „In Terminz registriert am …“. ELSTER fragt nach dem Anschaffungsdatum, das du selbst eintragen musst.
• Bei jeder Kasse ihre eigene TSE: Seriennummer der TSE und Zertifikat der TSE. Ist eines davon nicht abrufbar, steht „Derzeit nicht abrufbar“. Hat die Kasse noch keine TSE, steht dort „Diese Kasse hat ihre TSE noch nicht gekoppelt.“ Signiert sie mit einer Übungs-TSE, steht dort „Diese Kasse signiert mit einer Übungs-TSE. Melde sie erst, wenn die echte TSE gekoppelt ist.“

Hast du die Kasse bei ELSTER gemeldet, setzt du den Haken Ans Finanzamt gemeldet. Danach steht dort „Gemeldet am …“. Ein Gerät, das außer Betrieb ist, zeigt „Außer Betrieb“ und die Frist „Melde die Außerbetriebnahme bis … über Mein ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO).“ Hast du das erledigt, setzt du den Haken Außerbetriebnahme gemeldet. Beide Haken setzen kann nur, wer die Berechtigung „Terminal-Geräte hinzufügen/konfigurieren“ hat; ohne sie siehst du den Stand, die Haken sind aber gesperrt. Ist für den Standort keine Kasse eingerichtet, steht dort „Für diesen Standort ist keine Kasse eingerichtet, es gibt also nichts zu melden.“

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für jedes eingesetzte IT-System. Terminz erzeugt sie aus den Daten deines Standorts. Du ergänzt, was nur du weißt, und lädst das PDF herunter. Der Abschnitt erscheint nur für Standorte in Deutschland.

Die Felder:

• Rechtsform: Auswahl, zum Beispiel GmbH, e. K., GbR.
• Gewinnermittlung: „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ oder „Bilanzierung“.
• Kassenverantwortung: wer die Kasse im Alltag führt. Auswahl aus deinen aktiven Mitarbeitern oder „Andere Person …“ mit freiem Namen.
• Zählrhythmus: „täglich bei Geschäftsschluss“, „bei jedem Schichtende“, „täglich und bei jedem Schichtwechsel“ oder „wöchentlich“.
• Vorgehen bei Ausfall: Freitext, was passiert, wenn TSE oder Internet ausfallen.
• Verantwortlich für dieses Dokument: Name der Person, die die Dokumentation pflegt, dazu optional die Funktion, zum Beispiel Geschäftsführung.

Alles außer der Funktion ist Pflicht. Fehlt etwas, ist der Knopf Dokument erzeugen gesperrt, und darunter steht „Noch offen: …“ mit den fehlenden Feldern. Der Knopf öffnet zuerst die Frage „Verfahrensdokumentation erzeugen?“. Dieses Dokument ist deine eigene Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Verantwortlich für Richtigkeit und Vollständigkeit bist du, lasse es vorher von deinem Steuerberater prüfen. Jede Erzeugung legt eine neue, unveränderbare Fassung ab. Danach öffnet sich das PDF in einem neuen Tab, und es steht „Verfahrensdokumentation erzeugt“.

Unter „Erzeugte Fassungen“ stehen alle bisherigen Fassungen mit Datum, Ersteller und Vorlagenversion, jeweils mit Herunterladen. Ist noch keine erzeugt, steht dort „Noch keine Fassung erzeugt.“ Beschreibt die neueste Fassung einen älteren Stand der Software, weist ein Hinweis darauf hin, dass du eine neue erzeugen solltest.

Häufige Fragen

Wo stelle ich den Steuersatz einer einzelnen Leistung ein? Bei der Leistung selbst. Hier legst du nur die Sätze des Standorts fest.

Warum sehe ich die Seite nicht? Du brauchst die Berechtigung „Geschäftseinstellungen ändern“ und eine eingeschaltete Kasse, und es darf nicht das Demo-Konto sein. In Deutschland geht die volle Kasse erst mit gebuchtem TSE-Modul an (siehe Geräte).

Wo steht, wem das Trinkgeld gehört? Auf der Seite Zahlungsarten und Beleg im Abschnitt „Trinkgeld“, nicht hier.

Warum kann ich die DATEV-Nummern hier nicht ändern? Sie gehören dem Unternehmen, nicht dem Standort. Die Inhaberin oder der Inhaber ändert sie unter Unternehmen → Buchhaltung, danach gelten sie für jeden Standort.

Meldet Terminz meine Kasse ans Finanzamt? Nein. Du meldest sie selbst über Mein ELSTER. Terminz zeigt dir die Angaben, die du dafür brauchst.